Pokladní kniha
Menu: Služby/Pokladní kniha
Program umožňuje podobné sledování pohybů hotovosti podobně, jako se sleduje v papírové pokladní knize. To je vhodné, pokud sledujete pokladnu na samostatném středisku nebo předzpracováváte data pro účetní. Na samostatný řádek se zapisují jednotlivé příjmy a výdaje v hotovosti (pokladní doklady). Každý řádek má určen datum pohybu, účetní období, poznámku k pohybu (2 x 30 znaků - sloupec Popis 1, Popis 2), rozlišení: příjmový/výdajový pokladní doklad, celkovou částku pokladního dokladu a pokud sledujete v pokladně DPH, pak i rozepsání základů a daní dle jednotlivých sazeb.
Obsah
Pokladní kniha
Menu: Služby/Pokladní kniha/Pokladní kniha
Po této volbě se nám na obrazovce objeví okno s přehledem pokladních dokladů.
Obrázek :
| Poznámka |
| Program kontroluje, aby byly vystaveny doklady v jeden den se stejným číslem. Toto nastavení umožňuje použít stejnou číselnou řadu v dalším roce. (popř. použít stejnou číselnou řadu od jiného data v budoucnosti). |
V seznamu pokladních dokladů je možno použít také těchto kláves:
| Klávesa | Popis |
|---|---|
| Enter | vyvolání oprav a prohlížení pokladního dokladu |
| F6 | spočítá zůstatek pokladní knihy k akt.datu |
| Ins | umožní označit některé pokladní doklady v přehledu pokl. dokladů |
| F7 | vytiskne seznam vybraných pokladních dokladů. Při tisknu označených dokladů pomocí kl. Ins jsou označené doklady sčítány v dolní hlavičce seznamu pokladních dokladů (příjmové doklady kladně, výdajové doklady zápornou částkou). |
| F8 | vyvolá tisk aktuálního dokladu |
| F9 | rychlé vyhledání dokladu podle data a čísla dokladu |
| F10 | výběr dokladů a jejich třídění dle vašich požadavků |
| Alt+F7 | vytvoření uživatelské sestavy |
| Ctrl+N | nový pokladní doklad |
| Alt + F6 | speciální menu pro práci s pokladními doklady - menu POKL_SPC |
V programu existuje možnost odsouhlasování pokladních dokladů. Neodsouhlasené pokladní doklady mohou být zvýrazňovány.
Odsouhlasování je možné nakonfigurovat pomocí následujících proměnných:
| Technická poznámka | ||
| Proměnná | Hodnota | Popis |
| PDZvyrNeod,0 | 1 | znamená zvýrazňování neodsouhl. pokl. dokl. |
| PDZvyrNeod,1 | 0 | znamená, že pokl. dokl. automaticky vzniklé ze skladové evidence nebudou označeny jako neodsouhlasené |
| PDZvyrNeod,2 | 0 | znamená, že pokl. dokl. automaticky vzniklé při zápisu účtenky ve skl. evidenci nebudou označeny jako neodsouhlasené |
| PDZvyrNeod,3 | 0 | znamená, že pokl. dokl. automaticky vzniklé při zápisu pokl. dokl. z rozvozu nebudou označeny jako neodsouhlasené |
Při ruční změně pokl. dokl. se pokladní doklad označí vždy jako neodsouhlasený.
Oprava pokladního dokladu
Vyvolá okno k editaci pokladního dokladu.
Pomocí kl. F10 můžeme vyvolat dialog pro hromadné zadávání tržeb do více pokladen. Slouží pro sečtení tržeb za několik pokladních míst do jednoho pokladního dokladu.
Pole Typ úhr.určuje typ sledované hotovosti (hotově v Kč, EUR, stravenky, ...). Typ je možné vybírat z číselníku způsobu úhrady.
Při vstupu do uzamčeného pokladního dokladu nelze editovat řádky pokladního dokladu (kl.F6).
