Zpracování inventur: Porovnání verzí
| Řádek 119: | Řádek 119: | ||
---- | ---- | ||
| − | ===Synchronizace pozic a | + | ===Synchronizace pozic a záruk=== |
Verze z 14. 10. 2010, 10:52
Menu: Služby/Inventura
Program podporuje zpracování inventur a to jak kompletní inventury, tak i inventury jen části sortimentu. Při zpracování inventur pomocí počítače je však nutné se držet následujícího schématu:
- Vytvoření inventárního seznamu (s následným tiskem prázdných inventárních soupisek).
- Zadání stavu zásob do počítače.
- Vytvoření sestavy rozdílů (manka a přebytky) a případné vyhodnocení záměn zboží.
- Narovnání stavu v počítači na fyzický stav (přebytky do příjmových inventárních dokladů, manka do výdajových dokladů
Existuje několik způsobů, jak zadat do počítače skutečně nalezené zásoby. Ve většině případů lze jednotlivé způsoby kombinovat.
- ruční zadání zásob přímo do inventárního seznamu
- ruční zadání zásob s rozepsáním nalezeného zboží do sekcí (k jednomu zboží může existovat více zápisů o zásobách nalezených v různých lokalitách)
- „prodání“ veškerého zboží přes prodej na pokladně nebo přes maloobchodní prodej a následné načtení veškerého takto prodaného zboží do inventárního seznamu
- nastavení režimu inventura v prodeji na pokladně následované „prodáním“ veškerého zboží přes prodej na pokladně nebo přes maloobchodní prodej (místo účtenek se tisknou inventární doklady) a následné načtení veškerého takto prodaného zboží do inventárního seznamu
- načtení inventárních dokladů ze specializovaného zařízení na zpracování čárových kódů (např. PDT)
- načtení inventárních dokladů z přenosného počítače PSION
Obsah
- 1 Vytvoření inventárního souboru
- 2 Zadávání stavu zásob
- 3 Vstup inventury - PDA
- 4 Načtení skladových zásob z pokladen
- 5 Import inventury - terminál
- 6 Import inventury – AG8000/PDT/PSIONy
- 7 Přepočítání inv. zásob
- 8 Sestava rozdílů
- 9 Operace pro vyrovnání / Vyrovnání rozdílů
- 10 Synchronizace pozic a záruk
Vytvoření inventárního souboru
Před zahájením zpracování inventur je třeba založit soubor pro zadávání skutečných zásob zboží. K tomu je určena tato služba. Soubor je založen v datovém adresáři. Všechny případné předchozí zápisy související s předchozí inventurou budou zapomenuty. Do inventárního souboru jsou zkopírovány karty a zásoby aktuální v okamžiku vytváření souboru.
| Technická poznámka |
| Pokud je vytvořen soubor SKLADXNV.btr, je možno v rámci inventury sledovat umístění zboží (pozice) a počet kusů na jednotlivých pozicích. |
Zadávání stavu zásob
Inventuru lze provádět dvěma způsoby:
Jednoduchý způsob zadávání inventury
Po provedení fyzické kontroly stavu zásob musíte zjištěné hodnoty zadat do počítače. Nejsnadnější je při zadávání postupovat od prvního k poslednímu druhu zboží. Hledání karet je možno vyvolat stiskem klávesy F9. V přístupových právech lze ovlivnit, zda má být viditelná původní zásoba na kartě. Při tisku Inventurní listiny je to možno ovlivnit v definici sestavy. Klávesou F7 lze vyvolat tisk Inventurní listiny. Tisknout můžete všechny karty, karty se zásobou (zásoba není nulová) anebo karty s pohybem (u karty je alespoň jedna operace). Pomocí klávesy F10 nebo Shift + F9 lze omezit inventární seznam. Pomocí klávesy Ctrl+G nebo přečtením čárového kódu čtečkou čárového kódu se vyhledá zboží dle EAN.
Klávesou F6 lze aktualizovat teoretické (počítačové) zásoby, které byly zapamatovány v době zahájení inventury (zásoba se mohla změnit např na základě dodatečně zapsaných dokladů). Vyvoláním této funkce se nemění skutečně zadané stavy zboží.
Částečná inventura
| Technická poznámka |
| V tomto případě zpracování inventury nesmí existovat soubor SKLADXNV.BTR. |
| Ve struktuře souboru SKLADINV.BTR lze definovat sloupce ROZDIL, XNVPOPISY. |
Inventura se sledováním skladových pozic - umístění zboží ve skladu
Tento způsob inventury použijeme, jestliže sledujeme umístění zboží na skladových pozicích (sekcích). V tomto případě existuje k jedné inventurní položce několik záznamů o množství a skladové pozici, na níž se zboží nachází. Do karty není možné zadávat nulové hodnoty. Změny je potřeba zadávat pomocí kladného a záporného počtu kusů včetně zadání skladových pozic.
| Technická poznámka |
| V tomto případě zpracování inventury musí existovat soubor SKLADXNV.BTR. |
Inventurní listina
Po vytištění této sestavy můžete použít jednotlivé listy pro zapisování zjištěného skutečného stavu zásob. Z těchto listů lze potom stavy zásob přepsat do počítače bez rizika, že by jste některé zboží vynechali.
