Další služby - Účto
V nabídce Další služby najdete položky nabídky pro nastavování vlastností programu a některé další pomocné funkce.
Obsah
Změna datumu
Tuto funkci můžete využít pokud dopisujete do počítače doklady z minulého období nebo si připravujete doklady pro následující dny. Nastavte datum, se kterým chcete pracovat. Po nastavení program všude, kde dosazoval aktuální datum bude dosazovat Vámi nastavené datum. Změna data neovlivní systémové datum, které používá počítač pro jiné aplikace. Při spuštění programu nebo změně databáze se nastaví datum dle systémového času počítače.
Systémové datum počítače je možné změnit v prostředí operačního systému. Na některých počítačových sítích je datum nastavováno centrálně ze serveru a proto je nutné měnit datum jiným způsobem.
Změna účetního období
Při práci s účetnictvím můžete prohlížet pouze doklady z nastaveného účetního období (některé funkce programu umožňují výběr informací i z jiných účetních období). Pomocí této funkce můžete změnit účetní období, ve kterém chcete na daném počítači momentálně pracovat. Nastavené účetní období je zobrazeno uprostřed prvního řádku obrazovky. Účetní měsíc se mění šipkami vlevo nebo vpravo.
Program dále zná tzv. aktuální účetní období, tj. účetní období, které máte právě rozpracováno (tzn. předcházející období považujete za již uzavřené). Pokud vyberete jiné než aktuální účetní období (ať již předcházející nebo následující), pak vás o tom počítač informuje zvýrazněným nápisem na obrazovce uprostřed prvního řádku.
Funkci Změna účetního období je možné vyvolat kdekoli v hlavním menu programu pomocí klávesy F12.
Nové účetní období
Po zpracování všech dokladů spadajících do aktuálního účetního období proveďte všechny potřebné výpočty a vyberte tuto funkci. Objeví se informační okno, ve kterém vyberete, že skutečně chcete měnit účetní období a poté můžete zvolit nové účetní období (šipkami vlevo a vpravo). Tato funkce je vlastně to jediné co musíte pro uzavření měsíce udělat, dala by se tedy nazvat : měsíční uzávěrka.
Podle nastavení programu je možné blokovat přístup do období, které předcházejí aktuálnímu účetnímu období, tzn. uzavřené doklady je možné pouze prohlížet.
Import dat
Spojení programu ÚČTO s jinými programy je zajištěno prostřednictvím importu dat. Po vybrání této funkce se otevře seznam s možnými typy importu. Vyberte příslušný typ. Další podrobnosti o ovládání daného importu dat hledejte v nápovědě nebo dokumentaci.
K programu nabízíme propojení na skladový systém Sklad v.6.0, sledování maloobchodních prodejen Obchod v.4.0 a k některým mzdovým programům. Je možné vytvářet také propojení na další programy.
Init.hodnoty
V nabídce Init.hodnoty můžete prohlížet a měnit základní nastavení programu. V části okna nadepsané "Firma" jsou uvedeny základní identifikační údaje o firmě, jejíž účetnictví je programem zpracováváno.
| Funkce | Popis |
|---|---|
| Standardní splatnost | počet dní běžně používané splatnosti faktur |
| Aktivní úrovně DPH | počet úrovní DPH, které jsou programem používány, přičemž nulová úroveň DPH není do tohoto počtu zahrnuta |
| Číslo hromadného příkazu | číslo posledního vytištěného hromadného příkazu k úhradě; v novější verzi účetnictví již tato položka není využívána
V části nadepsané "Penále" jsou uvedeny základní hodnoty pro penalizaci. |
| Standardní penále | běžně používané procento penále, které je standardně nabízeno u dokladů, které nemají zadány procento penále. Toto číslo může být měněno průběžně, podle vývoje a požadavků firmy. |
| Dny po splatnosti | počet dní po dnu splatnosti, kdy se faktura zahrnuje do penalizace. Umožňuje tak nastavit např. rezervu pro prodlení pošty. |
| Minimální penále | nejnižší částka penále, na jejíž zaplacení je vystavena penalizační faktura. |
| Typ dokladu a Druh faktury | tyto dvě hodnoty určují doklad, který je použit při automatickém vystavování nových penalizačních faktur. |
| Hranice př.příkazem | tato hodnota je využita pouze pokud chcete blokovat výdej odběratelům na faktury převodním příkazem a chcete blokování vázat na maximální hodnotu nezaplacených faktur. Pokud tedy nezaplacené faktury daného odběratele přesahují nastavenou hranici, je odběratel dočasně přeřazen do skupiny odběratelů bez možnosti odebírat se způsobem úhrady přev.příkaz.
