Typy dokladů

Dříve než začnete pracovat, musíte programu sdělit, jaké typy dokladů budete používat a jaké budou mít jednotlivé typy vlastnosti. Program nabízí několik základních typů dokladů již nadefinovaných. Můžete je však změnit podle vašich požadavků. Doklady se člení na vydané a přijaté. Doklady vydané jsou doklady na prodej zboží, převod do jiného střediska, ... Tedy úbytek ze skladu. Doklady přijaté naopak odrážejí nákup zboží, příjem ze střediska, ... Tedy přírůstek do skladu. Výjimky tvoří dobropisy (vydané i přijaté), které znamenají vždy opačný tok. Po stisknutí klávesy Enter můžete upravovat vlastnosti typu dokladu, který jste vybrali. Po vybrání typu dokladu a stisku klávesy Enter se před vámi na monitoru otevře okno s informacemi o typu dokladu.

Základní nastavení Doklad - přijatý / vydaný - můžete vybrat, zda typ dokladu bude určen pro doklady přijaté (tedy doklady o přírůstku), nebo pro doklady vydané (tedy doklady o úbytku). Název - krátký název typu dokladu, který bude zobrazen u dokladů v evidenci a bude použit i při tisku dokladu na tiskárně Popis - podrobnější popis typu dokladu, který vám pomůže při výběru typu dokladu z celkového seznamu typů Sekce pro doklad - sekce definičního souboru tiskových sestav, která bude použita pro tisk tohoto typu dokladu Sekce pro dodatek - sekce definičního souboru tiskových sestav, která bude použita pro tisk dodatku za dokladem, např. pokladní stvrzenka, dodací list nebo přehled obalového konta Kladné zaokrouhlení - účet, který bude použit při zaokrouhlování celkové částky dokladu nahoru, při výběru můžete použít prohlížení karet, které vyvoláte stiskem klávesy F5. Záporné zaokrouhlení - účet, který bude použit při zaokrouhlování celkové částky dokladu dolů, při výběru můžete použít prohlížení karet, které vyvoláte stiskem klávesy F5. Uzavírání - ano / ne / s dotazem - určuje, zda při evidování bude u dokladu nastaven příznak o uzavření. Uzavřené doklady potom může opravovat jen uživatel s příslušným přístupovým právem. Ano: Automaticky uzavřen Ne: Automaticky neuzavřený S dotazem (ano): Dotaz Uzavřen/Neuzavřen před evidováním dokladu; program se přednastaví ukazatel na hodnotu Uzavřen S dotazem (ne): Dotaz Uzavřen/Neuzavřen před evidováním dokladu; program se přednastaví ukazatel na hodnotu Neuzavřen Pouze omez.tisku: V dokladu se po evidování nastaví přepínač omezující tisk dokladu Ano(+omez.tisku): V dokladu se po evidování nastaví přepínač omezující tisk dokladu a doklad je uzavřen Zaokrouhlení - ano / ne / s dotazem - určuje zda u dokladu bude použito zaokrouhlování celkové částky dokladu Typ zaokrouhlení - na 10 h / na 1 Kč / na 10h a na 1 Kč / na 50h / na 50h a 1 Kč - zde si vyberete typ zaokrouhlení pro tento doklad na 10 h - částka bude zaokrouhlena na desetihaléře na 1 Kč - částka bude zaokrouhlena na celé koruny na 10 h a na 1 Kč - celková částka do 100 Kč bude zaokrouhlena na desetihaléře, jinak bude zaokrouhlena na celé koruny Typ úhrady - nastavte typ úhrady, který se bude pro daný typ dokladu nejvíce používat. Při zakládání nového dokladu bude vybraný typ úhrady použit jako předvolený. Bankovní účet - vyberte, zda se pro tento typ dokladu má použít standardní bankovní účet (dle INI) nebo zda chcete použít konkrétní bankovní účet (definovaný v seznamu bankovních účtů) Typ - zadejte číslo typu dokladu, toto číslo se nesmí mezi již založenými typy se stejným příznakem "přijatý / vydaný" vyskytovat, jinak program odmítne tento typ zapsat. Číslo jednoznačně identifikuje typ dokladu a není ho možné po vytvoření prvního dokladu měnit. Váha/řazení - určuje pořadí typu při řazení všech dokladů v evidenci, doklady s nižší hodnotou váhy svého typu budou řazeny na začátku, doklady s vyšší hodnotou váhy svého typu budou řazeny na konci. O pořadí mezi doklady se stejnou váhou typu rozhoduje číslo dokladu (nemusí nutně jít o doklady stejného typu, více typů může mít stejnou váhu, doklady těchto typů budou potom řazeny v jednom bloku podle svého čísla dokladu). Pořadí výběru - určuje pořadí typu v seznamu pro výběr typu