Automatizované výpisy z banky

Toto menu vám může přinést značné usnadnění při zpracování bankovních výpisů. Podmínkou pro automatizované zpracování výpisů z bankovního ústavu je dohoda s bankou o přenosu údajů pomocí kompatibilních médií (disketa nebo modem). Banka pak připraví, buď na disketu nebo disk v bance přístupný přes speciální komunikační program, výpisy (které běžně dodává v papírovém vydání) ve speciálním tvaru. Výpisy v tomto tvaru pak dokáže zpracovat modul programu účetnictví, který je pro toto zpracování určen.

Činnost při automatizovaném zpracování výpisů z banky lze rozdělit na tyto základní úlohy :  

 

1. Nastavení automatického zaúčtování - pouze při instalaci a změnách v nastavení

2. Přenos údajů na disketě z banky nebo načtení přenosových souborů přes modem pomocí programu dodávaného bankou)

3. Načtení bankovního výpisu - s automatickým předúčtováním všech dohledatelných položek

4. Příprava a tisk zaúčtování - ruční nebo poloautomatické dohledání nepředúčtovaných položek z výpisu

5. Zaúčtování výpisu - pokud jsou údaje v pořádku zapsány, pak se převedou do běžných bankovních výpisů a dále jsou zpracovávány jako každý jiný bankovní výpis

1. Nastavení automatického zaúčtování

Tato činnost se provádí obvykle pouze jednou při instalaci automatizovaného zpracování. Najdete ji v menu Bankovní výpisy/Automatizované výpisy z banky/ Nastavení automat.zaúčtování. Zde lze nastavit rozpoznávání plateb na účet nebo z účtu, které se opakují (např. zasílání mezd na účet zaměstnance, odvody tržeb apod.). Aby program tyto platby mohl rozpoznat, je nutné aby tyto platby měli stále stejný variabilní a konstantní symbol a protiúčet.  

Pro každou takovouto platbu zadejte do seznamu v menu Nastavení automat. zaúčtování jeden řádek s vyplněnými údaji variabilní symbol, konstantní symbol, druh platby (+/-), číslo protiúčtu. Musíte také určit, jak se tento řádek má zaúčtovat (účet k zaúčtování) a můžete si též zadat poznámku, která se použije při zaúčtování položky. Tyto automatizované platby nepoužívejte pro saldokontní účty.  

 

Poznámka: V rámci instalace je nutné nastavit v konfiguračních hodnotách (pro každý počítač v síti) také adresář pro přenos údajů. Stejný adresář se nastaví také v komunikačním programu, který dodává banka.

2. Přenos údajů z banky

Přenos údajů z banky je možno provádět dvěma způsoby:  

 

· přenos výpisů z banky na disketě - po dohodě s bankou může banka poskytovat bankovní výpisy na disketě, kterou je nutné přinést do banky a na kterou příslušný pracovník banky nahraje bankovní výpis (popř. více výpisů); přenosové soubory uložené na této disketě lze zpracovat stejným způsobem, jako v případě následujícím (přenos přes modem)

· přenos výpisů z banky po telefonní lince pomocí modemu - pomocí komunikačního programu, který dodává banka se lze přihlásit k počítači v bance a odtud si přetáhnout příslušné přenosové soubory. Forma zabezpečení takovéhoto přenosu dat je dána komunikačním programem, obvykle je však vyžadováno minimálně heslo k rozkódování přenesených dat. Přenosové soubory je nutné nahrát do určeného přenosového adresáře, odkud si je účetnictví může natáhnout.

3. Načtení bankovního výpisu

Pokud již máte přenosové soubory v určeném přenosovém adresáři (buď na disketě nebo na hard disku), tak můžete provést "Načtení bankovního výpisu". Program nabídne všechny dostupné přenosové soubory setříděné dle data. Po vybrání jednoho z nich se provede načtení a předzpracování bankovního výpisu, který je uložen v přenosovém souboru a vytvoří seznam položek z výpisu s předpokládaným zaúčtováním. Pokud je v přenosovém souboru uloženo více výpisů, pak se pro každý výpis vytvoří zvláštní seznam. Po načtení výpisu se objeví okno, ve kterým budou vypsány všechny bankovní výpisy z načteného přenosového souboru. Každý takovýto výpis je nutné překontrolovat, doúčtovat nezaúčtované položky a poté je vhodné spustit kontrolu zaúčtování.  