Dělící znak pro tisíce - symbol, který je použit při zobrazování velkých čísel pro oddělení tisíců, běžně bývají používány znaky mezera, ` nebo '. Např. 1`254.60 2'785'698.50 14 548.90 |
Po stisknutí klávesy F6 máte možnost nastavovat sadu přepínačů ovlivňujících chod programu.
| Funkce | Popis |
|---|---|
| Používat střediska | zapíná nebo vypíná používání středisek. Pokud vaše firma není členěna na střediska, pak tento přepínač vypněte. Pokud střediska máte, pak přepínač zapněte a v nabídce Číselníky/Střediska nastavte použitá střediska. |
| Používat zakázky | zapíná nebo vypíná používání zakázek. |
| Přiznání DPH - zaokr.základy nahoru | v menu Účetnictví můžete nalézt funkci Přiznání DPH. Pokud zapnete výše uvedený přepínač, pak se částky základů DPH uváděné v přiznání DPH budou zaokrouhlovat na koruny nahoru, jinak zůstanou nezaokrouhlené (tedy na 2 desetinná místa), což umožní snadnější odsouhlasení přiznání DPH např. s hlavní knihou. |
| Přiznání DPH - zaokr.daně dolů | pokud zapnete tento přepínač, pak se částky DPH uváděné v přiznání DPH budou zaokrouhlovat na koruny dolů, jinak zůstanou nezaokrouhlené (tedy na 2 desetinná místa), což umožní snadnější odsouhlasení přiznání DPH např. s hlavní knihou. |
| Penalizovat nezaplacené faktury | povoluje nebo zakazuje penalizování faktur, které doposud nebyly zaplaceny (tedy faktury ze saldokonta nezaplacených faktur). Faktura musí dále splňovat další podmínky pro penalizaci. Tyto podmínky můžete nastavit v sekci "Penále" ( dny po splatnosti, minimální penále ). |
| Penalizovat zaplacené faktury | povoluje nebo zakazuje penalizování faktur, které jsou již zaplaceny (tedy ze saldokonta zaplacených faktur). I tyto faktury musí dále splňovat zadané podmínky pro penalizaci. |
| Automat.číslovat podklady pro penalizaci | program vytváří podklady pro penalizování faktur. Pro snadnější práci s těmito podklady je možno využít automatického číslování. Tyto doklady se používají pokud nechcete penalizační faktury zařazovat do saldokonta a přitom je chcete tisknout. Pokud máte zapnutý přepínač, pak každý takto vytištěný doklad má předěleno jednoznačné číslo (vzestupná číselná řada). |
| Zpracovávat saldokont. účty u faktur | pokud používáte více saldokontových účtů než jeden pro odběratele a jeden pro dodavatele, pak zapněte tento přepínač. U každé faktury pak je nutné do hlavičky saldokontový účet, ke kterému faktura přísluší. |
Konfigurace
Touto činností se myslí přizpůsobení Vaší aplikace konkrétnímu počítači (pracovní stanice). Protože každý počítač může obsahovat jinou grafickou kartu, jinou tiskárnu a může mít jiné nastavení, je vhodné přizpůsobit Vaši aplikaci těmto požadavkům.
