Pokladní kniha: Porovnání verzí

Verze z 24. 1. 2014, 23:51

Menu: Služby/Pokladní kniha

Program umožňuje podobné sledování pohybů hotovosti podobně, jako se sleduje v papírové pokladní knize. To je vhodné, pokud sledujete pokladnu na samostatném středisku nebo předzpracováváte data pro účetní. Na samostatný řádek se zapisují jednotlivé příjmy a výdaje v hotovosti (pokladní doklady). Každý řádek má určen datum pohybu, účetní období, poznámku k pohybu (2 x 30 znaků - sloupec Popis 1, Popis 2), rozlišení: příjmový/výdajový pokladní doklad, celkovou částku pokladního dokladu a pokud sledujete v pokladně DPH, pak i rozepsání základů a daní dle jednotlivých sazeb.

Obsah

1 Pokladní kniha
2 Tisk pokladní knihy
- 2.1 Tisk pokladní knihy za období
3 Převod pokladní knihy
4 Uzávěrka pokladní knihy
5 Import kurzového lístku z ČNB
6 Kódy menu - POKL_KNIHA
7 Kódy menu - POKL_SPC

Pokladní kniha

Menu: Služby/Pokladní kniha/Pokladní kniha

Po této volbě se nám na obrazovce objeví okno s přehledem pokladních dokladů.

Obrázek :

Poznámka
Program kontroluje, aby byly vystaveny doklady v jeden den se stejným číslem. Toto nastavení umožňuje použít stejnou číselnou řadu v dalším roce. (popř. použít stejnou číselnou řadu od jiného data v budoucnosti).

V seznamu pokladních dokladů je možno použít také těchto kláves:

Klávesa	Popis
Enter	vyvolání oprav a prohlížení pokladního dokladu
F6	spočítá zůstatek pokladní knihy k akt.datu
Ins	umožní označit některé pokladní doklady v přehledu pokl. dokladů
F7	vytiskne seznam vybraných pokladních dokladů. Při tisknu označených dokladů pomocí kl. Ins jsou označené doklady sčítány v dolní hlavičce seznamu pokladních dokladů (příjmové doklady kladně, výdajové doklady zápornou částkou).
F8	vyvolá tisk aktuálního dokladu
F9	rychlé vyhledání dokladu podle data a čísla dokladu
F10	výběr dokladů a jejich třídění dle vašich požadavků
Alt+F7	vytvoření uživatelské sestavy
Ctrl+N	nový pokladní doklad
Alt + F6	speciální menu pro práci s pokladními doklady - menu POKL_SPC

V programu existuje možnost odsouhlasování pokladních dokladů. Neodsouhlasené pokladní doklady mohou být zvýrazňovány.
Odsouhlasování je možné nakonfigurovat pomocí následujících proměnných:

Technická poznámka
Proměnná	Hodnota	Popis
PDZvyrNeod,0	1	znamená zvýrazňování neodsouhl. pokl. dokl.
PDZvyrNeod,1	0	znamená, že pokl. dokl. automaticky vzniklé ze skladové evidence nebudou označeny jako neodsouhlasené
PDZvyrNeod,2	0	znamená, že pokl. dokl. automaticky vzniklé při zápisu účtenky ve skl. evidenci nebudou označeny jako neodsouhlasené
PDZvyrNeod,3	0	znamená, že pokl. dokl. automaticky vzniklé při zápisu pokl. dokl. z rozvozu nebudou označeny jako neodsouhlasené

Při ruční změně pokl. dokl. se pokladní doklad označí vždy jako neodsouhlasený.

Oprava pokladního dokladu

Vyvolá okno k editaci pokladního dokladu.

Pomocí kl. F10 můžeme vyvolat dialog pro hromadné zadávání tržeb do více pokladen. Slouží pro sečtení tržeb za několik pokladních míst do jednoho pokladního dokladu.

Pole Typ úhr.určuje typ sledované hotovosti (hotově v Kč, EUR, stravenky, ...). Typ je možné vybírat z číselníku způsobu úhrady.

Při vstupu do uzamčeného pokladního dokladu nelze editovat řádky pokladního dokladu (kl.F6).

V editaci pokladního dokladu v pokladní knize je možné nastavovat přístupová práva k jednotlivým editovaným údajům. Nastavení práv je možné změnit ve Služby/Systémové menu/Struktura souborů ve struktuře POKLDOKL. Je zde také možné definovat texty pro bublinovou nápovědu.

Zůstatek pokladní knihy k akt. datu

Spočte stav pokladní knihy k aktuálnímu datumu.

