Upomínky

Program používá rozsáhlý systém zpracování upomínek. Upomínat lze pouze odběratele, jejichž doklady ze seznamu saldokonta nevyrovnaných vydaných faktur jsou po splatnosti. V menu Další služby/Inic.hodnoty lze nastavit počet dní po splatnosti, kdy ještě program nebude upomínat doklad. U každé faktury je evidován stav upomínek :

• bez upom. - faktura ještě nebyla upomínána nebo o tom neexistuje záznam
• 1.upomínka - na fakturu již byla vystavena 1. upomínka
• 2.upomínka - na fakturu již byla vystavena 2. upomínka
• pok.o smír - na fakturu již byl vystaven pokus o smír
• soud - fakturu nemá cenu upomínat, protože odběratel je v soudním jednání
• neupomínat - faktura se nemá upomínat (např. vzhledem k dohodě s odběratelem)

Faktury, které jsou ve stavu "pok.o smír", "soud" nebo "neupomínat" nejsou nadále upomínány. Před vystavováním upomínek (ať už na jednoho nebo na všechny odběratele) se vždy vytváří seznam faktur, které si zaslouží být upomínány. Doklady jsou vybírány k upomínání s pomocí výše uvedených omezení. Seznam faktur vhodných k upomínání je setříděn podle údaje IČO ve faktuře (IČO odběratele) a v rámci údaje IČO je setříděn dle počtu upomínek. Seznam je možné upravovat a program následně umožňuje vytisknout upomínky ke všem fakturám, které jsou zobrazeny v seznamu. V seznamu je možné mimo jiné používat následující klávesy : ctrl+Y vypuštění řádku ze seznamu pro upomínky (tzn. fakturu zatím nechcete upomínat); mazání je nevratný proces, takže pokud se spletete, je nutné vytvořit seznam upomínaných faktur znovu F10 výběr (popř. třídění) faktur, které chcete upomínat nebo vymazat ze seznamu Alt+Y hromadné vypuštění všech řádků seznamu, které byly vybrány pomocí klávesy F10; po provedení se zobrazí zbylé faktury ESC ukončení upomínání (dále již se nebude upomínat žádná faktura)

Ctrl+U spuštění vytvoření a tisku upomínek; před zpracováním upomínek lze nastavit, zda chcete, aby se informace o vystavení upomínky zapsala do faktury (stav upomínek). Pokud zvolíte "Tisk upomínek", pak se zvětší počet upomínek u každé upomínané faktury (bez.upom->1.upomínka->2.upomínka->pok.o smír) a vytisknou se příslušné upomínky (např. do formuláře "1.upomínka" se vytiskne seznam všech faktur, které dosud nebyly upomínány, ale nyní jsou). Pokud zvolíte "Tisk bez zápisu do faktur", pak se vytisknou stejné upomínky, ale informace o upomínkách nebude ve faktuře upravena, což je vhodné např. pokud zkoušíte tisk upomínek. Text všech formulářů upomínek a jejich rozmístění na stránce lze měnit v definičním souboru tiskových sestav (UCTO-??.DEF). V seznamu upomínaných faktur se obvykle tiskne číslo faktury, datum odeslání, datum splatnosti a dlužná částka. Program postupně prochází seznam faktur k upomínání a pro každé IČO a každý stav upomínání připraví jeden formulář. Všechny upomínky jsou pak vytištěny najednou (každá na zvláštní stránce). Při tisku se používají sekce [1.upomínka], [2.upomínka], [Pokus o smír] z definičního souboru sestav. Upomínky za IČO Tato volba slouží k vytvoření upomínek pro jednoho odběratele. Program se vás zeptá na IČO odběratele, které je rozhodujícím kritériem pro výběr faktur vhodných k upomínání. Pokud IČO neznáte, můžete použít klávesy F4, resp. Shift+F4 k vyvolání seznamu odběratelů, resp. dodavatelů, ze kterého si můžete stisknutím Enter vybrat. Po zadání IČO a stisknutí F2 nebo Enter program vyhledá všechny faktury ze saldokonta vydaných nezaplacených faktur, které mají shodné IČO se zadaným a zobrazí je v seznamu faktur k upomínání. Na faktury z tohoto seznamu lze připravit a vytisknout upomínky pomocí kláves Ctrl+U.

Poznámka: Pokud jste zvyklí běžně používat saldokonto faktur, je možné analogickou funkci vyvolat i v saldokontu. Po stisknutím Ctrl+U na libovolné faktuře si program zjistí IČO z faktury a dále pokračuje stejně, jako v případě upomínek za IČO. Upomínky za všechny odběratele Funkce programu Vydané faktury/Upomínky slouží k vyhledání všech faktur, které je možné upomínat s možností vytisknutí upomínek za vybrané faktury. Program na začátku prochází celé saldokonto vydaných nezaplacených faktur a vybírá do seznamu všechny faktury, které by bylo možné upomínat. Při větším počtu faktur v saldokontu může být tato část časově náročná. Pokud již máte tento seznam vytvořen, je možné při příštím vyvolání upomínek za všechny odběratele tuto fázi přeskočit a použít již vytvořený seznam. Na faktury ze seznamu faktur k upomínání lze připravit a vytisknout upomínky pomocí kláves Ctrl+U. Je vhodné si však předtím vybrat jen ty faktury, které chceme skutečně upomínat (např. pomocí klávesy F10).