Hromadné příkazy k úhradě

Program podporuje dva druhy hromadných příkazů k úhradě, vhodnost jejich použití závisí na velikosti organizace a na množství placených položek. Příkazy k úhradě jednotlivé faktury lze připravit při prohlížení faktur.

Jednodušší hromadný příkaz k úhradě (HPÚ)

Zobrazí se seznam položek hromadného příkazu, který jste zpracovávali naposledy. V tomto seznamu můžete pokračovat a vytisknout pak HPÚ, který bude obsahovat i staré položky (vhodné při opravě neodeslaného HPÚ) nebo lze seznam vynulovat a začít se zadáváním od začátku. Ve spodní části obrazovky se ukazuje celková částka hromadného příkazu. V rámci zadávání HPÚ lze použít také tyto klávesy :

Klávesa	Popis
Ctrl+Y	vymazání řádku hromadného příkazu
ESC	ukončí prohlížení a opravu hromadných příkazů
Enter	oprava řádku příkazu k úhradě; pokud použijete Enter na prázdném řádku za posledním zadaným příkazem, pak se založí nový řádek příkazu a program nabízí možnost vybrat ze saldokonta nevyrovnaných přijatých nebo vydaných faktur, co si přejete uhradit (v rámci prohlížení saldokonta je možné použít běžné vyhledávací postupy). Vybranou fakturu ze saldokonta potvrďte stiskem Enter. Po zvolení je pak možné opravit bankovní účet, kód banky, placenou částku, variabilní symbol, konstantní symbol a specifický symbol. Při opravě řádku příkazu se již automaticky nenabízí výběr ze saldokonta, ale lze přímo opravit jednotlivé položky řádku z příkazu.
F5	klávesa F5 vyvolá saldokonto podobně jako klávesa Enter, pouze s tím rozdílem, že ji lze použít i pro opravu řádku příkazu.
F6	vymaže všechny položky v hromadném příkazu (tuto funkci použijte, pokud chcete zadávat nový hromadný příkaz)
F7	tisk hromadného příkazu k úhradě. Vytiskne se příkaz, který můžete odeslat do vašeho bankovního ústavu. Při tisku se zároveň označují faktury jako zpracované hromadným příkazem a pokud by jste některou z těchto faktur chtěli zařadit do HPÚ, pak vás program upozorní, že již tato faktura byla hrazena. Před tiskem je nutné zadat ještě datum vystavení HPÚ a konstantní symbol. Tyto údaje se tisknou v záhlaví HPÚ. Obě položky je možné nechat nevyplněné (vymazat je) a údaje si do vytištěného HPÚ zapsat později ručně.
F8	příprava automatizovaných bankovních operací (ABO). Tuto funkci lze použít pro odeslání hromadného příkazu do banky pomocí diskety nebo modemu. Vytvoří se přenosový soubor, který je možné uložit na disketu, vytvořit k ní průvodku a odnést do banky, nebo který je možné pomocí přenosových programů dodávaných bankovním ústavem přenést do banky pomocí modemu. Před vlastním vytvořením přenosového souboru je nutné zadat tyto údaje : Datum splatnosti nesmí být menší než aktuální datum Konstantní symbol použije se pro nezadané konst.symb. Druh dat 1501-úhrady/1502-inkaso Účetní soubor číslo ze seznamu přidělených čísel účetních souborů Pořadové číslo v rámci dne použijte pouze v případě, že v jednom dni odesíláte více příkazů Tajný kód šestimístné kontrolní číslo dohodnuté s bankou jiné pro každý den v roce; tajný kód se při zadávání nezobrazuje. Modul ABO není standardní součástí účetnictví a jeho instalace je prováděna dodavatelem produktu.

Poznámka

Před prvním odesíláním HPÚ je nutné nastavit v inicializačních hodnotách parametry a komunikační čísla, která jsou určena po dohodě s bankou.

Rozšířený hromadný příkaz k úhradě (HPÚ 2)

Tato nabídka nabízí oproti jednoduchým HPÚ možnost zapamatování hromadných příkazů a jejich hromadné vytištění (nebo zpracování přes ABO). Je zde také rozšířen a zjednodušen vstup řádků HPŮ. Každý hromadný příkaz má zde svoji hlavičku, ve které jsou základní evidenční údaje o hromadném příkazu (číslo HPÚ, datum vytvoření, poznámka, údaje o tom, kdo HPÚ vytvořil apod.). Řádky hromadného příkazu je možné zadávat až teprve v případě, že máte zadanou a uloženou hlavičku HPÚ. V rámci zadávání hlaviček HPÚ lze použít také tyto klávesy:

Klávesa	Popis
Enter	pokud použijete Enter na prázdném řádku za poslední zadanou hlavičkou HPÚ, pak se založí nová hlavička příkazu, kterou je nutné vyplnit a uložit klávesou F2. Celkovou částku příkazu není možné zadat, ta se počítá automaticky. Pokud stisknete Enter na existující hlavičce HPÚ, pak se vyvolá seznam položek hromadného příkazu příslušejících k dané hlavičce příkazu. Zde si můžete zadat vaše příkazy na jednotlivé faktury podobně jako v případě jednodušších hromadných příkazů. Zadávání položek HPÚ je popsáno dále.
F2	oprava hlavičky hromadného příkazu. Opravu je vhodné použít především pro nastavení příznaku o odeslání výpisu do banky. Ten slouží pro to, aby bylo možné rozlišit, které z vytištěných příkazů skutečně již byly odeslány do banky, a které na odeslání teprve čekají.
Ins	označí nebo ruší označení hromadného příkazu (u příkazu se objeví značka Ö).Označené příkazy je možné hromadně tisknout nebo odesílat přes ABO. Ve spodní části okna se ukazuje celkový součet označených příkazů.
F7	tisk označených hromadných příkazů k úhradě (pokud není žádný příkaz označen, pak se označí a tiskne aktuální). Vytisknou se příkazy (obvykle však pouze jeden příkaz), které můžete odeslat do vašeho bankovního ústavu. Při tisku se zároveň označují faktury jako zpracované hromadným příkazem a pokud by jste některou z těchto faktur chtěli zařadit opětovně do HPÚ, pak vás program upozorní, že již tato faktura byla hrazena. Před tiskem je nutné zadat ještě datum vystavení HPÚ a konstantní symbol. Tyto údaje se tisknou v záhlaví HPÚ. Obě položky je možné nechat nevyplněné (vymazat je) a údaje si do vytištěného HPÚ zapsat později ručně. Pokud se tiskne více příkazů, pak se každý tiskne na zvláštním listě.
F8	příprava automatizovaných bankovních operací (ABO). Tuto funkci lze použít pro odeslání označených hromadných příkazů (pokud není označen žádný příkaz, pak se použije aktuální) do banky pomocí diskety nebo modemu. Vytvoří se přenosový soubor, který je možné uložit na disketu, vytvořit k ní průvodku a odnést do banky, nebo který je možné pomocí přenosových programů dodávaných bankovním ústavem přenést do banky pomocí modemu. Před vlastním vytvořením přenosového souboru je nutné zadat tyto údaje : Datum splatnosti nesmí být menší než aktuální datum Konstantní symbol použije se pro nezadané konst.symb. Druh dat 1501-úhrady/1502-inkaso Účetní soubor číslo ze seznamu přidělených čísel účetních souborů Pořadové číslo v rámci dne použijte pouze v případě, že v jednom dni odesíláte více příkazů Tajný kód šestimístné kontrolní číslo dohodnuté s bankou jiné pro každý den v roce; tajný kód se při zadávání nezobrazuje.
ESC	ukončí prohlížení a opravu hromadných příkazů

Zadávání položek hromadného příkazu k úhradě (2)

V rámci zadávání položek HPÚ lze použít také tyto klávesy :

Klávesa	Popis
Ins, Ctrl+N	nabízí přidání nových položek do hromadného příkazu. Položky je možné vybrat ze saldokonta nevyrovnaných přijatých nebo vydaných faktur (odtud lze pomocí Tab změnit na hledání ve vyrovnaných položkách). V saldokontu lze pomocí Ins označit více faktur, které chcete uhradit (ve spodní části okna se ukazuje součet za označené faktury). Výběr ukončete stiskem Enter. Pokud žádnou položku neoznačíte pomocí Ins a stisknete Enter, pak se vybere aktuální faktura (takto pracuje jednodušší HPÚ). Pokud výběr faktur ukončíte stiskem ESC a máte označené nějaké faktury, pak se program zeptá zda tyto označené faktury chcete použít do hromadného příkazu. Z označených faktur se vyberou údaje důležité pro hromadný příkaz (bankovní účet, kód banky, částka k úhradě, variabilní, konstantní a specifický symbol, poznámka) a vytvoří se příslušné řádky hromadného příkazu. V poznámce příkazu je přeneseno jméno a město z faktury a tento údaj není možné měnit (je pouze informativní).
Enter	pokud použijete Enter na prázdném řádku za poslední zadanou položkou HPÚ, pak se nabídne stejná funkce jako v případě Ins nebo Ctrl+N. Jinak lze přímo opravit jednotlivé údaje řádku z příkazu k úhradě.
Ctrl+Y	vymazání položky hromadného příkazu