Při výpočtu zůstatku pokladní knihy (F6 v přehledu pokladních dokladů) se počítá příjem, výdej a zůstatek za každý typ zvlášť. Dále se při výpočtu zůstatku počítá také počáteční stav, příjem, výdej a zůstatek za aktuální den. Přehled zůstatků se vytváří ve formě sestavy, kterou je možné vytisknout (pokud není sekce [Pokladní kniha-zůstatek] v DEF souboru definovaná, tak se vytvoří sestava s použitím automat. formátu)

Tisk

Seznamu vybraných dokladů

Vytiskne sestavu za vybrané doklady (označíme pomocí klávesy Ins) v seznamu dokladů.

Aktuálního dokladu

Vytiskne doklad, na kterém jsme nastaveni v seznamu dokladů

Výběr dokladu

Hledá doklady podle zadaného datumu.

Nový pokladní doklad

Obrázek:

Položka	Popis
Účel platby	může být použit buď jako jednoduchá poznámka k dokladu (zapíšeme přímo do dokladu), nebo složitější forma stahující se k účetnictví (vybereme z číselníku pomocí klávesy Ctrl + Enter .
Doklad	vybereme ze seznamu, zda se jedná o doklad příjmový nebo výdajový
Základ	program sám dopočítá odpovídající DPH a pole Celkem
Celkem	pokud nesledujeme DPH vyplňujeme pouze pole Celkem !!!

Technická poznámka
Uživatelé s přístupovým právem 8 (v nastavení menu) mají možnost přidávat nové doklady, ale nemohou opravovat existující doklady.
Příjmové i výdajové pokladní doklady mohou mít společnou číselnou řadu nebo mohou být číslovány zvlášť. Způsob číslování lze ovlivnit v menu Další služby/Nastavení programu/Systémové menu/Správce souborů v souboru SKLADINI.BTR. Tam lze nastavit zda se mají příjmové nebo výdajové doklady číslovat automaticky a jaké je jméno číselné řady (u společného číslování volíme stejné jméno). Jména číselných řad musí být pak zavedeny v seznamu číselných řad v nastavení programu.
Program umožňuje také automatické zaznamenávání vybraných typů skladových dokladů, které jsou v hotovosti, do pokladní knihy. Je pak nutné v seznamu typů dokladů označit příslušným přepínačem ty typy, které se mají automaticky zapisovat do pokladní knihy a dále je nutné zapnout přepínač v menu Oprava INI hodnot, který celkově zapíná nebo vypíná automatický zápis do pokladní knihy (Přepínač Používat pokladní knihu). I při vypnutém přepínači je však stále možnost pořizovat do pokladní knihy údaje "ručně".

Samostatná funkce pro vstup nového pokladního dokladu

U těchto nových pokladních dokladů lze pomocí proměnné definovat texty do obou textových řádků pokladního dokladu, lze určit, zda se má jednat o příjmový či výdajový pokladní doklad a lze určit také typ úhrady (hotově/stravenky/cizí měna,..).
Pro nastavení lze použít proměnnou PDAuto,x (x je číslo od 0 do 9 odpovídající položce menu).
Formát hodnoty proměnné: Text1/Text2/P nebo V nebo ?(dotaz)/typ úhrady (prázdný znamená hotově).

Lze použít tyto kódy menu: 7,80 až 7,89 (tomu odpovídají proměnné PDAuto,0 až PDAuto,9).

Technická poznámka
Kód menu	Proměnná	Popis
7,80	PDAuto,0	PDAuto,0 lze použít i pro nadefinování výchozího textu a nastavení pokladního dokladu zadávaného standardním způsobem přes seznam pokl.dokladů
7,81	PDAuto,1	je ve výchozím stavu Výdajový PD s textem "Odvod hotovosti"
7,82	PDAuto,2	je ve výchozím stavu příjmový PD

Pomocí přístupového práva k položce menu lze ovlivnit rozsah editovaných údajů.

Technická poznámka
Příst. právo	Popis
6	jen celková částka
7	popis1+popis2 (jen výběr z číselníku) , celkem
8	popis1, popis2, celkem
9	všechny údaje

Evidence zaplacených dokladů - řádky pokladní knihy

Tímto způsobem můžeme vést evidenci dokladů, které byly zaplaceny v hotovosti přes pokladnu (klávesa F6 v pokladním dokladu):

ručně
automaticky - platba dokladů

Klávesa	Popis
F2, Enter	oprava platby
F6, Ctrl + F6	výběr dodacích dokladů F6- všechny Ctrl + F6- převodem hotově
Shift + F6	výběr příjmových dokladů (pouze příjmový pokladní doklad). Doklady můžeme omezit datumem od-do popřípadě aktuálně přihlášeným uživatelem - uživatel může zaplatit pouze doklady, které sám vystavil (viz. technická poznámka).

automaticky - platba v rozvozech

Poznámka
Při práci s pokladní knihou v režimu se sníženými přístupovými právy se místo editace záznamu pokladního dokladu objeví pouze náhled dokladu bez možnosti editace.(Pokud je příslušné menu spouštěno s právem 8.)

