Převody dat do účetnictví

Menu : Služby/Převody dat

Program rozlišuje dva základní typy převodu do účetnictví. Jejich uplatnění závisí na tom, jakým způsobem využíváte systém Sklad6. Pokud ve skladovém programu sledujete pouze údaje týkající se zboží, výrobků nebo obalů s obdobnou účetní charakteristikou (tzn. každý typ karty se v závislosti na DPH a typu dokladu účtuje pouze jednoduchým vždy stejným účetním předpisem), pak je vhodné použít základní převod do účetnictví. Pokud vaše skladové karty mohou být účtovány obecně na libovolný účet nebo sledujete ve skladu i více korunových skladových karet (tzv. účtů) s různým způsobem účtování, pak je nutné použít druhý způsob přenosu dat do účetnictví.

V obou výše zmíněných případech má převod dat do účetnictví dvě fáze. V první připravíme data ze skladového systému do přenosových souborů, které obsahují hlavičky přenášených dokladů a kontace dokladu (rozúčtování). V druhé fázi v programu účetnictví (menu Další služby/Import dat) nahrajeme data z přenosových souborů a při této příležitosti se provede automatické zaúčtování připravených dat do vydaných nebo přijatých faktur nebo do pokladních dokladů.
Při převodu dat do účetnictví se převádí následující údaje:

• Hlavičky přijatých nebo dodacích dokladů, u kterých je v popisu typu dokladu zapnut přepínač "Převádět do účetnictví"
• Kontace dokladů - kontace jsou v prvním způsobu přenosu vytvářeny automaticky při převodu do účetnictví dle nastavení typů dokladů a souboru druhů pohybů do účetnictví (SKLADDRP.BTR) a v druhém případě automaticky nebo ručně dle nastavení v kartách a typech dokladů již při evidování dokladu.
  

Je možné upravit program, aby poskytoval data i pro jiné účetní systémy.

Základní způsob převodu dat do účetnictví

Při spuštění převodu do účetnictví je nutné zvolit období, ze kterého se mají doklady (buď příjmové nebo dodací) dle datumu odeslání vybírat. Počáteční i koncové datum období musí být z jednoho měsíce. Je také možné omezit vybírané doklady dle čísla dokladu.
Volbu "ruční převod" zapněte pouze v případě, že chcete provést opakovaný převod údajů. V tom případě program při výběru dokladu nebere ohled na to, zda již byl doklad někdy převáděn do účetnictví - čili má-li nastaven příznak "Převeden do účetnictví".
Při převodu dat jsou u každého dokladu přepočítány některé důležité údaje (DPH, celková částka,...) a případné nesrovnalosti jsou hlášeny obsluze programu. Nesrovnalosti mohou vzniknout např. při změně sazby DPH ve skladové kartě. Při zapnutém přepínači "Automatická oprava chyb" jsou hlášeny pouze chyby, se kterými si program nedokáže sám poradit.
Při převodu vydaných a přijatých dokladů do účetnictví můžeme pomocí přepínače Jména firem nastavit do popisu faktur a kontací nastavit, aby se v převedených fakturách a kontacích neobjevoval text "Import ze Sklad6", ale jméno odběratele nebo dodavatele.

Aby byl každý doklad v pořádku zaúčtován v účetnictví je nutné před započetím převádění nastavit způsob přenosu.

• V menu Další služby/Nastavení programu/Typy dokladů pro každý typ, který má být převáděn :
  1. Zapněte přepínač "Převádět do účta"
  2. Nastavte údaj "Typ v účetnictví" dle nastavení vašeho účetního programu (obvykle 1 pro přijaté faktury, 41 pro vydané faktury, 121 pro pokladní doklady). Číslo typu se uplatní pouze v případě, že v importním souboru v účtu máte nastaven údaj "Typ dokladu" na nulu.
  3. Nastavte údaj "Druh účtování". Toto číslo určuje, který z účetních předpisů se použije. Účetní předpisy jsou popsány v souboru SKLADDRP.BTR.

• V menu Další služby/Nastavení programu/Systémové menu/Správce souborů vyberte soubor SKLADDRP.BTR a stiskněte F2 :
  

Pro každý druh příjmu (příjmový/dodací), druh účtování (položka Typ dokladu), druh pohybu (Celkem za doklad, základ DPH, DPH, spotřební daň), sazbu DPH (0%, 10%, 15%, 21%) a typ karty (účet, zboží, výrobek, vratný nebo nevratný obal) je možné nastavit jaký účet z účetní osnovy se použije a na jakou stranu se zaúčtuje (Má dáti/Dal). Je vhodné ke každému řádku doplnit též krátký popis. Pokud váš způsob účtování není závislý na procentu DPH nebo na typu karty, pak do těchto položek zadejte hodnotu "Celkem", která způsobí sečtení čísel za všechny sazby DPH nebo za typy karty.

Upozornění

Skladový systém nekontroluje existenci zadaného účtu v účetní osnově. To je kontrolováno až při importu dat v účetnictví.