| Funkce | Popis |
|---|---|
| Barevný provoz | pokud používáte barevný monitor, zapněte tuto volbu, jinak je lépe mít tento přepínač vypnutý. U některých mono grafických karet program sám nastaví černobílý režim. |
| Efekt při otevírání oken | pokud je tento přepínač zapnutý, pak se všechna okna v programu rozevírají postupně. U rychlejších grafických karet je však tento efekt těžko postřehnutelný. |
| Použít systémové datum | pokud je tento přepínač zapnutý, načte se aktuální datum, který používá program, ze systémových hodin počítače, jinak se z konfiguračního souboru načte poslední nastavené datum. |
| Zobrazovat čas | tento přepínač ovlivní zobrazení času v pravém horním rohu obrazovky; program načítá čas ze systémových hodin počítače. Pokud chcete změnit systémový čas, vraťte se do operačního systému a použijte příkaz TIME hh:mm:ss; na některých sítích (např. Novell) je však nutné tento čas nastavit na serveru. |
| Uživatel do Vystavil | pokud na jednom počítači pracuje více uživatelů a vaše aplikace eviduje v dokladech jméno uživatele, který doklad vystavil, je vhodné zapnout tento přepínač (nemá však potom význam zadávat položku Vystavil, neboť jméno uživatele je do této položky kopírováno). |
| České zobrazování | jestliže máte zapnutý tento přepínač, pak program zobrazuje znaky včetně případné diakritiky (čárky, háčky, kroužky, přehlásky). Zobrazování je prováděno v kódu Kamenických. Pokud však Vaše grafická nemá nainstalovanou češtinu, zobrazují se místo znaků s diakritikou zdánlivě nesmyslné znaky. Pro grafické karty EGA, VGA a další kompatibilní karty nabízíme nerezidentní programy CSEGA.COM a CSVGA.COM, které je nutné spustit těsně před Vaší aplikací. Tyto programy nainstalují češtinu. |
| Český tisk na tiskárnu | pokud používáte tiskárnu, která dokáže tisknout znaky s diakritikou, pak zkuste zapnout tento přepínač. Při vypnutém přepínači se používá standardní znakový výstup na tiskárnu (bez řídících znaků) bez diakritiky, který je možné použít na většině tiskáren. To, zda tiskárna bude tisknout správně znaky s diakritikou značně závisí na ovladači tiskárny, který je implementován v aplikaci (Název tiskárny, se kterou je program připraven pracovat lze zjistit v informačním okně po stisknutí Shift+F1). |
| Česká klávesnice | zapnutím tohoto přepínače se začne používat interní ovladač české klávesnice (rozmístění kláves jako na českém psacím stroji); používání české klávesnice lze dočasně vypnout klávesami Alt+F2 a dočasně zapnout klávesami Alt+F1. Pokud nechcete používat českou klávesnici nebo používáte externí ovladač české klávesnice, pak musíte mít tento přepínač vypnutý. |
| Vyměnit Y a Z | při zapnutém přepínači se prohodí klávesy Z a Y. Tento přepínač pracuje pouze pokud je současně zapnut přepínač česká klávesnice. |
| Tiskový soubor | touto položkou můžete ovlivnit nasměrování výstupů pro tiskárnu; mohou se zde vyskytovat buď jména zařízení (portů) nebo jméno souboru na disku (toto můžete použít v případě, že sestavu potřebujete vytvořit na jednom počítači a tisknout na druhém).