Technická poznámka - Nastavení hlavičky automaticky vytvářených pokladních dokladů
První a druhý řádek pokladního dokladu - účel platby ( tisk dokladu, zpracování plateb v hotovosti) se nastavuje v [[oprava ini. hodnot#Nastavení hlavičky automaticky generovaných pokladních dokladů - kl. F11\|oprava ini. hodnot] pomocí klávesy F11]
Pomocí proměnné PDImpZapl,0 můžeme ovlivnit pole v dialogu importu příjmových dokladů (kl. Shift+F6) následujícím způsobem (uvedené hodnoty můžeme sčítat): hodnota 1 - přepínač bude zapnutý hodnota 2 - přepínač nepůjde měnit hodnota 4 - nepůjde měnit období (datumy budou nastaveny na aktuální den)

Tisk pokladní knihy

Menu: Služby/Pokladní kniha/Tisk pokladní knihy

Ve většině případů může takto vedená pokladní kniha plně nahradit její papírovou verzi. Nabídka Tisk pokladní knihy umí vytisknout pokladní knihu na tiskárně spolu s počátečním stavem, průběžnými stavy u pohybů a koncovým stavem za libovolné období. Jediná nevýhoda počítačem vedené pokladní knihy oproti papírové verzi je, že nelze sledovat podpisy. Zato lze vystavovat tištěné pokladní doklady (klávesa F8 v seznamu pokladních dokladů) a na těch už podpisy sledovat je možné.
Doklady v pokladní knize jsou tříděny dle datumu a čísla dokladu.

Obrázek:

Tisk pokladní knihy za období

Sekce [Pokladní kniha] z DEF souboru

Tisk je upraven tak, aby se jednotlivé typy úhrady tiskly v samostatném bloku.
Doporučujeme převzít tuto sekci ze vzorového souboru SKLAD-01.DEF.

Převod pokladní knihy

Menu: Služby/Pokladní kniha/Převod pokladní knihy

Nejdříve zadáme období pro převod pokladní knihy:

Potom vybereme adresář (disk), kam budeme data převádět:

Pokud převod proběhl úspěšně, objeví se následující hlášení:

Převod pokladní knihy do účetnictví si pamatuje poslední období a příště se nabídne o den vyšší datum, možnost nastavit jméno přenosového souboru včetně adresáře (INI sekce "POKL_PRV"; po exportu se zobrazuje jméno přenosového souboru vč. adresáře; u dokladů, které nemají řádky/platby se nekontroluje celková částka.

Technická poznámka
Při převodu pokladní knihy do CSV souboru lze exportovat samostatné řádky s DPH do CSV souboru.
Jméno souboru pro export se nastavuje promocí proměnné POKL_PRV,0. Pokud proměnná není definována a v seznamu souborů je definován soubor POKL_PRV.BTR (s cestou nastavenou v databázích), tak je pro export pokladny použita tato cesta. V ostatních případech se pro export nabízí přenosový adresář.
V případě, že je pomocí proměnné POKL_PRV,0 nastavena cesta, tak pomocí proměnné POKL_PRV,2 s hodnotou 1 je možné zajistit, aby se program před finálním nahráním dat zeptal, zda data opravdu do cílové složky nahrát
Typ období pro export se nastavuje pomocí proměnné POKL_PRV,3 Automaticky = 0; Dnešní den = 1; Minulý měsíc = 2; Celý rok = 3; Včera = 4; Minulý týden = 5
Pomocí proměnné POKL_PRV,4 lze nastavit, že při převodu pokladní knihy do účetnictví se budou data připojovat ke stávajícím datům. V případě, že přenosový soubor (obvykle POKL_PRV.BTR) neexistuje, pak se vytvoří.
Při převodu pokladní knihy do účetnicví se údaj středisko nastavuje dle údaje Středisko-převod z INI (pokud je údaj nulový, tak dle běžného čísla skladu)
Číselníky kontačních předpisů pro přenos do účetnictví - číselníky 130-133. Pokud používáme tento systém, účtuje se podle prvních deseti znaků kontačního předpisu v číselníku a účel platby v dokladu je rozdělen na dvě pole (viz obrázek pokladního dokladu nahoře)