Ve verzi od 21.4.2011 se do účetnictví přenáší informace o datumu přijetí z hlavičky dokladu. Přenos tohoto údaje lze vypnout pomocí proměnné SK_UC_FA,1 s hodnotou 0 - v tomto případě zůstane datum přijetí v účetnictví nevyplněno a výpočet přiznání DPH se řídí datum UZP nebo účetním měsícem.

Nejjednodušší způsob účtování může vypadat např. takto:

Příjem	Typ	Popis	Druh pohybu	%DPH	Typ karty	Účet	Strana
vydaný	41	Celkem za fak	Celkem za Fa	Celk	Celk	311.000	Má Dáti
vydaný	41	Základ DPH	Základ	Celk	Celk	604.000	Dal
vydaný	41	DPH	DPH	Celk	Celk	343.000	Dal

Poznámka

Při převodu do účta při účtování skladových karet (účtů) s nastaveným příznakem [x] Nepočítat do zisku a obratu (používá se obvykle pro účtování zálohových plateb) a s nastaveným účtem pro účtování základu DPH na určený účet (např.324.100) program zaúčtuje na celkovou pohledávku částku bez zálohové platby a automaticky na druhou stranu (MáDáti x Dal) částku zálohové platby (vč.hodnoty případného DPH)

Ve skladové kartě lze pro karty typu účet definovat v kolonce "Účet-základ DPH" nejenom samotný účet, na který se má provést zaúčtování (např. 604.100), ale také lze určit stranu a změnit znaménko. To se určuje znaky, které jsou zapsány přímo za účtem (např. 604.100X-) Znak Popis X nebo X+ změní stranu MD x D, na kterou bude účtování provedeno X- změní stranu i znaménko účtované částky M nebo M+ účtování se provede na stranu Má Dáti M- účtování se provede na stranu Má Dáti a změní znaménko částky D nebo D+ účtování se provede na stranu Dal D- účtování se provede na stranu Dal a změní znaménko částky Do účetnictví se přenáší informace o pořadovém čísle bankovního účtu, který byl uveden na faktuře. Předpokladem je, že v účtu jsou definovány stejné bankovní účty pod stejnými pořadovými čísly.

---

Při převodu faktur do účetnictví je možné ovlivnit obsah hlavičky faktury přenášené do účta. V číselníku 177 pro definici výchozích hodnot lze definovat záznamy s klíčem "FAKTURA" a hodnotou ve formátu "Položka=výraz", např. VariabSymb=if(val(Objednavka)>0,Trim(Objednavka),VariabSymb)

Druhý způsob převodu dat do účetnictví pro složitější účtování

Lze převádět doklady přijaté i vydané. Uživatel s právem převádět doklady podle čísel má pak možnost zvolit běžný způsob převodu, nebo zadat rozmezí čísel dokladů pro převod. Umístění převodních souborů lze ovlivnit v konfiguraci změnou přenosového adresáře. V zásadě jsou převáděny doklady nestornované, s účetním měsícem a rokem odeslání stejným jako v datumu uzamčení a s nastaveným příznakem typu dokladu pro převod do účetnictví. Při běžném způsobu převodu jsou převáděny doklady uzavřené a doposud nepřevedené. Při převodu podle čísel jsou převáděny doklady s číslem dokladu v zadaném rozmezí. Běžné chyby popisuje program sám. Úspěšné ukončení převodu program oznámí a nabídne kopírování převodních souborů do archivačního adresáře (viz. Konfigurace). V sestavě "Převod dokladů" jsou zapsány všechny převáděné doklady a v případě chyby i stručný popis. Po úspěšném provedení převodu jsou všechny doklady označeny jako převedené.
Pro nastavení tohoto způsobu kontování a převodu do účetnictví musí být zapnut přepínač "Používat kontace" v inicializačních hodnotách. Dále musí být pro každý převáděný typ dokladu vyplněny údaje v nabídce [Kontace]. Skladové karty s odlišným způsobem účtování musí mít pro odlišné účetní případy nastaveny účty a strany ve skladové kartě. Program při evidování dokladu vytvoří automaticky seznam kontací, který je možné ručně upravit.

Technická poznámka -Převod dat do účetnictví ve formátu CSV
kód menu 6,22	dodací doklady
kód menu 6,23	příjmové doklady

Technická poznámka -Převod dat do účetnictví K.A.P.

Umístění a jména přenosových souborů do účetnictví lze definovat proměnnou v ini hodnotách SK_UC_PRV+/-, pr2=0 pro hlavičky, pr2=1 pro kontace, hodnota obsahuje jméno a cestu k souboru.

Přímý přenos bez přenosových souborů - v programu Sklad6 musí být v seznamu souborů správně nadefinovány soubory UCTOFAK.BTR, UCTOKON.BTR, UCTOOBR.BTR.

Při převodu zahraničních faktur ze Sklad6 do Účta se automaticky počítá DPH ( pokud nebylo určeno v dokladu) pro účely reverse charge.