dokladu; zadávejte nižší hodnoty pro často používané typy, budou řazeny na začátek seznamu. (použito např. při vstupu hlavičky dokladu). Pořadí musí být v rámci přijatých nebo vydaných dokladů jednoznačné. Počet kopií - zadejte počet kopií, které budete chtít vytisknout při každém tisku dokladu (počítač čeká mezi jednotlivými kopiemi) Skup. výpočtů - toto číslo je určeno k určení čísla skupiny typů dokladů, do které se budou souhrnovat údaje ze všech dokladů, které mají stejné číslo skupiny; čísla mohou být z rozsahu od 0 do 9. Je vhodné nastavit rozdílné skupiny u příjmových a u výdajových typů. Pokud u příjmových dokladů nastavíte 0 použije se místo ní automaticky 9. Skupiny jsou použity pouze u některých novějších druhů výpočtů. Sleva - standardní sleva pro všechny doklady zvoleného typu dokladu Číselná řada - použijete-li výhod automatického číslování dokladů, musíte typu dokladu přiřadit číselnou řadu, zadejte proto skupinu nebo po stisku klávesy Enter vyberte jednu z číselných řad, které jste si předem připravili. Označení - zadejte jeden znak, kterým budou označeny doklady tohoto typu při prohlížení seznamu dokladů (Znak před číslem dokladu) Výběr - zadejte jeden znak, který bude použit jako rychlá volba při výběru ze seznamu nabízených typů dokladů. Č.příst.práva-nový - nadefinujte číslo přístupového práva ze seznamu přístupových práv, kterým se budou řídit přístupová práva daného typu uživatele při vystavování nového dokladu Můžete použít některé z těchto předdefinovaných přístupových práv: 66 Právo vystavovat interní vydané doklady 67 Právo vystavovat vydané daňové doklady 68 Právo vystavovat vydané dodací listy 69 Právo vystavovat uzávěrkový doklad prodeje na pokl. 76 Právo vystavovat interní přijaté doklady 77 Právo vystavovat přijaté daňové doklady 78 Právo vystavovat přijaté dodací listy 79 Právo vystavovat příjemku do konsignačního skladu Č.příst.práva-opravy - nadefinujte číslo přístupového práva ze seznamu přístupových práv, kterým se budou řídit přístupová práva daného typu uživatele při opravě dokladu Můžete použít některé z těchto předdefinovaných přístupových práv: 60 Právo opravovat operace výrobního dokladu 61 Právo opravovat interní vydané doklady 62 Právo opravovat vydané daňové doklady 63 Právo opravovat vydané dodací listy 64 Právo opravovat uzávěrkový doklad prodeje na pokl. 71 Právo opravovat interní přijaté doklady 72 Právo opravovat přijaté daňové doklady 73 Právo opravovat přijaté dodací listy 74 Právo opravovat příjemku do konsignačního skladu

Přepínače a další volby Autom.číslování - nově zakládané doklady budou automaticky číslovány podle nastavené číselné řady. Typ dobropis - daný typ dokladu bude mít vlastnosti dobropisu. Zkrácená hlav.dokladu - hlavička dokladu bude zobrazena a zadávána ve zkrácené podobě, nezobrazené údaje budou doplněny programem podle ostatních zadaných hodnot (používejte zejména pro vnitropodnikové doklady - převodky, výdejky a příjemky, apod.). Daňový doklad - tento přepínač řídí zařazení dokladů do různých výpočtů a sestav a určuje způsob práce s nimi při výpočtech. Vstup DPH - při zadávání operací dokladu bude možno ručně zadat i DPH. Dopočítat DPH - po potvrzení operace dokladu bude DPH dopočítána podle procenta DPH karty, počtu MJ a ceny. Výsledek bude do operace dosazen jako hodnota DPH. Při vypnutí obou předchozích přepínačů se bude jednat o typ dokladu bez DPH. Zaokrouhlovat DPH - při evidování dokladu bude DPH v jednotlivých sazbách zaokrouhlena na desetihaléře nahoru. Vstup obalů - při zadávání operací bude použito automatizované zadávání obalů na zboží. Dodavatel v kartě - u příjmových dokladů můžete určit, zda se má ve skladové kartě automaticky nebo po dotazu evidovat údaj dodavatel dle údaje IČO z hlavičky dokladu Počítat vracení - po zaevidování dokladu placeného hotově bude otevřen dialog, který podle celkové částky dokladu a částky zaplacené zákazníkem vypočte částku k vrácení. Částka k zaplacení je tisknuta velkým písmem. Nabízet ceny - po výběru karty v operaci dokladu se automaticky doplní nákupní nebo prodejní cena