V editaci pokladního dokladu v pokladní knize je možné nastavovat přístupová práva k jednotlivým editovaným údajům. Nastavení práv je možné změnit ve Služby/Systémové menu/Struktura souborů ve struktuře POKLDOKL. Je zde také možné definovat texty pro bublinovou nápovědu.
Zůstatek pokladní knihy k akt. datu
Spočte stav pokladní knihy k aktuálnímu datumu.
Při výpočtu zůstatku pokladní knihy (F6 v přehledu pokladních dokladů) se počítá příjem, výdej a zůstatek za každý typ zvlášť. Dále se při výpočtu zůstatku počítá také počáteční stav, příjem, výdej a zůstatek za aktuální den. Přehled zůstatků se vytváří ve formě sestavy, kterou je možné vytisknout (pokud není sekce [Pokladní kniha-zůstatek] v DEF souboru definovaná, tak se vytvoří sestava s použitím automat. formátu)
Tisk
Seznamu vybraných dokladů
Vytiskne sestavu za vybrané doklady (označíme pomocí klávesy Ins) v seznamu dokladů.
Aktuálního dokladu
Vytiskne doklad, na kterém jsme nastaveni v seznamu dokladů
Výběr dokladu
Hledá doklady podle zadaného datumu.
Nový pokladní doklad
Obrázek:
| Položka | Popis |
|---|---|
| Účel platby | může být použit buď jako jednoduchá poznámka k dokladu (zapíšeme přímo do dokladu), nebo složitější forma stahující se k účetnictví (vybereme z číselníku pomocí klávesy Ctrl + Enter . |
| Doklad | vybereme ze seznamu, zda se jedná o doklad příjmový nebo výdajový |
| Základ | program sám dopočítá odpovídající DPH a pole Celkem |
| Celkem | pokud nesledujeme DPH vyplňujeme pouze pole Celkem !!! |
| Technická poznámka |
| Uživatelé s přístupovým právem 8 (v nastavení menu) mají možnost přidávat nové doklady, ale nemohou opravovat existující doklady. |
Samostatná funkce pro vstup nového pokladního dokladu
U těchto nových pokladních dokladů lze pomocí proměnné definovat texty do obou textových řádků pokladního dokladu, lze určit, zda se má jednat o příjmový či výdajový pokladní doklad a lze určit také typ úhrady (hotově/stravenky/cizí měna,..).
Pro nastavení lze použít proměnnou PDAuto,x (x je číslo od 0 do 9 odpovídající položce menu).
Formát hodnoty proměnné: Text1/Text2/P nebo V nebo ?(dotaz)/typ úhrady (prázdný znamená hotově).
Lze použít tyto kódy menu: 7,80 až 7,89 (tomu odpovídají proměnné PDAuto,0 až PDAuto,9).
| Technická poznámka | ||
| Kód menu | Proměnná | Popis |
| 7,80 | PDAuto,0 | PDAuto,0 lze použít i pro nadefinování výchozího textu a nastavení pokladního dokladu zadávaného standardním způsobem přes seznam pokl.dokladů |
| 7,81 | PDAuto,1 | je ve výchozím stavu Výdajový PD s textem "Odvod hotovosti" |
| 7,82 | PDAuto,2 | je ve výchozím stavu příjmový PD |
Pomocí přístupového práva k položce menu lze ovlivnit rozsah editovaných údajů.
| Technická poznámka | ||
| Příst. právo | Popis | |
| 7 | jen celková částka | |
| 8 | popis1, popis2, celkem | |
| 9 | všechny údaje | |
Evidence zaplacených dokladů - řádky pokladní knihy
Tímto způsobem můžeme vést evidenci dokladů, které byly zaplaceny v hotovosti přes pokladnu (klávesa F6 v pokladním dokladu):
- ručně
- automaticky - platba dokladů
Klávesa Popis F2, Enter oprava platby F6, Ctrl + F6 výběr dodacích dokladů
F6- všechny
Ctrl + F6- převodem hotověShift + F6 výběr příjmových dokladů (pouze příjmový pokladní doklad). Doklady můžeme omezit datumem od-do popřípadě aktuálně přihlášeným uživatelem - uživatel může zaplatit pouze doklady, které sám vystavil (viz. techn. poznámka).
