Pokladní kniha

Z K.A.P.
Skočit na navigaciSkočit na vyhledávání

Menu: Služby/Pokladní kniha

Program umožňuje podobné sledování pohybů hotovosti podobně, jako se sleduje v papírové pokladní knize. To je vhodné, pokud sledujete pokladnu na samostatném středisku nebo předzpracováváte data pro účetní. Na samostatný řádek se zapisují jednotlivé příjmy a výdaje v hotovosti (pokladní doklady). Každý řádek má určen datum pohybu, účetní období, poznámku k pohybu (2 x 30 znaků - sloupec Popis 1, Popis 2), rozlišení: příjmový/výdajový pokladní doklad, celkovou částku pokladního dokladu a pokud sledujete v pokladně DPH, pak i rozepsání základů a daní dle jednotlivých sazeb.

Pokladní kniha

Menu: Služby/Pokladní kniha/Pokladní kniha

Po této volbě se nám na obrazovce objeví okno s přehledem pokladních dokladů.

Obrázek :

SeznamPoklDokl.PNG


V seznamu pokladních dokladů je možno použít také těchto kláves:

Klávesa Popis
Enter vyvolání oprav a prohlížení pokladního dokladu
F6 spočítá zůstatek pokladní knihy k akt.datu
Ins umožní označit některé pokladní doklady v přehledu pokl. dokladů
F7 vytiskne seznam vybraných pokladních dokladů. Při tisknu označených dokladů pomocí kl. Ins jsou označené doklady sčítány v dolní hlavičce seznamu pokladních dokladů (příjmové doklady kladně, výdajové doklady zápornou částkou).
F8 vyvolá tisk aktuálního dokladu
F9 rychlé vyhledání dokladu podle data a čísla dokladu
F10 výběr dokladů a jejich třídění dle vašich požadavků
Alt+F7 vytvoření uživatelské sestavy
Ctrl+N nový pokladní doklad

Oprava pokladního dokladu

Vyvolá okno k editaci pokladního dokladu.

PoklDoklOpr.PNG

Pomocí kl. F10 můžeme vyvolat dialog pro hromadné zadávání tržeb do více pokladen. Slouží pro sečtení tržeb za několik pokladních míst do jednoho pokladního dokladu.


Zůstatek pokladní knihy k akt. datu

Spočte stav pokladní knihy k aktuálnímu datumu.

Soubor:PoklDoklZustAktDat.PNG

Při výpočtu zůstatku pokladní knihy (F6 v přehledu pokladních dokladů) se počítá příjem, výdej a zůstatek za každý typ zvlášť. Dále se při výpočtu zůstatku počítá také počáteční stav, příjem, výdej a zůstatek za aktuální den. Přehled zůstatků se vytváří ve formě sestavy, kterou je možné vytisknout (pokud není sekce [Pokladní kniha-zůstatek] v DEF souboru definovaná, tak se vytvoří sestava s použitím automat. formátu)


Tisk

Seznamu vybraných dokladů

Vytiskne sestavu za vybrané doklady (označíme pomocí klávesy Ins) v seznamu dokladů.

PoklDoklTiskVyb.PNG

Aktuálního dokladu

Vytiskne doklad, na kterém jsme nastaveni v seznamu dokladů

PoklDoklTiskAkt.PNG


Výběr dokladu

Hledá doklady podle zadaného datumu.


Nový pokladní doklad

Obrázek:

PoklDoklNov.PNG


Položka Popis
Účel platby může být použit buď jako jednoduchá poznámka k dokladu (zapíšeme přímo do dokladu), nebo složitější forma stahující se k účetnictví (vybereme z číselníku pomocí klávesy Ctrl + Enter .
Doklad vybereme ze seznamu, zda se jedná o doklad příjmový nebo výdajový
Základ program sám dopočítá odpovídající DPH a pole Celkem
Celkem pokud nesledujeme DPH vyplňujeme pouze pole Celkem !!!


Technická poznámka
Uživatelé s přístupovým právem 8 (v nastavení menu) mají možnost přidávat nové doklady, ale nemohou opravovat existující doklady.


Samostatná funkce pro vstup nového pokladního dokladu

U těchto nových pokladních dokladů lze pomocí proměnné definovat texty do obou textových řádků pokladního dokladu, lze určit, zda se má jednat o příjmový či výdajový pokladní doklad a lze určit také typ úhrady (hotově/stravenky/cizí měna,..).
Pro nastavení lze použít proměnnou PDAuto,x (x je číslo od 0 do 9 odpovídající položce menu).
Formát hodnoty proměnné: Text1/Text2/P nebo V nebo ?(dotaz)/typ úhrady (prázdný znamená hotově).

Lze použít tyto kódy menu: 7,80 až 7,89 (tomu odpovídají proměnné PDAuto,0 až PDAuto,9).

Technická poznámka
Kód menu Proměnná Popis
7,80 PDAuto,0 PDAuto,0 lze použít i pro nadefinování výchozího textu a nastavení pokladního dokladu zadávaného standardním způsobem přes seznam pokl.dokladů
7,81 PDAuto,1 je ve výchozím stavu Výdajový PD s textem "Odvod hotovosti"
7,82 PDAuto,2 je ve výchozím stavu příjmový PD

Pomocí přístupového práva k položce menu lze ovlivnit rozsah editovaných údajů.

