Číselníky - Účto
Obsah
Účetní osnova
Účetní osnova obsahuje seznam všech syntetických a analytických účtů používaných při účtování. Analytická i syntetická část čísla účtu má tři místa. Jako oddělovací znak je použit symbol tečky "." (např. 311.100). Pokud při zadávání čísla účtu nezadáte analytickou část, pak program většinou automaticky doplní analytickou část na 000. Popis účtu je určen pro přiblížení účtu, zejména při výběrech. Příznaky určují chování účtu při účtování nebo při automaticky prováděných činnostech. Protože program nemá napevno určeno, co který účet znamená a jak se používá, je nutné, aby účetní předtím, než začne účetnictví používat, nastavila vlastnosti (tzn. Příznaky) jednotlivým účtům. Podle těchto vlastností pak bude program určovat, jak se při účtování má k danému účtu chovat.
| Příznak | Popis příznaku | Příklad |
|---|---|---|
| Dodavatel | dodavatelský saldokontový účet | 321 |
| Odběratel | odběratelský saldokontový účet | 311 |
| Pokladna | účet pro zaúčtování pokladny | 211 |
| Banka | účet pro zaúčtování banky | 221 |
| Aktivní | aktivní účet (Aktiva) | 042 |
| Pasivní | pasivní účet (Pasiva) | 322 |
| Výnosy | výnosový účet (Třída 6) | 6xx |
| Náklady | nákladový účet (Třída 5) | 5xx |
| Párovat platby | určuje, zda se mají párovat kontace se saldokontem | 311, 321 |
| Saldokonto | saldokontový účet | 311, 321 |
| Účet DPH | tento účet se používá pro účtování pohybů DPH | 343 |
| Syntetika | označuje syntetický účet (pouze pro popisy synt. účtů) | |
| Třída | označuje účet popisující třídu (pouze pro popisy tříd) | |
| Středisko | při vstupu kontace je vyžadováno číslo střediska | 6xx, 5xx |
Program používá 3 režimy párování:
1. „Párování kontací na fakturu“, čili párování kontace(platba) -> faktura: to se používá u běžných faktur. Při účtování platby (např. účet 311 nebo 321) lze vybrat fakturu a program provede spárování, tj. kontace se přidruží k faktuře a ve faktuře se změní výše platby a nastaví se příznak zaplacení (saldokonta)
2. „Ruční párování kontací“, čili párování kontace - kontace: používá se hlavně u různých zálohových (typicky 314/324) či mzdových účtů apod. Účty musí být označené jako saldokontní. Používá se v případech, kdy se párování plateb nemá projevit v platbě faktur a tyto účty jsou zaúčtovány v libovolných dokladech. Funguje to tak, že po zápisu kontace do libovolného dokladu (faktury, banky, pokladny či DU) se musí v některém seznamu kontací (např. přehledu nespárovaných kontací, účetním deníku, knize analytické evidence apod.) tyto kontace „ručně“ spárovat. Dělá se to tak, že se označí (Ins) všechny kontace, které mají být spárovány a stiskne se Ctrl+P.
3. „Párovat jako zálohu k faktuře“, čili párování kontací (záloha) -> faktura: používá se pokud je třeba u faktur sledovat výši nevyúčtované zálohy (např. 314). Je to obdoba prvního způsobu párování. Hlavní a zásadní rozdíl je v tom, že zaúčtováním a napárováním kontace se faktura nehradí, ale pouze se v ní vyznačí tzv. nevyúčtovaná záloha. Ta vyjadřuje částku, jaká část zálohové platby dané faktury ještě nebyla proúčtována na obou stranách Má Dáti/Dal (čili je ještě nevyrovnaná). Používá se opět obvykle pro účty 314 a 324 (u analytik, které jsou vždy vázány na faktury). Jedna z těchto kontací bývá typicky zapsána přímo v kontacích faktury a druhá v jiném dokladu (ale spárovaná je na to fakturu, aby se vynulovala ta nevyúčtovaná záloha).
