Princip zpracování zásob programem Sklad6

Jednou ze základních vlastností systému Sklad6 je to, že se veškeré změny stavu zásob uskutečňují na základě dokladů. Proto chcete li změnit stav zásob, nelze to provést pouze změnou čísla určujícího stav zásoby daného zboží, ale je nutné zaevidovat příjmový nebo dodací doklad s pohybem (v programu je pohyb v dokladu označován jako operace) odpovídající změně zásoby. Z tohoto principu je nutné také vyjít při zpracování inventury zboží a při počátečním nastavení zásob programu (využívají se inventární doklady příjmové pro zvýšení stavu a doklady dodací pro snížení stavu evidovaného v počítači).
Pro zpracování příjmu a výdeje zboží využívá systém Sklad6 unikátní technologii, která umožňuje snadnou opravitelnost veškerých dokladů a přitom dokáže přesně vyčíslit veškeré potřebné údaje.
Při příjmu zboží vytváří program pro každou naskladňovací operaci zvláštní zásobu, kterou však uživatel vůbec nemusí rozlišovat (obvykle vidí celkovou zásobu na dané skladové kartě). To však vytváří několik podstatných výhod, které nemusí být na první pohled patrné.
Především lze na jedné skladové kartě evidovat několik příjmů s různou nákupní (skladovou) cenou, aniž by došlo ke ztrátě jakékoli informace. Program pro orientaci ukazuje v kartě poslední zaevidovanou nákupní cenu, avšak k výpočtům vždy používá skutečné nákupní ceny. Tím, že program ví, ze které zásoby odebírá, lze spočítat přesně takové údaje, jako je prodej v nákupních (skladových) cenách nebo zásoba v nákupních (skladových) cenách, a to i při případné opravě počtu nebo ceny v naskladňovací operaci.
Při výdeji zboží musí program nalézt "volnou" nákupní operaci, představující onu zvláštní zásobu. Celkový prodej z nákupní operace však nesmí přesáhnout počet v nákupní operaci. Proto si program u každého příjmu eviduje také údaj "Prodáno", jež určuje, kolik z dané nákupní operace již bylo vyskladněno. Při výdeji však nemusí vždy vyjít požadované množství do volné zásoby v nákupní operaci. V takovémto případě program automaticky rozdělí prodejní operaci na 2 nebo více operací.
Při hledání volných nákupních operací program vyhledává nejstarší příjem čili používá metodu označovanou jako FIFO (First In-First Out / První do skladu-První ze skladu). To určuje taktéž způsob oceňování zásob a prodeje ve skladových cenách (spotřeba). V některých verzích programu lze také současně pracovat s průměrnými nákupními cenami.

Nejlépe bude způsob oceňování ukázat na příkladě.

Příklad

Z výše uvedených skutečností také vyplývá, že program (při standardním nastavení) nedovolí vydat takzvaně do záporu (lze vydat pouze do výše aktuální zásoby). Tato skutečnost je pro některé firmy nevýhodná, nicméně zabezpečuje kvalitnější oběh zásob a přesné vyhodnocení všech ekonomických a účetních ukazatelů. Obecně platí, že vydávání do záporu ukazuje na nesystematickou a nesprávně vedenou skladovou agendu.
Další důležitou vlastností programu je, že existuje přímý vztah mezi operacemi a zásobami na skladových kartách (a přirozeně též mezi operacemi a celkovými částkami v dokladu). Zásoba na skladové kartě lze vždy znovu (i zpětně k určitému datu) přepočítat podle jednotlivých operací. V programu existují kontrolní mecha¬nismy, které kontrolují základní vazby v programu. Operace, které projdou procedurou evidování (při evidování dokladu) se vždy zapíší do seznamu operací, změní skladovou zásobu a upraví částku dokladu. U výdajových operací je taktéž nalezena nákupní operace a u této nákupní operace se změní hodnota údaje "Prodáno".
Pokud by se nějakým způsobem "ztratil" jakýkoli doklad, operace či nesouhlasila by zásoba, pak by nutně musely být porušeny některé výše popsané vazby mezi soubory dokladů, operací a skladových karet. Pokud tyto vazby porušeny nejsou, pak nutně "ztracená" položka musela projít přes složitou proceduru evidování a tudíž je tedy na obsluze programu, aby hledala zdroj problému v organizaci práce a nikoli v programu.

Při podrobnějším zamyšlením nad způsobem práce programu se nabízí otázka, co dělat, když už se nám zdá, že je v počítači evidováno příliš mnoho dokladů. Program je koncipován tak, aby jediným omezením množství údajů byl hardware provozovatele. Pokud tedy máte dostatečně velký a rychlý disk, není důvod se nad výše uvedenou otázkou dlouho zamýšlet. Program dokáže bez problémů zpracovávat údaje z několika roků (není potřeba provádět žádnou uzávěrku; pouze stačí případně upravit číslování dokladů a aktuální účetní rok v Nastavení programu).
Pokud by jste přesto chtěli vymazat neaktuální údaje z databází, pak to není možné udělat jednoduše vymazáním starých dat se souborů, protože by se tím porušily výše popsané vazby. Program tuto problematiku řeší rozdělením dat na 2 databáze. Jedna obsahuje pouze stará data a druhá obsahuje souhrn ze starých údajů a všechny aktuální údaje.
Další zajímavou a důležitou vlastností programu je, že veškeré pohyby zapsané v libovolném dokladu způsobují změnu stavu zásob. Nelze tedy zapsat pohyb na "výdejku" a pak tentýž pohyb provést i na dalším dokladu (např. faktuře), protože by byl pohyb ze zásob odepsán dvakrát. Místo toho stačí, aby jste doklad zaevidovali pouze jednou a pak na základě tohoto jednoho dokladu vytiskli několik různých formulářů (výdejka, dodací list, faktura,...). Tuto skutečnost je nutné si uvědomit zejména při počátečním rozvržení způsobu práce programu.