Při předúčtovávání bankovního výpisu program postupuje takto :  

 

· podle variabilního symbolu a čísla protiúčtu se vyhledá faktura v saldokontu (podobně jako při ručním zápisu bankovního výpisu) a pokud je shodná částka, pak dle typu faktury určí saldokontový účet. V této fázi ještě není faktura párována.

· pokud není variabilní symbol nalezen, pak program zkusí nalézt v seznamu automatického zaúčtování záznam se stejným variabilním a konstantním symbolem a se stejným číslem protiúčtu a pokud ho nalezne, pak provede předúčtování dle účtu, který je v záznamu automatického zaúčtování uložen.

· pokud program neuspěje ani s automatickým zaúčtováním, pak se u příslušného řádku výpisu neobjeví účet a do údaje popis se zaznamená popis vzniklé chyby

Při předúčtování může program zjistit následující chyby : Není žádná vhodná fa program nalezl faktury s odpovídajícím variabilním symbolem, neodpovídají však další údaje (částka, protiúčet) nebo existuje více faktur v saldokontu se stejným variabilním symbolem

Není žádná fak. s var.s. program nenalezl žádnou fakturu v saldokontě, která by měla odpovídající variabilní symbol

Není žádná faktura program nenalezl žádnou fakturu v saldokontě, jejíž variabilní symbol by byl větší než je číslo ve výpise

Chybí protiúčet ve výpise chybí číslo protiúčtu, program hledá faktury v saldokontu, pouze, pokud je protiúčet vyplněn

Chybí var.symbol ve výpise chybí číslo variabilního symbolu

Po načtení bankovního výpisu se automaticky spouští také následující fáze příprava a tisk zaúčtování. Tuto fázi je možné spouštět opakovaně, až do provedení zaúčtování. Přenosové soubory jsou již v další fázi zbytečné a mohou se zazálohovat a odstranit z disku.  

 

4. Příprava a tisk zaúčtování

Z uživatelského hlediska je tato fáze nejnáročnější. Je nutné dohledat a předúčtovat položky, které program nebyl schopen z výše uvedených důvodů dohledat. V menu Bankovní výpisy/Automatizované výpisy z banky/Příprava a tisk zaúčtování je nutné nejdříve vybrat výpis, se kterým chcete pracovat (obvykle bývá pouze jeden). V hlavičce tohoto výpisu můžete nalézt některé důležité údaje o bankovním účtu, jako je starý zůstatek, celkem obrat kredit, celkem obrat debet a nový zůstatek. Pro kontrolu je zobrazeno také číslo účtu a název účtu. Po vybrání výpisu se objeví seznam položek bankovního výpisu. Položky, které začínají číslem účtu (účetním) již byly předúčtovány automaticky, ostatní je nutné dohledat a opravit.  

Je vhodné okamžitě ještě před tím, než začnete výpis doúčtovávat, spustit tisk (klávesou F7) výpisu, aby bylo jasné s čím jste začínali, v případě, že by jste v průběhu oprav nesprávným způsobem upravili výpis. Tisk je vhodné zopakovat také v případě, že dokončíte předúčtování výpisu a nemáte v něm žádné nalezené chyby.  

 

 

Dohledání nepředúčtovaných položek:

Uvedeme pět hlavních chybových stavů a způsoby jejich řešení :  

 