Uzávěrka pokladní knihy

Menu: Služby/Pokladní kniha/Uzávěrka pokladní knihy

Nejdříve musíme zadat datum, ke kterému chceme provést uzávěrku pokladní knihy:

Program nás upozorní na změnu, která nastane v pokladní knize po provedení uzávěrky:

Pokladní kniha po provedené uzávěrce (pokladní doklady do zadaného data jsou sloučeny do jednoho součtového dokladu):

Import kurzového lístku z ČNB

Funkce si stáhne ze stránek ČNB kurzový lístek k určenému datu a provede doplnění záznamů pro zvolený den a zvolené měny do kurzového lístku.

Technická poznámka
Proměnná	Popis
WEBKLISTEK,0 WEBKLISTEK,1	změní výchozí http adresu, ze které se provádí stahování
WEBKLISTEK,99	umožnňuje určit formát datumu, který se předává webové stránce
WEBKLISTEK,98	umožňuje určit seznam měn (oddělených lomítkem), které se mají importovat
WEBKLISTEK,97	umožňuje změnit typ kurzového lístku (standardně 0)

Kódy menu - POKL_KNIHA

Funkce jsou dostupné z hlavního menu programu.

Technická poznámka
7,14	Pokladní kniha
7,13	Tisk pokladní knihy
7,59	Uzávěrka pokladní knihy
7,63	Import kurzového lístku z ČNB
7,53	tisk 1. pokladní knihy
7,54	1.pokladní kniha
54,x	další pokladní knihy, x udává číslo pokladní knihy
53,x	tisk dalších pokladních knih, x udává číslo pokladní knihy
7,16	Převod pokladní knihy (bez ohledu na stav převedení)	ze všech pokladních knih současně
7,46	Převod pokladní knihy (jen nepřevedené)	ze všech pokladních knih současně
7,47	Převod pokladní knihy (jen nepřevedené)	jen pokladní kniha uvedená v konfiguraci programu
7,48	Převod pokladní knihy-jen příjmové PD (bez ohledu na stav převedení)	ze všech pokladních knih současně
7,49	Převod pokladní knihy-jen výdajové PD (bez ohledu na stav převedení)	ze všech pokladních knih současně
7,56	Převod pokladní knihy (bez ohledu na stav převedení)	jen pokladní kniha uvedená v konfiguraci programu
7,58	Převod pokladní knihy do CSV	při exportu hlavičky dokladů v CSV formátu je možnost pomocí klávesy F8 měnit záhlaví polí, pořadí běžných polí je určeno pohledem 8 v systémových strukturách (struktura POKLDOKL)

Kódy menu - POKL_SPC

Technická poznámka
41,1	záznam změn pokladního dokladu
41,2	dočasné odemčení dokladu - u dokladu nejsou do prvního zaevidování kontrolována některá omezení (např. Převod do Účta či Datum uzamčení pokladny (časové uzamčení pokladny). Spuštění pokladny s přístupovým právem 8 může doklad otevřít jen uživatel, který ho vytvořil.
41,3	odsouhlasení pokladního dokladu

@@ Řádek 122: / Řádek 122: @@
 |-
 |Uživatelé s přístupovým právem 8 (v nastavení menu) mají možnost přidávat nové doklady, ale nemohou opravovat existující doklady.
+|-
+|Příjmové i výdajové pokladní doklady mohou mít společnou číselnou řadu nebo mohou být číslovány zvlášť. Způsob číslování lze ovlivnit v menu ''Další služby/Nastavení programu/Systémové menu/Správce souborů'' v souboru SKLADINI.BTR. Tam lze nastavit zda se mají příjmové nebo výdajové doklady číslovat automaticky a jaké je jméno číselné řady (u společného číslování volíme stejné jméno). Jména číselných řad musí být pak zavedeny v seznamu číselných řad v nastavení programu.
+|-
+|Program umožňuje také automatické zaznamenávání vybraných typů skladových dokladů, které jsou v hotovosti, do pokladní knihy. Je pak nutné v seznamu typů dokladů označit příslušným přepínačem ty typy, které se mají automaticky zapisovat do pokladní knihy a dále je nutné zapnout přepínač v menu Oprava INI hodnot, který celkově zapíná nebo vypíná automatický zápis do pokladní knihy (Přepínač Používat pokladní knihu). I při vypnutém přepínači je však stále možnost pořizovat do pokladní knihy údaje "ručně".
 |}