Při převodu faktur do účetnictví je možné ovlivnit obsah hlavičky faktury přenášené do účta. V číselníku 177 pro definici výchozích hodnot lze definovat záznamy s klíčem "FAKTURA" a hodnotou ve formátu "Položka=výraz", např. VariabSymb=if(val(Objednavka)>0,Trim(Objednavka),VariabSymb)

Pomocí proměnné SK_UC_FA+,8 resp. SK_UC_FA-,8 lze nastavit typ období, který je přednastavený pro převod příjmových nebo dodacích faktur do účetnictví. 0, 1: dnešní den 2 : min.měsíc 3 : celý rok 4 : včera

Úprava přenosu informací o zaplacených dokladech mezi účetnictví a skladovým programem. Přepínač Vynechat doklady zaplacené ve skladové pokladní knize byl změněn na Kontrolovat nové pokl.doklady ve skladové pokladní knize. Do přenosového souboru PLATBY.EXP je nově exportován také datum poslední platby v pokladní knize z evidence účetnictví. Pokud program při importu plateb zjistí, že ve skladové pokladně existují pokladní doklady s pozdějším datem, které uhrazuj daný doklad, pak celkovou platbu dokladu přijatou z účetnictví navýší o tyto platby. Pokud je již doklad v účetní evidenci kompletně uhrazen, tak se toto navýšení neprovádí.

Optimalizace převodů do účetnictví. Jsou využívány hromadné operace pro vkládání, byl vylepšen filtr pro vyhledání dokladů k převodu, číselník druhů pohybů pro převod do účetnictví se načítá jen jednou. Pomocí proměnné SK_UC_FA-,11 (resp. SK_UC_FA+,11 pro přijaté faktury) je možné nastavit po kolika dokladech má program provádět transakční zpracování. Výchozí hodnota 0 zpracovává všechny doklady v rámci jedné transakce, záporná hodnota vypne používání transakcí (nedoporučujeme). Malé hodnoty způsobí častější ukládání dat a tím pádem bude převod pomalejší. Proměnná SK_UC_FA-,12 (resp. SK_UC_FA+,12) určuje maximální ignorovaný rozdíl při přepočítání celkové částky oproti informaci uložené v hlavičce dokladu (výchozí 0.5) Proměnná SK_UC_FA-,13 (resp. SK_UC_FA+,13) určuje maximální rozdíl, který je zaúčtován k základu DPH v případě rozdílu v zaúčtování Má Dáti a Dal (výchozí 1 Kč). Proměnná SK_UC_FA-,14 (resp. SK_UC_FA+,14) určuje způsob ošetření hlášení o nesouhlasu v celkové částce dokladu se zaúčtováním (1..převod s novou částkou, 2..Přeskočit doklad (výchozí volba), 3..zrušení převodu). Pokud k hodnotě přičtete 10, tak program v režimu automatické opravy chyb nezobrazuje dotaz, ale rovnou provede určenou volbu. Současně je rozšířen protokol o převodu dat (podrobnější informace k převáděným dokladům) s možností zobrazit protokol po dokončení převodu.

Rozšíření možností při zaúčtování dokladů obsahujících zálohové platby. Pomocí proměnné SK_UC_FA-,15 pro dodací doklady nebo SK_UC_FA+,15 pro příjmové doklady lze ovlivnit zaúčtování dokladu (zálohové platby musí být zapsány jako operace dokladu s kartou typu "účet", která má nastavený příznak [x] Nepočítat do zisku a obratů; u této karty by měl být také nastaven účet pro určení základu DPH, např. 324.000). Hodnotu zadejte jako součet následujících čísel: Hodnota Popis +1 účet pro pohledávky/závazky (311/321) bude účtován ve dvou řádcích plusem (celková hodnota dokladu) a mínusem (záloha) na stejné straně (např. oboje na Má Dáti) +2 naúčtuje se zvlášť DPH za zboží a zvlášť DPH za zálohové platby (dosud se údaje sčítaly a v případě nenulové částky se naúčtoval jen rozdíl)

Při převodu skladových dokladů do účetnictví je možné definovat obsah poznámky v hlavičce faktury. Proměnné SK_UC_FA,20 až 29 mohou obsahovat výraz vycházejí z tabulky operací (s použitím relačních souborů KAR. pro karty a DOK. pro doklady). Výraz se vyhodnotí za každou operaci dokladu a jako mezivýsledek je možné v rámci výrazu použít proměnnou Result.

Ve variantě přímého převodu do účetnictví je možné nastavit jinou hodnotu pro automatické potvrzování transakce pomocí proměnné SK_UC_FA+,17 nebo SK_UC_FA-,17 pro přijaté a vydané doklady. Pokud je zapnuté rozšířené logování převodu, tak je hodnota této proměnné přednastavena na 1, což znamená, že transakční zápis do databáze v účetnictví je potvrzen po každé faktuře (jinak se potvrzuje až po zápisu všech faktur).