jméno souboru v síti musí být nastaveno různě pro každou stanici |
| Přenosový adresář | zadání tohoto adresáře se používá jen u některých aplikací; jméno adresáře se používá jako standardní adresář pro přenos údajů (např. mezi počítači, mezi doklady, atd.); pokud používáte automatizovaný styk s bankou, pak zde zadejte sdílený adresář |
| Archivační adresář | jméno adresáře, do kterého bude prováděna archivace na hard-disk (obvykle ARCHIV) |
| Vystavil | desetimístné označení (jméno) obsluhy, která vystavuje na daném počítači doklady (Tato položka je kopírována do dokladů) |
| Čas pro zhasínání | určuje čas v minutách, po kterých se spustí rutina pro šetření monitoru, pokud je nastaveno 0, pak je šetření monitoru vypnuto |
| Řádky na tiskárně | určuje počet řádků, po jejichž vytištění se provede odstránkování tiskárny na začátek nové strany (obvyklá hodnota je mezi 50 a 65 řádky). Pokud máte konec každé vytištěné strany nevyužitý, pak zvyšte toto číslo. |
| Citlivost myši | pokud používáte myš, pak v nabízeném okně můžete šipkami vlevo a vpravo nastavit, jak citlivě bude vaše myš reagovat |
| Parametry tisku | v okně "Parametry tisku" lze nastavit některé standardní charakteristiky pro tisk sestav. Před provedením vlastního tisku máte možnost tyto parametry změnit. |
Česká klávesnice
Vestavěný ovladač české klávesnice vám umožňuje psát česky s háčky a čárkami i bez použití rezidentních ovladačů. Možnosti ovladače:
- vypnutí stiskem kláves Alt+F2
- zapnutí stiskem kláves Alt+F1
- znaky +ěščřžýáíé jsou umístěny na horní řadě klávesnice (jako u psacího stroje)
- současným stiskem Shift a jedné z kláves 1 až 9 dostanete původní význam klávesy, číslice 1 až 9 (jako u psacího stroje)
- současným stiskem Alt a jedné z kláves 1 až 9 dostanete původní význam klávesy po stisknutí Shift, znaky ! až )
Parametry tisku
| Funkce | Popis |
|---|---|
| Tisk od strany, Tisk po stranu | tyto dvě hodnoty určují rozmezí stran, které budou vytištěny. Běžně jsou nastavena čísla 1 a 9999, což znamená, že se budou tisknou všechny stránky sestavy. |
| Levý okraj | při tisku je před levý okraj řádky vkládán stanovený počet mezer. Takto můžete zleva vytvářet okraj pro vazbu nebo korigovat posunutí papíru. |
| Pauza mezi stranami | při přechodu na novou stránku vypíše program zprávu na monitor a čeká na stisk klávesy. Tisk pokračuje na nové stránce až po stisknutí klávesy. Používá se zejména u tiskáren bez podavače papíru, kdy po potištění jednoho listu je nutno nový list do tiskárny vložit ručně. |
| Začít na nové stránce | před zahájením každé tiskové sestavy se provede příkaz přechod na novou stránku. Tím bude zajištěno, že každý tisk začne na začátku nové stránky bez ohledu na to, kde byl ukončen tisk předchozí sestavy. |
| Na konci odstránkovat | po ukončení tisku sestavy se provede příkaz přechod na novou stránku. Tím je zajištěno, že každá sestava bude mít i poslední stranu plného formátu. U laserových tiskáren je nutno tento přepínač zapnout, protože jinak zůstane poslední list papíru v tiskárně a tiskárna čeká na další text, aby se papír zaplnil. |
Změna databáze/uživatele
Pokud zpracováváte více databází účetnictví jedním programem, pak pomocí této funkce může změnit pracovní databázi nebo vybrat jiného uživatele, aniž by jste museli ukončit program. Součástí změny databáze je přihlašování uživatele. Pokud tedy chcete za běhu programu změnit přihlášeného uživatele, pak můžete také použít změnu databáze.
Kontrola kontací
Při zpracování účetnictví je důležitá přesnost a návaznost všech zadaných údajů. Pokud dojde k problémům při zápisu nebo čtení z databáze, popř. dojde k poruše paměťového média, je nutno prověřit, zda nedošlo k poškození obsahu databáze. Pomocí této funkce můžete provést kontrolu logické návaznosti kontací a údajů v saldokontu. Tato funkce neodhalí všechny chyby, je však jedním z nástrojů jak udržet kontrolu na integritou dat.
