Oprava faktur
Po vybrání faktury ze seznamu faktur (stisknutím Enter) se objeví okno, ve kterém jsou zobrazeny všechny údaje z hlavičky faktury, jako např. jméno a adresa dodavatele, datumy odeslání, splatnosti, údaje o upomínání a penalizaci, daňová tabulka a jiné údaje.
První položkou, kterou je možno změnit je druh faktury. U nových faktur se zde objeví předdefinovaný druh faktury. Druh faktury může ovlivnit číslo faktury nebo způsob předkontování. Druh faktury lze měnit stisknutím Enter; pokud nechcete tento údaj změnit, pak stiskněte šipku dolů nebo šipku vpravo. Druhy faktur lze nastavit v menu Číselníky zvlášť pro přijaté i vydané faktury.
Dále je možné změnit číslo faktury (u vydaných faktur jde o číslo faktury shodné s variabilním symbolem, u přijatých jde o interní číslo, pod jakým bude uloženo v databázi-nikoli variabilní symbol). Program při změně čísla automaticky převede potřebné údaje o čísle dokladu také v seznamu kontací a v souboru textů faktur. Číslo faktury musí být zadáno v rámci databáze jednoznačně. U vydaných faktur se zadává pouze číslo faktury, variabilní symbol nelze zadat (zkopíruje se při evidování faktury dle čísla faktury).
Údaje účetní měsíc a účetní rok lze zadávat, pouze pokud k tomu máte příslušné přístupové právo. Údaj účetní měsíc se mění klávesami šipka vpravo nebo šipka vlevo. Pokud se chcete přemístit na další údaj, použijte šipku dolů.
Jméno, adresu, IČO, DIČ, účet a další údaje o firmě je možné zadat ručně nebo je lze vybrat z databáze odběratelů nebo dodavatelů (klávesami F4 nebo Shift+F4). Doporučujeme používat pouze druhý způsob zápisu adresy, protože zajišťuje přesnou evidenci o odběratelích a dodavatelích, což mimo jiné usnadňuje vyhledávání a třídění údajů.
Příznaky je možné nastavit po stisku Enter na příslušné položce.
- Příznak Není v rejstříku označuje doklady odběratelů, kteří nejsou zapsáni v obchodním rejstříku
- Příznak Je na příkazu označuje doklady, na které již byl vystavený hromadný příkaz k úhradě
- Příznak Zahraniční faktura může být použit pro označení a následné výběry zahraničních faktur
- Příznak Penalizační faktura je použit pro označení penalizačních faktur (tyto faktury jsou v seznamu vyznačeny značkou *).
Pokud používáte druhý způsob vystavování hromadných příkazů (viz. kap. Bankovní výpisy) a faktura již byla na některém hromadném příkazu, pak se vedle příznaku Je na příkazu ukazuje také číslo a datum hromadného příkazu, kterým byla faktura hrazena.
Údaj Saldo se nastavuje automaticky a měl by se měnit pouze vyjímečně po zralé úvaze (např. pokud faktura je zcela zaplacena a přitom faktura zůstane v saldokontu neuhrazených faktur nebo při stornování faktury).
Údaje Úhrada, Zapsal a Poznámka jsou evidenční a mohou být použity např. při tisku faktury. Úhradu lze měnit šipkou vlevo nebo vpravo.
Tabulka DPH obsahuje jednotlivé základy DPH a DPH pro fakturu. Přijaté faktury obsahují ještě tabulku základů DPH a DPH pro dovoz ze zahraniční, vydané faktury obsahují místo toho celkovou osvobozenou částku od DPH a celkovou hodnotu případného vývozu. Hodnoty do tabulky DPH by se měly zadávat pouze v případě, se jedná o daňový doklad. Údaje z této tabulky jsou zahrnovány při výpočtu přiznání DPH. Při vstupu tabulky DPH dochází k přepočítání celkové částky dokladu.
Celkovou částku dokladu (celková pohledávka nebo závazek) lze také zadat ručně. Rozdíl mezi touto částkou a údajem zaplaceno se ukazuje v seznamu faktur jako údaj "Nezaplaceno". Údaj Zaplaceno je podobně jako údaj Saldo nastavován programem automaticky při párování a měl by být měněn pouze ve vyjímečných případech. Údaj má smysl měnit např. při zápisu faktury, kde část byla zaplacena předčasně (účetně vedeno na účtu záloh).