Typy dokladů
Každý doklad založený v některé z evidencí programu musí být určitého typu. Každý typ má svoje číslo. Každé z evidencí je přiřazen interval čísel pro doklady, které spravuje. Předtím, než začnete účtovat si musíte vždy vybrat, se kterým konkrétním typem dokladu (např. pokud máte více bankovních účtů, tak musíte vybrat jeden účet ze seznamu bankovních účtů) chcete dále pracovat. Pokud je v dané skupině (faktury přijaté, faktury vydané, banka, pokladna, ostatní doklady) nadefinován pouze jeden typ dokladu, pak program výběr ze seznamu nenabízí a okamžitě použije tento typ dokladu.
Pro každý typ dokladu lze připravit seznam možných automatických předkontačních předpisů a jeden z těchto předpisů určit jako předdefinovaný (u faktur je to možné nastavit v seznamu druhů faktur). Pokud se žádný předpis neurčí, program nebude doklad předkontovávat automaticky, ale pouze na požádání. Seznam automatických předkontačních předpisů lze pro příslušný typ dokladu vyvolat pomocí klávesy F9 v okně, ve kterém lze měnit typ dokladu.
| Rozmezí | Skupina typů dokladů | Příklad |
|---|---|---|
| 0 - 39 | Faktury přijaté | Běžné fak., penalizační fak., směnky |
| 40 - 79 | Faktury vydané | Běžné fak., penalizační fak., směnky |
| 80 - 119 | Pokladna | Hlavní pokladna, příruční pokladna |
| 120 - 159 | Bankovní výpisy | Účet v KB č. XY, účet v IPB č.YZ |
| 160 - 199 | Ostatní doklady | Zaúčt.mezd, vnitropod.dokl.,Ost.doklady |
Faktury
Pokud máte dva běžné účty, pak pro každý z těchto účtů založíte samostatný typ dokladu pro zápis bankovních výpisů. Stejně tak při práci s více pokladnami se tyto odlišují různými typy dokladů.
V evidenci faktur by měly typy dokladů oddělovat zásadně rozdílné doklady, např. doklady ze vzdálených středisek. U faktur se jednotlivé typy dále dělí na druhy, což obvykle dostačuje pro správné a logické rozdělení faktur.
Pokladna
Pokud sledujete více pokladen, pak je vhodné pro každou takovouto pokladnu založit v seznamu typů dokladů jeden záznam s odlišnými čísly typu dokladu (v rozmezí 80-119). Do popisu typu dokladu si pak zapište označení pokladny, tak aby jste byli při výběru schopni jednotlivé pokladny rozeznat.
U typů dokladů pro pokladnu můžete nastavit následující údaje:
| Typ dokladu | číslo typu dokladu, musí být v intervalu 80 až 119 |
| Název | zkrácený popis |
| Popis | informační položky pro snazší práci s evidencí |
| Příjem Kon.př. | kontační předpis pro příjmové pokladní doklady |
| Čís.řada | zkratka číselné řady pro příjmové pokladní doklady (musí mít návaznost na číselník číselných řad) |
| Výdej Kon.př. | kontační předpis pro výdajové pokladní doklady |
| Čís.řada | zkratka číselné řady pro výdajové pokladní doklady (musí mít návaznost na číselník číselných řad) |
| Účet-platba | účet z účetní osnovy použitý pro platbu |
| Typ.dokl.-platba | typ dokladu pokud používáte automatické zaúčtování pokladních účtů při účtování |
Příznaky:
| Automatické číslování | zapíná nebo vypíná režim automatického číslování |
| Kopírovat pozn.do kontací | pokud je přepínač zapnut, pak je poznámka z dokladu zkopírována do popisu přidané kontace |
| Obsahuje DPH | určuje, zda doklady tohoto typu mohou obsahovat zaúčtovanou DPH a musí být proto zahrnuty do výpočtu přiznání DPH |
| Automatická platba | nedoporučujeme používat |
Banka
Pokud máte více bankovních účtů (popř. úvěrů), pak je vhodné pro každý založit v seznamu typů dokladů jeden záznam s odlišnými čísly typu dokladu (v rozmezí 120-159). Do popisu typu dokladu si pak zapište označení banky a číslo účtu, tak aby jste byli při výběru schopni jednotlivé bankovní účty rozeznat. Pokud do popisu napíšete pouze číslo účtu, pak tento popis lze použít při tisku hromadných příkazů k úhradě (musí se upravit definice formuláře HPÚ v definičním souboru pro tisk). Nastavení automatizovaného styku s bankou přes diskety nebo modem se neprovádí pomocí tohoto menu.
