Pokladní kniha

Menu: Služby/Pokladní kniha

Program umožňuje podobné sledování pohybů hotovosti podobně, jako se sleduje v papírové pokladní knize. To je vhodné, pokud sledujete pokladnu na samostatném středisku nebo předzpracováváte data pro účetní. Na samostatný řádek se zapisují jednotlivé příjmy a výdaje v hotovosti (pokladní doklady). Každý řádek má určen datum pohybu, účetní období, poznámku k pohybu (2 x 30 znaků - sloupec Popis 1, Popis 2), rozlišení: příjmový/výdajový pokladní doklad, celkovou částku pokladního dokladu a pokud sledujete v pokladně DPH, pak i rozepsání základů a daní dle jednotlivých sazeb.

Pokladní kniha

Menu: Služby/Pokladní kniha/Pokladní kniha

Po této volbě se nám na obrazovce objeví okno s přehledem pokladních dokladů.

Obrázek :

V seznamu pokladních dokladů je možno použít také těchto kláves:

Klávesa	Popis
Enter	vyvolání oprav a prohlížení pokladního dokladu
F6	spočítá zůstatek pokladní knihy k akt.datu
Ins	umožní označit některé pokladní doklady v přehledu pokl. dokladů
F7	vytiskne seznam vybraných pokladních dokladů. Při tisknu označených dokladů pomocí kl. Ins jsou označené doklady sčítány v dolní hlavičce seznamu pokladních dokladů (příjmové doklady kladně, výdajové doklady zápornou částkou).
F8	vyvolá tisk aktuálního dokladu
F9	rychlé vyhledání dokladu podle data a čísla dokladu
F10	výběr dokladů a jejich třídění dle vašich požadavků
Alt+F7	vytvoření uživatelské sestavy
Ctrl+N	nový pokladní doklad

Oprava pokladního dokladu

Vyvolá okno k editaci pokladního dokladu.

Pomocí kl. F10 můžeme vyvolat dialog pro hromadné zadávání tržeb do více pokladen. Slouží pro sečtení tržeb za několik pokladních míst do jednoho pokladního dokladu.

V editaci pokladního dokladu v pokladní knize je možné nastavovat přístupová práva k jednotlivým editovaným údajům. Nastavení práv je možné změnit ve Služby/Systémové menu/Struktura souborů ve struktuře POKLDOKL. Je zde také možné definovat texty pro bublinovou nápovědu.

---

Zůstatek pokladní knihy k akt. datu

Spočte stav pokladní knihy k aktuálnímu datumu.

Při výpočtu zůstatku pokladní knihy (F6 v přehledu pokladních dokladů) se počítá příjem, výdej a zůstatek za každý typ zvlášť. Dále se při výpočtu zůstatku počítá také počáteční stav, příjem, výdej a zůstatek za aktuální den. Přehled zůstatků se vytváří ve formě sestavy, kterou je možné vytisknout (pokud není sekce [Pokladní kniha-zůstatek] v DEF souboru definovaná, tak se vytvoří sestava s použitím automat. formátu)

---

Tisk

Seznamu vybraných dokladů

Vytiskne sestavu za vybrané doklady (označíme pomocí klávesy Ins) v seznamu dokladů.

Aktuálního dokladu

Vytiskne doklad, na kterém jsme nastaveni v seznamu dokladů

---

Výběr dokladu

Hledá doklady podle zadaného datumu.

---

Nový pokladní doklad

Obrázek:

Položka	Popis
Účel platby	může být použit buď jako jednoduchá poznámka k dokladu (zapíšeme přímo do dokladu), nebo složitější forma stahující se k účetnictví (vybereme z číselníku pomocí klávesy Ctrl + Enter .
Doklad	vybereme ze seznamu, zda se jedná o doklad příjmový nebo výdajový
Základ	program sám dopočítá odpovídající DPH a pole Celkem
Celkem	pokud nesledujeme DPH vyplňujeme pouze pole Celkem !!!

Technická poznámka

Uživatelé s přístupovým právem 8 (v nastavení menu) mají možnost přidávat nové doklady, ale nemohou opravovat existující doklady.

Samostatná funkce pro vstup nového pokladního dokladu

U těchto nových pokladních dokladů lze pomocí proměnné definovat texty do obou textových řádků pokladního dokladu, lze určit, zda se má jednat o příjmový či výdajový pokladní doklad a lze určit také typ úhrady (hotově/stravenky/cizí měna,..).
Pro nastavení lze použít proměnnou PDAuto,x (x je číslo od 0 do 9 odpovídající položce menu).
Formát hodnoty proměnné: Text1/Text2/P nebo V nebo ?(dotaz)/typ úhrady (prázdný znamená hotově).

Lze použít tyto kódy menu: 7,80 až 7,89 (tomu odpovídají proměnné PDAuto,0 až PDAuto,9).

Technická poznámka
Kód menu	Proměnná	Popis
7,80	PDAuto,0	PDAuto,0 lze použít i pro nadefinování výchozího textu a nastavení pokladního dokladu zadávaného standardním způsobem přes seznam pokl.dokladů
7,81	PDAuto,1	je ve výchozím stavu Výdajový PD s textem "Odvod hotovosti"
7,82	PDAuto,2	je ve výchozím stavu příjmový PD

Pomocí přístupového práva k položce menu lze ovlivnit rozsah editovaných údajů.