Technická poznámka
Příst. právo Popis
7 jen celková částka
8 popis1, popis2, celkem
9 všechny údaje

Evidence zaplacených dokladů - řádky pokladní knihy

Tímto způsobem můžeme vést evidenci dokladů, které byly zaplaceny v hotovosti přes pokladnu (klávesa F6 v pokladním dokladu):

  • ručně
  • automaticky - platba dokladů
    PoklDoklRadky.PNG
Klávesa Popis
F2, Enter oprava platby
F6, Ctrl + F6 výběr dodacích dokladů
F6- všechny
Ctrl + F6- převodem hotově
Shift + F6 výběr příjmových dokladů (pouze příjmový pokladní doklad)

Poznámka
Při práci s pokladní knihou v režimu se sníženými přístupovými právy se místo editacezáznamu pokladního dokladu objeví pouze náhled dokladu bez možnosti editace.(Pokud je příslušné menu spouštěno s právem 8.)


Technická poznámka - Nastavení hlavičky automaticky vytvářených pokladních dokladů
První a druhý řádek pokladního dokladu - účel platby ( tisk dokladu, zpracování plateb v hotovosti) se nastavuje v oprava ini. hodnot


Tisk pokladní knihy

Menu: Služby/Pokladní kniha/Tisk pokladní knihy

Ve většině případů může takto vedená pokladní kniha plně nahradit její papírovou verzi. Nabídka Tisk pokladní knihy umí vytisknout pokladní knihu na tiskárně spolu s počátečním stavem, průběžnými stavy u pohybů a koncovým stavem za libovolné období. Jediná nevýhoda počítačem vedené pokladní knihy oproti papírové verzi je, že nelze sledovat podpisy. Zato lze vystavovat tištěné pokladní doklady (klávesa F8 v seznamu pokladních dokladů) a na těch už podpisy sledovat je možné.
Doklady v pokladní knize jsou tříděny dle datumu a čísla dokladu.

Obrázek:

PoklKnihaTisk.PNG


Převod pokladní knihy

Menu: Služby/Pokladní kniha/Převod pokladní knihy

Nejdříve zadáme období pro převod pokladní knihy:

PoklDoklObdobi.PNG

Potom vybereme adresář (disk), kam budeme data převádět:

PoklDoklPrevod.PNG

Pokud převod proběhl úspěšně, objeví se následující hlášení:

PoklDoklHlas.PNG


Převod pokladní knihy do účetnictví si pamatuje poslední období a příště se nabídne o den vyšší datum, možnost nastavit jméno přenosového souboru včetně adresáře (INI sekce "POKL_RV"; po exportu se zobrazuje jméno přenosového souboru vč. adresáře; u dokladů, které nemají řádky/platby se nekontroluje celková částka.



Uzávěrka pokladní knihy

Menu: Služby/Pokladní kniha/Uzávěrka pokladní knihy

Nejdříve musíme zadat datum, ke kterému chceme provést uzávěrku pokladní knihy:

PoklDoklUzaverka.PNG

Program nás upozorní na změnu, která nastane v pokladní kniyze po provedení uzávěrky:

PoklDoklUzaverkaUpo.PNG

Pokladní kniha po provedené uzávěrce (pokladní doklady do zadaného data jsou sloučeny do jednoho součtového dokladu):

PoklDoklUzaverkaKon.PNG

Technická poznámka
Program umožňuje vést několik pokladních knih.
Kódy menu
Kód menu Popis
7,53 tisk 1. pokladní knihy
7,54 1.pokladní kniha
54,x další pokladní knihy, x udává číslo pokladní knihy
53,x tisk dalších pokladních knih, x udává číslo pokladní knihy

Předdefinované číslo pokladní knihy pro první pokladnu je nastaveno v konfiguraci



Technická poznámka
Číselníky kontačních předpisů pro přenos do účetnictví - číselníky 130-133. Pokud používáme tento systém, účtuje se podle prvních deseti znaků kontačního předpisu v číselníku a účel platby v dokladu je rozdělen na dvě pole viz. obrázek.


Technická poznámka
Příjmové i výdajové pokladní doklady mohou mít společnou číselnou řadu nebo mohou být číslovány zvlášť. Způsob číslování lze ovlivnit v menu Další služby/Nastavení programu/Systémové menu/Správce souborů v souboru SKLADINI.BTR. Tam lze nastavit zda se mají příjmové nebo výdajové doklady číslovat automaticky a jaké je jméno číselné řady (u společného číslování volíme stejné jméno). Jména číselných řad musí být pak zavedeny v seznamu číselných řad v nastavení programu.

Program umožňuje také automatické zaznamenávání vybraných typů skladových dokladů, které jsou v hotovosti, do pokladní knihy. Je pak nutné v seznamu typů dokladů označit příslušným přepínačem ty typy, které se mají automaticky zapisovat do pokladní knihy a dále je nutné zapnout přepínač v menu Oprava INI hodnot, který celkově zapíná nebo vypíná automatický zápis do pokladní knihy (Přepínač Používat pokladní knihu). I při vypnutém přepínači je však stále možnost pořizovat do pokladní knihy údaje "ručně".


Technická poznámka
Převod pokladní knihy ve formátu CSV - kód menu 7,58
1. Při expotru hlavičky dokladů v CSV formátu je možnost pomocí klávesy F8 měnit záhlaví polí, pořadí běžných polí je určeno pohledem 8 v systémových strukturách (POKLDOKL)
2. Při převodu pokladní knihy do účta se údaj středisko nastavuje dle údaje Středisko-převod z INI (pokud je údaj nulový, tak dle běžného čísla skladu - jako doposud
3. Pokud je v seznamu souborů definován soubor POKL_PRV.BTR s celou cestou, tak je pro export pokladny použita tato cesta místo přenosového adresáře.
Export pokladní knihy - kód menu 7,46 - exportují se pouzeokladní doklady, které dosud nebyly převedeny