U typů dokladů pro evidenci bankovních výpisů můžete nastavit následující údaje:
| Typ dokladu | číslo typu dokladu, musí být v intervalu 120 až 159 |
| Název | zkrácený popis |
| Popis | informační položky pro snazší práci s evidencí, do Popisu se nejčastěji zapisuje číslo účtu s kódem banky |
| Kont.předpis | obvykle se nepoužívá |
| Číselná řada | zkratka číselné řady (musí mít návaznost na číselník číselných řad) |
| Účet-platba | analytický účet použitý pro tento bankovní účet |
| Typ dokl.-platba | typ dokladu pokud používáte automatické zaúčtování bankovních účtů při účtování |
Příznaky - viz. Pokladna
Ostatní doklady
U typů dokladů pro evidenci ostatních dokladů můžete nastavit následující údaje:
| Typ dokladu | číslo typu dokladu, musí být v intervalu 160 až 199 |
| Název | zkrácený popis |
| Popis | informační položky pro snazší práci s evidencí |
| Kont.předpis | |
| Číselná řada | zkratka číselné řady (musí mít návaznost na číselník číselných řad) |
| Účet-platba | |
| Typ dokl.-platba |
Příznaky - viz. Pokladna
Druhy přijatých a vydaných faktur
Typy dokladů přijatých a vydaných faktur se dále mohou členit na druhy přijatých faktur a druhy vydaných faktur. Každý z druhů může být určen pro evidování určitého pohybu. Např. u přijatých faktur to mohou být platba za elektřinu, plyn, zboží, nakoupené služby; u vydaných faktur to mohou být faktury za zboží, faktury za poskytované služby, vystavené penalizační faktury apod.). Každý druh může mít jiný způsob číslování a jiné nastavení automatických předkontací.
| Druh faktury | číslo druhu faktury (od 0 do 255) |
| Název | zkrácený popis |
| Popis | podrobný popis |
| Číselná řada | zkratka číselné řady z číselníku číselných řad |
| Středisko | předvolené středisko pro fakturu |
| Zakázka | předvolené číslo zakázky pro fakturu |
| Kont.předpis | položka se seznamu automatických předkontačních předpisů |
| Konst.symbol | předvolené číslo konstantního symbolu |
| Autom.číslov. | zapíná nebo vypíná režim automatického číslování |
Údaje "Číselná řada", "Středisko" a "Kont. předpis" lze pomocí klávesy F5 zvolit z příslušného číselníku.
Pro faktury přenášené (importované) ze skladového programu (nebo z jiných programů) doporučujeme založit zvláštní druh faktury (vydané nebo přijaté). Podobně může být vhodné založit zvláštní druh faktury pro penalizační faktury.
| Poznámka |
| Při prohlížení faktur nejsou faktury řazeny dle druhu faktury (při běžném prohlížení jsou faktury řazeny v rámci zvoleného typu dokladu dle roku a čísla faktury), nicméně druh dokladu může pomoci při dohledávání faktur a při kontrole zaúčtování. |
Automatické předkontační předpisy
Pomocí klávesy F9 v okně pro změnu typu dokladu v číselníku typů dokladů lze vyvolat pro zvolený typ dokladu seznam předdefinovaných kontačních předpisů. Do tohoto seznamu můžete doplnit způsob účtování pro vaše další druhy dokladů.
V seznamu kontačních předpisů pro daný typ dokladu vyberte záznam, který chcete měnit (popř. najeďte za konec seznamu, pokud chcete založit nový předkontační předpis) a stiskněte Enter. Objeví se okno, ve kterém můžete měnit hlavičku kontačního předpisu (tzn. identifikační označení předpisu a krátký popis kontačního předpisu). Pokud se přesunete na údaj [Položky] a stisknete Enter, pak můžete určit, jak se bude provádět automatické zaúčtování dokladu, pokud bude pro zaúčtování vybrán tento automatický předkontační předpis. Po ukončení práce se seznamem položek kontačního předpisu nezapomeňte uložit hlavičku kontačního předpisu pomocí klávesy F2.
