Sloučené doklady

Při vytváření kumulovaných faktur za více dodávek je vhodné použít tento postup (podobně to funguje u příjemek):

• Vytvořit standardní dodací listy (jeden pro každou dodávku).
• Na konci období (např. dekádně nebo měsíčně) vyhledat všechny doklady pro zvolenou firmu (buď v přehledu všech dokladů nebo v přehledu dokladů za jednu firmu) a doklady označit pomocí Ins. Následně vyvolat pomocí Alt+F6 funkci Sloučení ozn. dokladů do jednoho. Vyberte správný druh faktury, na kterou se má provést vyfakturování všech dodávek a vše potvrďte pomocí F2.

Všechny doklady se sloučí do jednoho dokladu a dále budou vystupovat jako jeden doklad (faktura) - pouze v operacích je provedeno rozdělení na jednotlivé dodávky (číslo a datum dodávky). Pokud se fakturace má provést na jiného zákazníka (např. centrálu firmy), tak je možné ještě otevřít doklad a pomocí F4 změnit odběratele.

Verze programu od 4/2009 má sledování poněkud rozšířené. V rámci slučování dokladů se "archivují" původní hlavičky dodacích listů (dosud se hlavičky mazaly a zůstala po nich pouze textová poznámka ve sloučeném dokladu). Informace z těchto skrytých hlaviček DL lze pak využít v tisku sloučené faktury (popř. i v exportech - např. do EDI formátu).

Technická poznámka - kódy menu DOD_DHRFA

Pomocí proměnné TypDokSl+,x nebo TypDokSl-,x lze nastavit omezení slučování pro typ dokladu x. V hodnotě proměnné se uvede seznam povolených typů oddělených znakem /, do kterých může být typ dokladu x sloučen.

Pomocí proměnných DokSl+,0 nebo DokSl-,0 (pro příjmové nebo dodací doklady) lze nastavit, zda je možné sloučit doklady, které nesplňují vybrané kontroly. Jako hodnota se zadává součet bitových hodnot: Hodnota    Popis +1             některý doklad je zařazen do rozvozu +2             doklady mají různá odběrná místa +4             doklady mají různá fakturační místa +8             doklady mají různou formu úhrady +16           doklady spadají do různého období +32           doklady mají rozdílnou splatnost Výchozí hodnota je 0, což umožňuje uživatelům pokračovat ve slučování dokladů, přestože některá z kontrolních podmínek není splněna (s výjimkou uživatelů s nižším přístupovým právem než 9, kterým není slučování v tomto případě povoleno)

Pomocí proměnné DokSl-,2 (dodací doklady) a DokSl+,2 (příjmové) lze při slučování dokladů nastavit datum DUZP dle aktuálního data pro vychystávací doklady..Jsou zde 3 možnosti nastavení: 0 DUZP se nastavuje dle prvního dokladu. Pokud má některá dodávka pozdější datum, tak se nastaví jako DUZP výsledného dokladu toto datum dodávky 1 při slučování dokladů bude datum zdanitelného plnění sloučeného dokladu nastaveno na aktuální datum. Pokud bude mít některý ze slučovaných dokladů novější datum, tak se použije novější datum. 2 vždy se použije dnešní datum Ve výchozím stavu je hodnota proměnné DokSl-,2 nastavena dle hodnoty DokSl-,1. Tato proměnná se použije pro běžné doklady (pokud není nastavena proměnná DokSl-,2, tak se použije i pro vychystávací doklady). Pokud není ani jedna proměnná nastavena, tak je pro vychystávací doklady použita hodnota 1 a pro běžné doklady se použije hodnota 0.

Postup má jedinou větší nevýhodu a to je že k původní hlavičky dokladů "mizí" a tím pádem se ztrácí některé původní vazby. Například v rozvozech nyní po sloučení zůstane odkaz na "neexistující" dodací list (to ale při normální práci moc nevadí, protože doklad už je v době slučování zpracovaný a v rozvozech se k němu už obvykle nevracíte.