Na listině se tiskne kód zboží, název, jednotka a je zde vyhrazen prostor pro zápis zásoby zboží. Pokud již skutečná zásoba byla zadána, pak je také vytisknuta.
Vstup inventury - PDA
Načtení skladových zásob z pokladen
Tuto volbu použijte v případě, že používáte prodej na pokladně a inventuru chcete provést tak, že veškeré zboží „prodáte“ pomocí standardních funkcí pro prodej na pokladně. Vyvoláním této funkce (namísto běžné uzávěrky prodeje na pokladně) se veškerý „prodaný“ stav zboží načte do inventurního souboru a chápe se jako skutečně nalezené zboží. Funkci je možné volat opakovaně.
Další zpracování je shodné, jako by byly stavy zásob zadány ručně.
Po dokončení inventury (po provedení vyrovnání rozdílů) je nutné vyvolat běžnou denní uzávěrku prodeje na pokladně, která „udělá pořádek“ v pokladních dokladech a zásobách.
| Technická poznámka |
| Pokud je založen soubor SKLADXNV.BTR (způsob inventury se sledováním skladových pozic), v hlavičce inventurního dokladu je uvedeno, která pokladní zpracovávala daný inventurní doklad. |
Import inventury - terminál
Import inventury – AG8000/PDT/PSIONy
Pokud inventuru zpracováváte pomocí přenosných zařízení, které umožňují evidenci nalezeného zboží, pak je možné provést načtení nalezeného zboží z tohoto přenosného zařízení.
Další zpracování je shodné, jako by byly stavy zásob zadány ručně.
| Technická poznámka | |
| Kód menu | Popis |
| 11,9 | Import inventurních stavů z PSIONu |
| 11,10 | Import inventurních stavů z přenosových zařízení PDT(čárové kódy -> zásoby) |
Přepočítání inv. zásob
Sestava rozdílů
Po zadání skutečných stavů zásob je třeba provést vyhodnocení přebytků a mank. V sestavě rozdílů zjistíte pro každý rozdíl výši rozdílu v měrných jednotkách (pro kontrolu záměn) a také finanční zhodnocení přebytku nebo manka (rozdíly jsou vyhodnocovány v nákupních cenách dle volných nákupních operací).
Zásobu pro porovnání je možné vzít ze souboru zásob (v době inventury pak ale nesmí být prováděny s daty žádné změny, jinak by byly spočítány chybné rozdíly) nebo z inventárního souboru (operace pro vyrovnání je možné doplnit i v průběhu další práce). Nezadané skutečné zásoby je při vyhodnocování možno nahradit nulovou zásobou, vynechat (bude pak zobrazena zpráva o tom, že nebyla zadána skutečná zásoba) nebo vynechat a nevypisovat na sestavě rozdílů.
| Technická poznámka |
| Pokud je v definičním souboru v sekci [Inventurní rozdíly], definován mezisoučet .M2, pak jsou tištěny mezisoučty podle prvních dvou znaků čísla skladové karty. |
Operace pro vyrovnání / Vyrovnání rozdílů
Před začátkem výpočtu jste dotázáni na stejné věci, jako při sestavě rozdílů. Po vyhodnocení inventury je třeba dorovnat zásoby v počítači na skutečné hodnoty. Pro urychlení program přidá do přenosového souboru doklady s operacemi, které potom již stačí při zakládání inventárních dokladů pro dorovnání zkopírovat, podobně jako se provádí kopírování dokladů (viz. Příjmové nebo dodací doklady/Vstup nového dokladu/Další služby/Kopírování dokladu). Operace jsou rozděleny tak, aby na jednom dokladu nebylo velké množství operací. Doklady mají již základní údaje nastaveny, avšak obsluha je může libovolně měnit. U výdajových inventárních dokladů (manka) může být jedno zboží rozděleno do několika operací (řídí se to jednotlivými nákupními operacemi). Pokud se vám při výpočtu zobrazí zpráva 'Manko: není dostatečná zásoba pro vyrovnání inventury (Rozdíl:x)', pak bylo pomocí počítače prodáno více kusů, než bylo fyzicky nalezeno při inventuře (buď byl chybně spočítán stav zboží při inventuře nebo byl ošizen některý zákazník).