- automaticky - platba v rozvozech
| Poznámka |
| Při práci s pokladní knihou v režimu se sníženými přístupovými právy se místo editacezáznamu pokladního dokladu objeví pouze náhled dokladu bez možnosti editace.(Pokud je příslušné menu spouštěno s právem 8.) |
| Technická poznámka - Nastavení hlavičky automaticky vytvářených pokladních dokladů |
| První a druhý řádek pokladního dokladu - účel platby ( tisk dokladu, zpracování plateb v hotovosti) se nastavuje v oprava ini. hodnot |
| Pomocí proměnné PDImpZapl,0 můžeme ovlivnit pole v dialogu importu příjmových dokladů (kl. Shift+F6) následujícím způsobem (uvedené hodnoty můžeme sčítat): hodnota 1 - přepínač bude zapnutý hodnota 2 - přepínač nepůjde měnit hodnota 4 - nepůjde měnit období (datumy budou nastaveny na aktuální den) |
Tisk pokladní knihy
Menu:
Služby/Pokladní kniha/Tisk pokladní knihy
Ve většině případů může takto vedená pokladní kniha plně nahradit její papírovou verzi. Nabídka Tisk pokladní knihy umí vytisknout pokladní knihu na tiskárně spolu s počátečním stavem, průběžnými stavy u pohybů a koncovým stavem za libovolné období. Jediná nevýhoda počítačem vedené pokladní knihy oproti papírové verzi je, že nelze sledovat podpisy. Zato lze vystavovat tištěné pokladní doklady (klávesa F8 v seznamu pokladních dokladů) a na těch už podpisy sledovat je možné.
Doklady v pokladní knize jsou tříděny dle datumu a čísla dokladu.
Obrázek:
Tisk pokladní knihy za období
Sekce [Pokladní kniha] z DEF souboru
Tisk je upraven tak, aby se jednotlivé typy úhrady tiskly v samostatném bloku.
Doporučujeme převzít tuto sekci ze vzorového souboru SKLAD-01.DEF.
Převod pokladní knihy
Menu:
Služby/Pokladní kniha/Převod pokladní knihy
Nejdříve zadáme období pro převod pokladní knihy:
Potom vybereme adresář (disk), kam budeme data převádět:
Pokud převod proběhl úspěšně, objeví se následující hlášení:
Převod pokladní knihy do účetnictví si pamatuje poslední období a příště se nabídne o den vyšší datum, možnost nastavit jméno přenosového souboru včetně adresáře (INI sekce "POKL_RV"; po exportu se zobrazuje jméno přenosového souboru vč. adresáře; u dokladů, které nemají řádky/platby se nekontroluje celková částka.
| Technická poznámka |
| Při převodu pokladní knihy do CSV souboru se exportují samostatné řádky s DPH do CSV souboru. |
| Pomocí proměnné POKL_PRV,4 lze nastavit, že při převodu pokladní knihy do účetnictví se budou data připojovat ke stávajícím datům. V případě, že přenosový soubor (obvykle POKL_PRV.BTR) neexistuje, pak se vytvoří. |
| Technická poznámka | |
| Kód menu | Popis |
| 7,48 | Převádí pouze příjmové doklady (ze všech pokladních knih) |
| 7,49 | Převádí pouze výdajové doklady (ze všech pokladních knih) |
Uzávěrka pokladní knihy
Menu:
Služby/Pokladní kniha/Uzávěrka pokladní knihy
Nejdříve musíme zadat datum, ke kterému chceme provést uzávěrku pokladní knihy:
Program nás upozorní na změnu, která nastane v pokladní kniyze po provedení uzávěrky:
Pokladní kniha po provedené uzávěrce (pokladní doklady do zadaného data jsou sloučeny do jednoho součtového dokladu):
| Technická poznámka | |
| Program umožňuje vést několik pokladních knih. | |
| Kódy menu | |
| Kód menu | Popis |
| 7,53 | tisk 1. pokladní knihy |
| 7,54 | 1.pokladní kniha |
| 54,x | další pokladní knihy, x udává číslo pokladní knihy |
