Pokladní kniha

Program umožňuje podobné sledování pohybů hotovosti podobně, jako se sleduje v papírové pokladní knize. To je vhodné, pokud sledujete pokladnu na samostatném středisku nebo předzpracováváte data pro účetní. Na samostatný řádek se zapisují jednotlivé příjmy a výdaje v hotovosti (pokladní doklady). Každý řádek má určen datum pohybu, účetní období, poznámku k pohybu (2 x 30 znaků), rozlišení: příjmový/výdajový pokladní doklad, celkovou částku pokladního dokladu a pokud sledujete v pokladně DPH, pak i rozepsání základů a daní dle jednotlivých sazeb.
V seznamu pokladních dokladů je možno použít také těchto kláves:

Enter - vyvolání oprav a prohlížení pokladního dokladu F6 - spočítá zůstatek pokladní knihy k akt.datu F7 - vytiskne seznam vybraných pokladních dokladů F8 - vyvolá tisk aktuálního dokladu F9 - rychlé vyhledání dokladu podle data a čísla dokladu F10 - výběr dokladů a jejich třídění dle vašich požadavků alt+F7 - vytvoření uživatelské sestavy ctrl+N - nový pokladní doklad Příjmové i výdajové pokladní doklady mohou mít společnou číselnou řadu nebo mohou být číslovány zvlášť. Způsob číslování lze ovlivnit v menu Další služby/Nastavení programu/Systémové menu/Správce souborů v souboru SKLADINI.BTR. Tam lze nastavit zda se mají příjmové nebo výdajové doklady číslovat automaticky a jaké je jméno číselné řady (u společného číslování volíme stejné jméno). Jména číselných řad musí být pak zavedeny v seznamu číselných řad v nastavení programu. Program umožňuje také automatické zaznamenávání vybraných typů skladových dokladů, které jsou v hotovosti, do pokladní knihy. Je pak nutné v seznamu typů dokladů označit příslušným přepínačem ty typy, které se mají automaticky zapisovat do pokladní knihy a dále je nutné zapnout přepínač v menu Oprava INI hodnot, který celkově zapíná nebo vypíná automatický zápis do pokladní knihy (Přepínač Používat pokladní knihu). I při vypnutém přepínači je však stále možnost pořizovat do pokladní knihy údaje "ručně".

Tisk pokladní knihy Ve většině případů může takto vedená pokladní kniha plně nahradit její papírovou verzi. Nabídka Tisk pokladní knihy umí vytisknout pokladní knihu na tiskárně spolu s počátečním stavem, průběžnými stavy u pohybů a koncovým stavem za libovolné období. Jediná nevýhoda počítačem vedené pokladní knihy oproti papírové verzi je, že nelze sledovat podpisy. Zato lze vystavovat tištěné pokladní doklady (klávesa F8 v seznamu pokladních dokladů) a na těch už podpisy sledovat je možné. Doklady v pokladní knize jsou tříděny dle datumu a čísla dokladu. Převody dat do účetnictví Program rozlišuje dva základní typy převodu do účetnictví. Jejich uplatnění závisí na tom, jakým způsobem využíváte systém Sklad6. Pokud ve skladovém programu sledujete pouze údaje týkající se zboží, výrobků nebo obalů s obdobnou účetní charakteristikou (tzn. každý typ karty se v závislosti na DPH a typu dokladu účtuje pouze jednoduchým vždy stejným účetním předpisem), pak je vhodné použít zjednodušený převod do účetnictví. Pokud vaše skladové karty mohou být účtovány obecně na libovolný účet nebo sledujete ve skladu i více korunových skladových karet (tzv. účtů) s různým způsobem účtování, pak je nutné použít druhý způsob přenosu dat do účetnictví.

V obou výše zmíněných případech má převod dat do účetnictví dvě fáze. V první připravíme data ze skladového systému do přenosových souborů, které obsahují hlavičky přenášených dokladů a kontace dokladu (rozúčtování). V druhé fázi v programu účetnictví (menu Další služby/Import dat) nahrajeme data z přenosových souborů a při této příležitosti se provede automatické zaúčtování připravených dat do vydaných nebo přijatých faktur nebo do pokladních dokladů. Při převodu dat do účetnictví se převádí následující údaje:

• Hlavičky přijatých nebo dodacích dokladů, u kterých je v popisu typu dokladu zapnut přepínač "Převádět do účetnictví"
• Kontace dokladů - kontace jsou v prvním způsobu přenosu vytvářeny automaticky při převodu do účetnictví dle nastavení typů dokladů a souboru druhů pohybů do účetnictví (SKLADDRP.BTR) a v druhém případě automaticky nebo ručně dle nastavení v kartách a typech dokladů již při evidování dokladu.

Je možné upravit program, aby poskytoval data i pro jiné účetní systémy.