Technická poznámka
Příst. právo	Popis
7	jen celková částka
8	popis1, popis2, celkem
9	všechny údaje

---

Evidence zaplacených dokladů - řádky pokladní knihy

Tímto způsobem můžeme vést evidenci dokladů, které byly zaplaceny v hotovosti přes pokladnu (klávesa F6 v pokladním dokladu):

• ručně
• automaticky - platba dokladů
  

Klávesa	Popis
F2, Enter	oprava platby
F6, Ctrl + F6	výběr dodacích dokladů F6- všechny Ctrl + F6- převodem hotově
Shift + F6	výběr příjmových dokladů (pouze příjmový pokladní doklad)

• automaticky - platba v rozvozech

---

Poznámka

Při práci s pokladní knihou v režimu se sníženými přístupovými právy se místo editacezáznamu pokladního dokladu objeví pouze náhled dokladu bez možnosti editace.(Pokud je příslušné menu spouštěno s právem 8.)

Technická poznámka - Nastavení hlavičky automaticky vytvářených pokladních dokladů

První a druhý řádek pokladního dokladu - účel platby ( tisk dokladu, zpracování plateb v hotovosti) se nastavuje v oprava ini. hodnot

---

---

Tisk pokladní knihy

Menu: Služby/Pokladní kniha/Tisk pokladní knihy

Ve většině případů může takto vedená pokladní kniha plně nahradit její papírovou verzi. Nabídka Tisk pokladní knihy umí vytisknout pokladní knihu na tiskárně spolu s počátečním stavem, průběžnými stavy u pohybů a koncovým stavem za libovolné období. Jediná nevýhoda počítačem vedené pokladní knihy oproti papírové verzi je, že nelze sledovat podpisy. Zato lze vystavovat tištěné pokladní doklady (klávesa F8 v seznamu pokladních dokladů) a na těch už podpisy sledovat je možné.
Doklady v pokladní knize jsou tříděny dle datumu a čísla dokladu.

Obrázek:

Tisk pokladní knihy za období

Sekce [Pokladní kniha] z DEF souboru

Tisk je upraven tak, aby se jednotlivé typy úhrady tiskly v samostatném bloku.
Doporučujeme převzít tuto sekci ze vzorového souboru SKLAD-01.DEF.

---

---

Převod pokladní knihy

Menu: Služby/Pokladní kniha/Převod pokladní knihy

Nejdříve zadáme období pro převod pokladní knihy:



Potom vybereme adresář (disk), kam budeme data převádět:



Pokud převod proběhl úspěšně, objeví se následující hlášení:

Převod pokladní knihy do účetnictví si pamatuje poslední období a příště se nabídne o den vyšší datum, možnost nastavit jméno přenosového souboru včetně adresáře (INI sekce "POKL_RV"; po exportu se zobrazuje jméno přenosového souboru vč. adresáře; u dokladů, které nemají řádky/platby se nekontroluje celková částka.

---

---

Uzávěrka pokladní knihy

Menu: Služby/Pokladní kniha/Uzávěrka pokladní knihy

Nejdříve musíme zadat datum, ke kterému chceme provést uzávěrku pokladní knihy:



Program nás upozorní na změnu, která nastane v pokladní kniyze po provedení uzávěrky:



Pokladní kniha po provedené uzávěrce (pokladní doklady do zadaného data jsou sloučeny do jednoho součtového dokladu):

Technická poznámka
Program umožňuje vést několik pokladních knih.
Kódy menu
Kód menu	Popis
7,53	tisk 1. pokladní knihy
7,54	1.pokladní kniha
54,x	další pokladní knihy, x udává číslo pokladní knihy
53,x	tisk dalších pokladních knih, x udává číslo pokladní knihy

Předdefinované číslo pokladní knihy pro první pokladnu je nastaveno v konfiguraci

---

---

Technická poznámka

Číselníky kontačních předpisů pro přenos do účetnictví - číselníky 130-133. Pokud používáme tento systém, účtuje se podle prvních deseti znaků kontačního předpisu v číselníku a účel platby v dokladu je rozdělen na dvě pole viz. obrázek.

Technická poznámka

Příjmové i výdajové pokladní doklady mohou mít společnou číselnou řadu nebo mohou být číslovány zvlášť. Způsob číslování lze ovlivnit v menu Další služby/Nastavení programu/Systémové menu/Správce souborů v souboru SKLADINI.BTR. Tam lze nastavit zda se mají příjmové nebo výdajové doklady číslovat automaticky a jaké je jméno číselné řady (u společného číslování volíme stejné jméno). Jména číselných řad musí být pak zavedeny v seznamu číselných řad v nastavení programu. Program umožňuje také automatické zaznamenávání vybraných typů skladových dokladů, které jsou v hotovosti, do pokladní knihy. Je pak nutné v seznamu typů dokladů označit příslušným přepínačem ty typy, které se mají automaticky zapisovat do pokladní knihy a dále je nutné zapnout přepínač v menu Oprava INI hodnot, který celkově zapíná nebo vypíná automatický zápis do pokladní knihy (Přepínač Používat pokladní knihu). I při vypnutém přepínači je však stále možnost pořizovat do pokladní knihy údaje "ručně".

Technická poznámka
Převod pokladní knihy ve formátu CSV - kód menu 7,58
1.	Při expotru hlavičky dokladů v CSV formátu je možnost pomocí klávesy F8 měnit záhlaví polí, pořadí běžných polí je určeno pohledem 8 v systémových strukturách (POKLDOKL)
2.	Při převodu pokladní knihy do účta se údaj středisko nastavuje dle údaje Středisko-převod z INI (pokud je údaj nulový, tak dle běžného čísla skladu - jako doposud
3.	Pokud je v seznamu souborů definován soubor POKL_PRV.BTR s celou cestou, tak je pro export pokladny použita tato cesta místo přenosového adresáře.
Export pokladní knihy - kód menu 7,46 - exportují se pouzeokladní doklady, které dosud nebyly převedeny