Převody dat do účetnictví

Program rozlišuje dva základní typy převodu do účetnictví. Jejich uplatnění závisí na tom, jakým způsobem využíváte systém Sklad6. Pokud ve skladovém programu sledujete pouze údaje týkající se zboží, výrobků nebo obalů s obdobnou účetní charakteristikou (tzn. každý typ karty se v závislosti na DPH a typu dokladu účtuje pouze jednoduchým vždy stejným účetním předpisem), pak je vhodné použít zjednodušený převod do účetnictví. Pokud vaše skladové karty mohou být účtovány obecně na libovolný účet nebo sledujete ve skladu i více korunových skladových karet (tzv. účtů) s různým způsobem účtování, pak je nutné použít druhý způsob přenosu dat do účetnictví.

V obou výše zmíněných případech má převod dat do účetnictví dvě fáze. V první připravíme data ze skladového systému do přenosových souborů, které obsahují hlavičky přenášených dokladů a kontace dokladu (rozúčtování). V druhé fázi v programu účetnictví (menu Další služby/Import dat) nahrajeme data z přenosových souborů a při této příležitosti se provede automatické zaúčtování připravených dat do vydaných nebo přijatých faktur nebo do pokladních dokladů.
Při převodu dat do účetnictví se převádí následující údaje:

• Hlavičky přijatých nebo dodacích dokladů, u kterých je v popisu typu dokladu zapnut přepínač "Převádět do účetnictví"
• Kontace dokladů - kontace jsou v prvním způsobu přenosu vytvářeny automaticky při převodu do účetnictví dle nastavení typů dokladů a souboru druhů pohybů do účetnictví (SKLADDRP.BTR) a v druhém případě automaticky nebo ručně dle nastavení v kartách a typech dokladů již při evidování dokladu.
  

Je možné upravit program, aby poskytoval data i pro jiné účetní systémy.

Jednodušší způsob převodu dat do účetnictví

Při spuštění převodu do účetnictví je nutné zvolit období, ze kterého se mají doklady (buď příjmové nebo dodací) dle datumu odeslání vybírat. Počáteční i koncové datum období musí být z jednoho měsíce. Je také možné omezit vybírané doklady dle čísla dokladu.
Volbu "ruční převod" zapněte pouze v případě, že chcete provést opakovaný převod údajů. V tom případě program při výběru dokladu nebere ohled na to, zda již byl doklad někdy převáděn do účetnictví - čili má-li nastaven příznak "Převeden do účetnictví".
Při převodu dat jsou u každého dokladu přepočítány některé důležité údaje (DPH, celková částka,...) a případné nesrovnalosti jsou hlášeny obsluze programu. Nesrovnalosti mohou vzniknout např. při změně sazby DPH ve skladové kartě. Při zapnutém přepínači "Automatická oprava chyb" jsou hlášeny pouze chyby, se kterými si program nedokáže sám poradit.

Aby byl každý doklad v pořádku zaúčtován v účetnictví je nutné před započetím převádění nastavit způsob přenosu.

• V menu Další služby/Nastavení programu/Typy dokladů pro každý typ, který má být převáděn :
  1. Zapněte přepínač "Převádět do účta"
  2. Nastavte údaj "Typ v účetnictví" dle nastavení vašeho účetního programu (obvykle 1 pro přijaté faktury, 41 pro vydané faktury, 121 pro pokladní doklady). Číslo typu se uplatní pouze v případě, že v importním souboru v účtu máte nastaven údaj "Typ dokladu" na nulu.
  3. Nastavte údaj "Druh účtování". Toto číslo určuje, který z účetních předpisů se použije. Účetní předpisy jsou popsány v souboru SKLADDRP.BTR.

• V menu Další služby/Nastavení programu/Systémové menu/Správce souborů vyberte soubor SKLADDRP.BTR a stiskněte F2 :
  

Pro každý druh příjmu (příjmový/dodací), druh účtování (položka Typ dokladu), druh pohybu (Celkem za doklad, základ DPH, DPH, spotřební daň), sazbu DPH (0%, 5%, 19%) a typ karty (účet, zboží, výrobek, vratný nebo nevratný obal) je možné nastavit jaký účet z účetní osnovy se použije a na jakou stranu se zaúčtuje (Má dáti/Dal). Je vhodné ke každému řádku doplnit též krátký popis. Pokud váš způsob účtování není závislý na procentu DPH nebo na typu karty, pak do těchto položek zadejte hodnotu "Celkem", která způsobí sečtení čísel za všechny sazby DPH nebo za typy karty.

Upozornění

Skladový systém nekontroluje existenci zadaného účtu v účetní osnově. To je kontrolováno až při importu dat v účetnictví.

Nejjednodušší způsob účtování může vypadat např. takto:

Příjem	Typ	Popis	Druh pohybu	%DPH	Typ karty	Účet	Strana
vydaný	41	Celkem za fak	Celkem za Fa	Celk	Celk	311.000	Má Dáti
vydaný	41	Základ DPH	Základ	Celk	Celk	604.000	Dal
vydaný	41	DPH	DPH	Celk	Celk	343.000	Dal

Poznámka

Při převodu do účta při účtování skladových karet (účtů) s nastaveným příznakem [x] Nepočítat do zisku a obratu (používá se obvykle pro účtování zálohových plateb) a s nastaveným účtem pro účtování základu DPH na určený účet (např.324.100) program zaúčtuje na celkovou pohledávku částku bez zálohové platby a automaticky na druhou stranu (MáDáti x Dal) částku zálohové platby (vč.hodnoty případného DPH)

---

Druhý způsob převodu dat do účetnictví pro složitější účtování

Lze převádět doklady přijaté i vydané. Uživatel s právem převádět doklady podle čísel má pak možnost zvolit běžný způsob převodu, nebo zadat rozmezí čísel dokladů pro převod. Umístění převodních souborů lze ovlivnit v konfiguraci změnou přenosového adresáře. V zásadě jsou převáděny doklady nestornované, s účetním měsícem a rokem odeslání stejným jako v datumu uzamčení a s nastaveným příznakem typu dokladu pro převod do účetnictví. Při běžném způsobu převodu jsou převáděny doklady uzavřené a doposud nepřevedené. Při převodu podle čísel jsou převáděny doklady s číslem dokladu v zadaném rozmezí. Běžné chyby popisuje program sám. Úspěšné ukončení převodu program oznámí a nabídne kopírování převodních souborů do archivačního adresáře (viz. Konfigurace). V sestavě "Převod dokladů" jsou zapsány všechny převáděné doklady a v případě chyby i stručný popis. Po úspěšném provedení převodu jsou všechny doklady označeny jako převedené.
Pro nastavení tohoto způsobu kontování a převodu do účetnictví musí být zapnut přepínač "Používat kontace" v inicializačních hodnotách. Dále musí být pro každý převáděný typ dokladu vyplněny údaje v nabídce [Kontace]. Skladové karty s odlišným způsobem účtování musí mít pro odlišné účetní případy nastaveny účty a strany ve skladové kartě. Program při evidování dokladu vytvoří automaticky seznam kontací, který je možné ručně upravit.