Jednodušší způsob převodu dat do účetnictví Při spuštění převodu do účetnictví je nutné zvolit období, ze kterého se mají doklady (buď příjmové nebo dodací) dle datumu odeslání vybírat. Počáteční i koncové datum období musí být z jednoho měsíce. Je také možné omezit vybírané doklady dle čísla dokladu. Volbu "ruční převod" zapněte pouze v případě, že chcete provést opakovaný převod údajů. V tom případě program při výběru dokladu nebere ohled na to, zda již byl doklad někdy převáděn do účetnictví - čili má-li nastaven příznak "Převeden do účetnictví". Při převodu dat jsou u každého dokladu přepočítány některé důležité údaje (DPH, celková částka,...) a případné nesrovnalosti jsou hlášeny obsluze programu. Nesrovnalosti mohou vzniknout např. při změně sazby DPH ve skladové kartě. Při zapnutém přepínači "Automatická oprava chyb" jsou hlášeny pouze chyby, se kterými si program nedokáže sám poradit.

Aby byl každý doklad v pořádku zaúčtován v účetnictví je nutné před započetím převádění nastavit způsob přenosu.

• V menu Další služby/Nastavení programu/Typy dokladů pro každý typ, který má být převáděn :

1. Zapněte přepínač "Převádět do účta" 2. Nastavte údaj "Typ v účetnictví" dle nastavení vašeho účetního programu (obvykle 1 pro přijaté faktury, 41 pro vydané faktury, 121 pro pokladní doklady). Číslo typu se uplatní pouze v případě, že v importním souboru v účtu máte nastaven údaj "Typ dokladu" na nulu. 3. Nastavte údaj "Druh účtování". Toto číslo určuje, který z účetních předpisů se použije. Účetní předpisy jsou popsány v souboru SKLADDRP.BTR.

• V menu Další služby/Nastavení programu/Systémové menu/Správce souborů vyberte soubor SKLADDRP.BTR a stiskněte F2 :

Pro každý druh příjmu (příjmový/dodací), druh účtování (položka Typ dokladu), druh pohybu (Celkem za doklad, základ DPH, DPH, spotřební daň), sazbu DPH (0%, 5%, 19%) a typ karty (účet, zboží, výrobek, vratný nebo nevratný obal) je možné nastavit jaký účet z účetní osnovy se použije a na jakou stranu se zaúčtuje (Má dáti/Dal). Je vhodné ke každému řádku doplnit též krátký popis. Pokud váš způsob účtování není závislý na procentu DPH nebo na typu karty, pak do těchto položek zadejte hodnotu "Celkem", která způsobí sečtení čísel za všechny sazby DPH nebo za typy karty.

Upozornění Skladový systém nekontroluje existenci zadaného účtu v účetní osnově. To je kontrolováno až při importu dat v účetnictví.

Nejjednodušší způsob účtování může vypadat např. takto:

Příjem Typ Popis Druh pohybu %DPH Typ karty Účet Strana vydaný 41 Celkem za fak Celkem za Fa Celk Celk 311.000 Má Dáti vydaný 41 Základ DPH Základ Celk Celk 604.000 Dal vydaný 41 DPH DPH Celk Celk 343.000 Dal

Druhý způsob převodu dat do účetnictví pro složitější účtování Lze převádět doklady přijaté i vydané. Uživatel s právem převádět doklady podle čísel má pak možnost zvolit běžný způsob převodu, nebo zadat rozmezí čísel dokladů pro převod. Umístění převodních souborů lze ovlivnit v konfiguraci změnou přenosového adresáře. V zásadě jsou převáděny doklady nestornované, s účetním měsícem a rokem odeslání stejným jako v datumu uzamčení a s nastaveným příznakem typu dokladu pro převod do účetnictví. Při běžném způsobu převodu jsou převáděny doklady uzavřené a doposud nepřevedené. Při převodu podle čísel jsou převáděny doklady s číslem dokladu v zadaném rozmezí. Běžné chyby popisuje program sám. Úspěšné ukončení převodu program oznámí a nabídne kopírování převodních souborů do archivačního adresáře (viz. Konfigurace). V sestavě "Převod dokladů" jsou zapsány všechny převáděné doklady a v případě chyby i stručný popis. Po úspěšném provedení převodu jsou všechny doklady označeny jako převedené. Pro nastavení tohoto způsobu kontování a převodu do účetnictví musí být zapnut přepínač "Používat kontace" v inicializačních hodnotách. Dále musí být pro každý převáděný typ dokladu vyplněny údaje v nabídce [Kontace]. Skladové karty s odlišným způsobem účtování musí mít pro odlišné účetní případy nastaveny účty a strany ve skladové kartě. Program při evidování dokladu vytvoří automaticky seznam kontací, který je možné ručně upravit.