Sloučené doklady

Při vytváření kumulovaných faktur za více dodávek je vhodné použít tento postup (podobně to funguje u příjemek):

• Vytvořit standardní dodací listy (jeden pro každou dodávku).
• Na konci období (např. dekádně nebo měsíčně) vyhledat všechny doklady pro zvolenou firmu (buď v přehledu všech dokladů nebo v přehledu dokladů za jednu firmu) a doklady označit pomocí Ins. Následně vyvolat pomocí Alt+F6 funkci Sloučení ozn. dokladů do jednoho. Vyberte správný druh faktury, na kterou se má provést vyfakturování všech dodávek a vše potvrďte pomocí F2.

Všechny doklady se sloučí do jednoho dokladu a dále budou vystupovat jako jeden doklad (faktura) - pouze v operacích je provedeno rozdělení na jednotlivé dodávky (číslo a datum dodávky). Pokud se fakturace má provést na jiného zákazníka (např. centrálu firmy), tak je možné ještě otevřít doklad a pomocí F4 změnit odběratele.

Verze programu od 4/2009 má sledování poněkud rozšířené. V rámci slučování dokladů se "archivují" původní hlavičky dodacích listů (dosud se hlavičky mazaly a zůstala po nich pouze textová poznámka ve sloučeném dokladu). Informace z těchto skrytých hlaviček DL lze pak využít v tisku sloučené faktury (popř. i v exportech - např. do EDI formátu).

Technická poznámka - kódy menu DOD_DHRFA

Pomocí proměnné TypDokSl+,x nebo TypDokSl-,x lze nastavit omezení slučování pro typ dokladu x. V hodnotě proměnné se uvede seznam povolených typů oddělených znakem /, do kterých může být typ dokladu x sloučen.

Postup má jedinou větší nevýhodu a to je že k původní hlavičky dokladů "mizí" a tím pádem se ztrácí některé původní vazby. Například v rozvozech nyní po sloučení zůstane odkaz na "neexistující" dodací list (to ale při normální práci moc nevadí, protože doklad už je v době slučování zpracovaný a v rozvozech se k němu už obvykle nevracíte.

Pokud jsou k dokladu navázány připojené dokumenty (nebo jiné záznamy v rámci ADRINFO), tak se tyto záznamy převedou do sloučeného dokladu (vhodné v případě, že k dodacím listům jsou připojené naskenované kopie dokladů, které se po sloučení převedou k výsledné faktuře).

Pokud byly slučované doklady před sloučením filtrovány pomocí F10, tak program ještě na konci slučování nastaví na sloučený doklad (dosud se zavřelo okno s doklady). Je tak nyní možné snadno změnit hlavičku dokladu či doklad např. kvůli správnému zaokrouhlení přeevidovat.

Pokud je v systému definovaný soubor SKLADDKS.BTR (struktura i indexy DOKLADSL) a soubor je v dané databázi vytvořen, pak se do tohoto souboru při slučování dokladů přenese informace o slučovaných dokladech, kterou bude možné prohlížet a používat pro tisk sloučených faktur (s informacemi k dodávce z dod.listu) nebo pro export dat (např. faktury do EDI)