Položky kontačního předpisu jsou tvořeny seznamem záznamů. Při automatickém rozúčtování dokladu, který bude používat takto nadefinované položky předkontačního předpisu se pro každou položku vytvoří jedna kontace, pro jejíž založení se použijí informace z této položky.
Jedna položka předkontačního předpisu může obsahovat tyto údaje :
| Účet | účet z účetní osnovy (musí být vyplněno) |
| Středisko | použité středisko; bude vždy při účtování stejné |
| Zakázka | použitá zakázka |
| Co do MD | šipkami vlevo a vpravo vyberte druh údaje, který se má naplnit do kontace na stranu Má Dáti |
| Co do D | šipkami vlevo a vpravo vyberte druh údaje, který se má naplnit do kontace na stranu Dal |
Údaje Co do MD a Co do D mohou nabývat následujících hodnot (při účtování se používají hodnoty z hlavičky účtovaného dokladu):
| Nic | na příslušnou stranu se zapíše nula; pokud obě strany obsahují hodnotu Nic, pak se při rozúčtování v seznamu kontací objeví řádek, který má obě strany nulové a obsluha musí ručně doplnit alespoň jednu stranu (řádky kontací s nulovými stranami Má Dáti i Dal jsou na konci účtování vymazány) | |||||||
| Celkem za doklad | na příslušnou stranu se zaúčtuje celková částka dokladu (fakturovaná částka u faktur nebo placená částka u pokladny) | |||||||
| Celkem základ | na příslušnou stranu se zaúčtuje celkový základ DPH dle tabulky DPH uvedené v dokladu (faktury, pokladna, ost.doklady) | |||||||
| Celkem DPH | zaúčtuje se celková částka DPH dle tabulky DPH uvedené v dokladu (faktury, pokladna, ost.doklady)
| |||||||
| Banka celkem MD | hodnoty z hlavičky bankovního výpisu (doporučujeme raději používat automatizovaný styk s bankou pomocí diskety nebo modemu než toto automatické předúčtování) | |||||||
| Banka celkem D |
Střediska
Pokud je při některém vstupu požadováno číslo střediska, pak máte možnost po stisku určité klávesy (nejčastěji F5) vyvolat prohlížení seznamu středisek a z nich vybrat to požadované. Po vybrání potvrzením klávesou Enter je číslo střediska přeneseno do vstupu, ze kterého jste prohlížení seznamu vyvolali.
| Číslo střediska | jednoznačné označení |
| Popis (název) střediska | text přibližující středisko při prohlížení seznamu |
Číselné řady
Typy dokladů a druhy faktur umožňují zapnout režim automatického číslování. Potom je použita položka "Číselná řada" pro určení přiřazené číselné řady. Jednu číselnou řadu může využívat i více typů dokladů nebo druhů faktur.
| Skupina číslování | tříznakový jednoznačný identifikátor číselné řady, na tento identifikátor se odkazují faktury (nastavuje se v seznamu druhů přijatých nebo vydaných faktur), příjmové a výdajové pokladní doklady, bankovní výpisy a ostatní doklady (nastavuje se v číselníku typů dokladů), více druhů dokladů může mít společnou jednu číselnou řadu tím, že v nastavení tohoto druhu dokladu se použije stejný identifikátor ze seznamu číselných řad |
| První číslo v novém roce | po přechodu do nového roku může být číslování automaticky nastaveno na tuto zadanou počáteční hodnotu, první založený doklad bude mít číslo o jedna vyšší |
| Poslední použité číslo | číslo posledního založeného dokladu, následující doklad přidaný do evidence bude mít číslo o jedna vyšší |
Úrovně daně
Zadejte úrovně DPH, které existují. Nezapomeňte na sazbu 0%, která se při některých operacích používá. Pokud dojde ke změně sazby DPH, pak jednoduše u příslušné úrovně opravte sazbu.
Počet úrovní daně můžete změnit v nabídce Další služby/Init.hodnoty v položce Aktivní úrovně DPH. Tato položka obsahuje číslo o jedna nižší, než je požadovaný počet úrovní (nezapočítává se nulová sazba).