| 53,x | tisk dalších pokladních knih, x udává číslo pokladní knihy |
Předdefinované číslo pokladní knihy pro první pokladnu je nastaveno v konfiguraci
| Technická poznámka |
| Číselníky kontačních předpisů pro přenos do účetnictví - číselníky 130-133. Pokud používáme tento systém, účtuje se podle prvních deseti znaků kontačního předpisu v číselníku a účel platby v dokladu je rozdělen na dvě pole viz. obrázek. |
| Technická poznámka |
| Příjmové i výdajové pokladní doklady mohou mít společnou číselnou řadu nebo mohou být číslovány zvlášť. Způsob číslování lze ovlivnit v menu Další služby/Nastavení programu/Systémové menu/Správce souborů v souboru SKLADINI.BTR. Tam lze nastavit zda se mají příjmové nebo výdajové doklady číslovat automaticky a jaké je jméno číselné řady (u společného číslování volíme stejné jméno). Jména číselných řad musí být pak zavedeny v seznamu číselných řad v nastavení programu. Program umožňuje také automatické zaznamenávání vybraných typů skladových dokladů, které jsou v hotovosti, do pokladní knihy. Je pak nutné v seznamu typů dokladů označit příslušným přepínačem ty typy, které se mají automaticky zapisovat do pokladní knihy a dále je nutné zapnout přepínač v menu Oprava INI hodnot, který celkově zapíná nebo vypíná automatický zápis do pokladní knihy (Přepínač Používat pokladní knihu). I při vypnutém přepínači je však stále možnost pořizovat do pokladní knihy údaje "ručně". |
| Technická poznámka | |
| Převod pokladní knihy ve formátu CSV - kód menu 7,58 | |
| 1. | Při expotru hlavičky dokladů v CSV formátu je možnost pomocí klávesy F8 měnit záhlaví polí, pořadí běžných polí je určeno pohledem 8 v systémových strukturách (POKLDOKL) |
| 2. | Při převodu pokladní knihy do účta se údaj středisko nastavuje dle údaje Středisko-převod z INI (pokud je údaj nulový, tak dle běžného čísla skladu - jako doposud |
| 3. | Pokud je v seznamu souborů definován soubor POKL_PRV.BTR s celou cestou, tak je pro export pokladny použita tato cesta místo přenosového adresáře. |
| Export pokladní knihy - kód menu 7,46 - exportují se pouzeokladní doklady, které dosud nebyly převedeny | |
Import kurzového lístku z ČNB
Funkce si stáhne ze stránek ČNB kurzový lístek k určenému datu a provede doplnění záznamů pro zvolený den a zvolené měny do kurzového lístku.
| Technická poznámka | |
| Proměnná | Popis |
| WEBKLISTEK,0 WEBKLISTEK,1 |
změní výchozí http adresu, ze které se provádí stahování |
| WEBKLISTEK,99 | umožnňuje určit formát datumu, který se předává webové stránce |
| WEBKLISTEK,98 | umožňuje určit seznam měn (oddělených lomítkem), které se mají importovat |
| WEBKLISTEK,97 | umožňuje změnit typ kurzového lístku (standardně 0) |
| Technická poznámka | |
| 7,14 | Pokladní kniha |
| 7,13 | Tisk pokladní knihy |
| 7,16 | Převod pokladní knihy |
| 7,59 | Uzávěrka pokladní knihy |
| 7,63 | Import kurzového lístku z ČNB |
| Technická poznámka | |
| 41,1 | záznam změn pokladního dokladu |
| 41,2 | dočasné odemčení dokladu - u dokladu nejsou do prvního zaevidování kontrolována některá omezení (např. Převod do Účta či Datum uzamčení pokladny (časové uzamčení pokladny). Spuštění pokladny s přístupovým právem 8 může doklad otevřít jen uživatel, který ho vytvořil. |
| 41,3 | odsouhlasení pokladního dokladu |