Pokud jsou k dokladu navázány připojené dokumenty (nebo jiné záznamy v rámci ADRINFO), tak se tyto záznamy převedou do sloučeného dokladu (vhodné v případě, že k dodacím listům jsou připojené naskenované kopie dokladů, které se po sloučení převedou k výsledné faktuře).

Pokud byly slučované doklady před sloučením filtrovány pomocí F10, tak program ještě na konci slučování nastaví na sloučený doklad (dosud se zavřelo okno s doklady). Je tak nyní možné snadno změnit hlavičku dokladu či doklad např. kvůli správnému zaokrouhlení přeevidovat.

Pokud je v systému definovaný soubor SKLADDKS.BTR (struktura i indexy DOKLADSL) a soubor je v dané databázi vytvořen, pak se do tohoto souboru při slučování dokladů přenese informace o slučovaných dokladech, kterou bude možné prohlížet a používat pro tisk sloučených faktur (s informacemi k dodávce z dod.listu) nebo pro export dat (např. faktury do EDI)

V případě, že doklady mají určené nadřízené IČO v záznamu adresy, tak se v rámci kontrol ověřuje shodnost tohoto údaje ve všech dokladech. Pokud je nadřízené IČO dostupné u prvního dokladu, tak se převezme adresa dle nadřízeného IČO do sloučeného dokladu.

Pokud jsou při slučování více dokladů do jednoho slučovány doklady, které mají různé IČO, pak se v dialogu pro nastavení slučování objeví nová volba pro určení třídění dodávek v rámci sloučeného dokladu. Buď se dodávky (tj. operace sloučeného dokladu) třídí jen dle datumu dodávky (jako dosud) nebo jsou doklady nejdříve setříděny dle IČO a pak teprve dle datumu dodávky.
Sloučené doklady dostávají nový příznak umožňující snadno zjistit, že doklad vznikl sloučením (Priznaky2 .. 64) a že při slučování dokladů bylo zapnuto očíslování dodávek (Priznaky2 .. 128).
Při tisku sloučených dokladů označených výše uvedeným příznakem sloučení se jako výchozí nabízí tisk celého dokladu (narozdíl od tisku jedné vybrané dodávky).

Úprava kontroly při slučování dokladů: nevychystané doklady, které mají nevyskladněné stavy expedice, se nedají sloučit (platí pro typy dokladů, u kterých je sledován stav vyskladnění)

Úprava slučování dokladů: pokud jsou k dokladu navázány připojené dokumenty (nebo jiné záznamy v rámci ADRINFO), tak se tyto záznamy převedou do sloučeného dokladu (vhodné v případě, že k dodacím listům jsou připojené naskenované kopie dokladů, které se po sloučení převedou k výsledné faktuře).

Při slučování dokladů (typicky dodacích listů), které vznikly sloučením nevychystaných dokladů, program nepřebírá informace o původních nevychystaných dokladech a ve výsledném sloučeném dokladu (např. faktuře) jsou pak v nadpisech dodávek vidět jen informace z DL

Při slučování dokladů program kontroluje, zda sloučení dokladu neovlivní hlášení prodeje koncesovaného zboží (lihovin) na celní správu. Při použití DKS souboru s hlavičkami slučovaných dokladů program povoluje sloučení dodacích listů, které již byly hlášeny, protože s tímto způsobem zpracování výpočet hlášení počítá (každá dodávka ve slučovaném dokladu se započítává do toho období, jaké bylo DUZP ve slučované dodávce). Faktury ale v těchto případech nelze slučovat opakovaně (např. s jinými fakturami), protože by se ztratila vazba na původní dodací listy. Pokud dodací listy nebyly hlášeny (stačí jeden ze slučovaných dokladů), pak je kontrolováno, zda DUZP v dokladu nespadá do období, které již bylo hlášeno a pokud ano, tak se nastaví DUZP sloučeného dokladu na následující den po dni hlášení.

Při sloučení více dokladů do jednoho (např. při fakturaci DL) se při závěrečném přeevidování sloučeného dokladu automaticky přepočítává sleva, pokud má sloučený typ dokladu nastavený typ slevy Slevy dle sazeb DPH celkem.