Program nabízí dvě kontroly :
- Kontrola kontací - za každý účetní doklad je provedena kontrola, zda souhlasí celkový součet stran Má Dáti a Dal. Doklady, kde součet nesouhlasí jsou vypsány na obrazovku a informace je uložena také do pomocného souboru KONTROLA.SES. Můžete takto snadno nalézt doklady, které jsou z jakéhokoli důvodu nedoúčtované.
- Kontrola saldokonta - tato kontrola prochází všechny faktury a zjišťuje, zda vybrané hodnoty z hlavičky faktury (celková částka, celkem zaplaceno) souhlasí se zaúčtováním faktury (saldokontové účty). Jsou částečně uvažovány také zálohové platby. Kontrola však může označit jako chybné také faktury, které jsou zaúčtovány v pořádku (závisí na složitosti účtování), nicméně kontrola může pomoci odhalit hodně chyb v zaúčtování faktur.
Generátor sestav
Modul generátor sestav je určen pro zpracování libovolných sestav, které uživatel potřebuje z účetního systému zjistit. Pro vytváření nových sestav je potřebné znát mnoho věcí z oblasti programování, logiky a zpracování relačních databází.
Proto je nutné konzultovat vytváření sestav s programátory a běžní uživatelé by se měli omezit pouze na úpravu výběrové podmínky a na spuštění vytváření sestavy. Přesto je modul Generátor sestav velmi důležitý, protože umožňuje během pár minut vytvořit značně složité sestavy podle momentálních potřeb uživatele.
Základní verze účetnictví nabízí množství předdefinovaných sestav, které většinou zobrazují položkově nebo sumárně určitou skupinu účetních dokladů za aktuální účetní měsíc.
Spuštění vytvoření sestavy :
- Vyberte z nabízeného seznamu skupin sestav skupinu, ve které se nachází vámi požadovaná sestava a stiskněte Enter
- Po zvolení skupiny sestav program nabídne všechny sestavy ze zvolené skupiny. Vyberte si tu, jež vás zajímá. Výběrovou podmínku lze měnit v rámci opravy definice sestavy (klávesa F2) po stisknutí F6 na údaji Výběrová podmínka nebo přímo v textu výrazu pro výběrovou podmínku. Výpočet sestavy se spustí stisknutím Enter na požadované sestavě. Vzhledem k tomu, že program může zpracovávat rozsáhlé databáze, může výpočet trvat dlouhou dobu.
Inicializace nové verze
Tato funkce je připravena k provedení nastavení při instalaci nové verze programu. Podrobný popis ovládání dostanete s novou verzí programu (pokyny k instalaci).
Kontrola neplatičů
Pomocí této funkce můžete snadno provádět kontrolu nad platební politikou odběratelů. Funkce projde všechny odběratele s typem "Solidní" nebo s typem "Přeřazen" a zjistí zda mají nějaké nezaplacené faktury po splatnosti nebo zda suma nezaplacených faktur přesahuje stanovenou hranici. Pokud je některá z těchto podmínek splněna, odběratel je označen jako "Přeřazen" a dočasně ztrácí možnost odběru jinak než v hotovosti, jinak je označen jako "Solidní" a odběr není omezován.
| Typ odběratele | Popis | Možnost platby přev.př. | Autom. přeřazení | |
| 0 | Běžný | Běžný odběratel bez výhod | ne | ne |
| 1 | Neplatič | Nesolidní odběratel | ne | ne |
| 2 | Solidní | Solidní odběratel | ano | ano |
| 3 | Cena2 | Cenové pásmo 2 | ne | ne |
| 4 | Cena3 | Cenové pásmo 3 | ne | ne |
| 5 | Export | Zvláštní přístup | ne | ne |
| 6 | Extra | Zvýhodněný odběratel | ano | ne |
| 7 | Přeřazen | Momentálně blokovaný | ne | ano |
| 8 | Cena4 | Cenové pásmo 4 | ne | ne |
| 9 | Cena5 | Cenové pásmo 5 | ne | ne |
| 10 | Cena6 | Cenové pásmo 6 | ne | ne |