V rámci opravy hlavičky je možné používat také následující klávesy :
| Klávesa | Popis |
|---|---|
| Alt + C | přesune ukazatel na začátek tabulky DPH, což může značně urychlit přesun na tyto položky (namísto opakovaného stisknutí Šipky dolů) |
| F2 | uloží doklad do souboru faktur; před uložením jsou kontrolovány všechny podstatné položky faktury (variabilní symbol, saldokontní účet, datumy) a pokud některý není v pořádku zapsán, uložení není provedeno. Do databáze lze uložit pouze jednu fakturu s daným číslem faktury (lze však vložit více faktur se stejným variabilním symbolem); pokud zapisujete fakturu se stejným číslem program hlásí chybu "Duplicitní klíč". Pokud zapisujete nový doklad a použijete stejný variabilní symbol (číslo dokladu dodavatele), který už v databázi faktur existuje, pak vás na toto program upozorní, ale zápis faktury bude uskutečněn. Pokud má doklad nastaven automatický kontační předpis, ale nebyl rozúčtován (pomocí klávesy F6), pak je na to uživatel upozorněn a má možnost provést rozúčtování. Při změně účetního období, datumu nebo čísla dokladu dochází také ke změně ve všech kontacích dokladu. |
| ESC | zruší opravu nebo zadávání faktury |
| F4, Shift + F4 | vyvolá adresář odběratelů nebo dodavatelů (podle toho, zda zapisujete přijatou nebo vydanou fakturu se mění význam kláves). V adresáři lze vybrat firmu dle údajů IČO, název firmy nebo město a po stisknutí Enter na vybrané firmě lze přenést základní údaje o firmě do faktury. V adresáři lze také zakládat nové odběratele a dodavatele (např. pomocí Ctrl+N) a opravovat existující záznamy (klávesou F2). |
| F9 | vybrání předkontačního předpisu; pokud zapisujete novou fakturu máte možnost vybrat si ze seznamu kontačních předpisů, jakým způsobem bude předkontována (pokud chcete, aby byla předkontována). Předkontační předpis se obvykle mění automaticky při změně druhu faktury. Pomocí klávesy F9 se také můžete podívat na název předkontačního předpisu, který bude použit a popřípadě také nastavit, že program nebude automaticky fakturu předúčtovávat. |
| F6 | vyvolání seznamu kontací (rozúčtování) příslušejících k dokladu. Před vyvoláním seznamu kontací je hlavička faktury uložena a teprve v případě, že je vše v pořádku, je seznam vyvolán. Pokud zapisujete nový doklad a seznam kontací je prázdný a máte nastavený automatický kontační předpis, pak se doklad automaticky předúčtuje. Na účetním pak zůstává, aby překontroloval zaúčtování a případně opravil a doplnil příslušné kontace. Po dokončení zápisu kontací (po stisknutí ESC) program překontroluje, zda v seznamu kontací nezůstali kontace, kde by byly obě strany Má Dáti i Dal nulové a v případě, že existují, tak je vymaže. Každý řádek kontací se zapisuje samostatně a obsahuje tyto údaje :
Řádky začínající Ban, Pok a Ost není možné opravovat. Tyto řádky se v seznamu kontací objevují automaticky po zápisu platby k faktuře a slouží k informaci o jednotlivých provedených platbách. Pokud v seznamu kontací použijete šipku vpravo, pak můžete také zjistit, kdy byla faktura zaplacená a jakým číslem dokladu. Každý řádek lze uložit stisknutím Enter na údaji Dal nebo stisknutím F2 na kterémkoliv jiném údaji. Celý seznam kontací již není potřeba dále ukládat, stačí stisknout ESC a vrátit se tím do hlavičky faktury. Při uložení jednoho řádku kontace se provádí taktéž zaúčtování kontace, takže veškeré další účetní výkazy a sestavy již budou obsahovat tuto kontaci. Před ukončením zpracování seznamu kontací dokladu (po klávese ESC) si program také překontroluje shodnost součtu stran Má Dáti a Dal a v případě, že strany nesouhlasí, pak je na to uživatel upozorněn s tím, že pokud si uživatel výslovně přeje, aby doklad zůstal nedoúčtovaný, pak je možné zadávání kontací přerušit. Klávesou F5 lze při zadávání kontací vybrat účet z účetní osnovy nebo středisko ze seznamu středisek. V rámci zápisu kontací faktury není možné provádět zápis a párování plateb, k této činnosti lze použít pokladní doklady, bankovní výpisy nebo ostatní doklady. |
| Shift + F6 | vyvolání textu faktury (řádky); je vyvolán jednoduchý editor, ve kterém si můžete zapsat text k faktuře, který se vytiskne uprostřed faktury při tisku pomocí klávesy F8. Každý řádek textu je ukládán samostatně. U automaticky vytvářených penalizačních faktur je do textu k faktuře ukládán popis ke každé penalizované faktuře (číslo faktury + datum + penále) a do dalších položek, které jsou ukládány u řádku textu jsou uloženy všechny potřebné údaje o penalizovaných fakturách (ostatní údaje lze vyvolat po stisknutí F2 v seznamu textů). Vstup textů se ukončuje stisknutím ESC. |
| Alt + P | spočítá penále příslušející k dané faktuře a ukáže tuto informativní částku na obrazovce; nedochází však k penalizaci |
| F5 | klávesu lze použít na některých položkách k výběru položky ze seznamu nebo k výpočtu hodnot v tabulce DPH |