Chybně zapsaný variabilní symbol nebo protiúčet - na řádku, ve kterém je chyba stiskněte Enter (oprava zaúčtování) a na údaji "Var.symbol" stiskněte F5. Objeví se seznam faktur v saldokontě, kde si fakturu můžete dohledat a ze kterého si můžete stiskem klávesy Enter fakturu k předúčtování vybrat. Variabilní symbol nebo číslo protiúčtu lze zadat i ručně, není zde však taková jistota, že se programu povede dohledat vámi požadovanou fakturu. Neexistující faktura (předčasná úhrada apod.) - zadejte předpokládané číslo (účetního) účtu. Pokud ho přesně neznáte, pak ho zadejte alespoň přibližně (nějaký účet musí být zadán a musí být z účetní osnovy). Později se lze k výpisu vrátit a údaje opravit. Pokud nepoužíváte automatické párování, pak je vhodné si do údaje protiúčet si zapsat jméno účtu příkazce nebo zákazníka, tak aby bylo snadnější nespárovanou platbu později dohledat. Haléřové rozdíly v částce platby - opravte údaj Má Dáti nebo Dal podle skutečné částky ve faktuře. Po uložení tohoto řádku (F2) se na tento řádek opět nastavte a stiskněte Ctrl+Enter. Tímto lze přidat řádek do výpisu, který po uložení bude právě za aktuálním řádkem. Do tohoto řádku zapište na příslušný vyrovnávací účet částku, o kterou se liší výpis a faktura a řádek uložte (F2). Při platbě faktury byly odečteny částky z dobropisů - pomocí Enter otevřete okno s opravou předúčtování a na údaji var.symbol stiskněte klávesu F5. Vyberte fakturu, od které se odečítali dobropisy. V nabízeném saldokontě můžete také dohledat ostatní faktury a dobropisy, které se zúčastnili platby (je vhodné zapsat si jejich variabilní symboly). Na vybrané faktuře stiskněte Enter. Nastavte v předúčtování částku Má Dáti nebo Dal podle částky na faktuře a řádek s předúčtováním uložte - pro každý další dobropis (nebo fakturu), který se zúčastnil platby stiskněte Ctrl+Enter (podobně jako v případě haléřových rozdílů), doplňte číslo variabilního symbolu nebo jej vyberte pomocí F5 ze saldokonta, opravte částky Má Dáti nebo Dat dle dobropisu (faktury) a nově vytvořený řádek uložte (F2). - celkově musí (!) součet faktur a dobropisů odpovídat zaplacené částce. Částečná platba - pomocí Enter otevřete okno s opravou předúčtování a na údaji var.symbol stiskněte klávesu F5. Vyberte fakturu, která byla částečně uhrazena a stiskněte Enter. V předúčtování však nechte původní částky dle výpisu.

Při správném zaúčtování (např. pokud program nalezl spárovatelnou fakturu, se v údaji popis objeví na začátku znak Ö. Ten může sloužit jako vodítko, zda postupujete správně. V některých případech se však znak neobjeví i přesto, že jste provedli správné předúčtování.  

Poté, co dohledáte všechny chybějící účty pro zaúčtování, je vhodné spustit kontrolu předúčtování (klávesa F6). Pokud by jste při zpracování výpisu udělali chybu, program ji touto kontrolou může odhalit. Program kontroluje zda celkové zaúčtované částky odpovídají částkám v hlavičce výpisu (obraty celkem). Kontrola je prováděna také před samotným zaúčtováním výpisu a její úspěšné proběhnutí je podmínkou pro spuštění zaúčtování výpisu do bankovních dokladů. Je také vhodné upravený výpis znovu vytisknout (F7).  

 

5. Zaúčtování výpisu

Tato fáze je poslední, kterou je nutné při přenosu údajů z banky provést. Provádí se zaúčtování předchystaných údajů do seznamu běžných bankovních výpisů. V seznamu bankovních výpisů (dokladů) se vytvoří nový výpis s vyplněnou hlavičkou a se zapsanými (popř.i spárovanými) kontacemi. Tato fáze může být mírně časově náročnější a není vhodné, aby při ní bylo na ostatních počítačích účtováno. Teprve v této fázi dochází k zápisu kontací do souboru kontací, kontace se zapíší též do obratů a dochází také k párování kontací s fakturami (+ u faktur se změní částka zaplaceno a saldokontní příznak).  

Zaúčtování se spouští stiskem klávesy Enter na vybraném výpise ze seznamu předúčtovaných výpisů. Pokud se zaúčtování provede v pořádku, pak již nesmí být spuštěno podruhé !