z karty (dle dalšího nastavení) Volba ceny - Automatický výběr ceny: vybere se cena dle příslušného cenového pásma zákazníka Výběr z cenových pásem: po výběru karty v operaci dokladu bude otevřen dialog s výběrem tří (popř. více) prodejních cen z karty s možností jejich změny procentní přirážkou nebo slevou. Výběr ceny s kalkulací: po výběru karty v operaci se zobrazí informační okno s možností úpravy prodejní ceny pomocí procenta slevy Kalkulace cen - Neprovádět: není prováděna kalkulace cen Kalkulace PC po evidování: pro každou operaci bude po evidování dokladu vyvolána cenová kalkulace, která vám umožní změnit prodejní cenu zboží (vhodné pro přijaté faktury). Neprovádět: není prováděna kalkulace cen Kalkulace PC v dokladu – vždy: po ukončení vstupu jednotlivé operace je vyvolána kalkulace cen dané karty. Změna ceny je zapsána okamžitě. Kalkulace PC - při změně NC: po ukončení vstupu jednotlivé operace je vyvolána kalkulace cen dané karty – pouze pokud v operaci došlo ke změně nákupní ceny. Změna ceny je zapsána okamžitě. Kalkulace PC ve vstupu oper.: v rámci okna pro vstup operace je možné změnit i prodejní cenu (bez DPH). Ke změně prodejní ceny dojde až po zaevidování dokladu. Kalk.PC+DPH ve vstupu oper.: v rámci okna pro vstup operace je možné změnit i prodejní cenu (vč. DPH). Ke změně prodejní ceny dojde až po zaevidování dokladu. Kalkulace PC v oper.povolena: kalkulace prodejní ceny není vyvolána automaticky, ale je zobrazena v nabídce zobrazované po dokončení nákupní operace Automatická kalkulace PC: cena je změněna automaticky po evidování dokladu dle nastavení kalkulace PC (individuální ceny PC1 až PC6) Vyhledání nák. ceny - Nedohledávat NC->Cena: cena není při evidování upravena. Dohledat NC, pokud Cena=0: při evidování bude do operací s nulovou cenou dosazena cena z příslušné nákupní operace (vhodné pro převodky, kdy je převod prováděn ve skutečných nákupních cenách). Dohledat NC u nových op.: při evidování bude do všech nových operací dosazena cena z příslušné nákupní operace (případné zadané ceny nebudou respektovány). Dohledat(nastavit)NC vždy: při evidování bude do všech operací dosazena cena z příslušné nákupní operace (případné zadané ceny nebudou respektovány). Dohledat NC,nová op. a Cena=0: při evidování bude do všech nových operací s nulovou cenou dosazena cena z příslušné nákupní operace (případné zadané ceny nebudou respektovány). Počítat slevy - před započetím vlastního evidování bude prověřeno, zda je možno na doklad uplatnit slevu nebo přirážku. Ta bude potom nabídnuta obsluze k potvrzení. Program standardně podporuje slevy tím způsobem, že je započítá do prodejní ceny (sníží nebo zvýší prodejní cenu). Existuje i možnost definovat slevy, které jsou uplatněny celkovou částkou (volba Povolit slevy počítané do cen). Aby tato volba fungovala, musí být též příslušně nastaveny tiskové formuláře pro doklady a musí existovat účty »SLEVA0, »SLEVA5 a »SLEVA22. Zobr. oper. - určuje formát zobrazení seznamu operací pro daný typ dokladu (mění se hlavně poslední sloupec seznamu) Převádět do účta - označuje doklady, které budou převáděny do účetnictví; volba Převést jako drobný DD navíc označí doklad v příznacích dokladu jako drobný daňový doklad. Volba Převod bez adresy upraví při převodu do účetnictví hlavičku dokladu tak, aby jméno a adresa odběratele byla nahrazena textem „Drobný daňový doklad“ Typ v účetnictví - určuje číslo typu dokladu tak, jak je používáno v účetnictví. Druh účtování - odkaz do souboru druhů pohybů do účetnictví (SKLADDRP.BTR) Přirážky při rozb. - pokud je v operaci zadáno množství MJ menší než jedno balení, pak je k ceně připočtena procentní přirážka za rozbalení (výše přirážky je uvedena a lze ji měnit v systémovém menu ve správci souborů).

Program podporuje automatické kontování dokladů. U typu dokladu můžete nastavit kontace, které ovlivňuje doklad a předvolené kontace pro zboží (tyto platí pro karty, které nemají kontační účty uvedeny, jinak jsou použity účty z karty). Tyto položky jsou použity pouze u složitějšího druhu převodu do účetnictví.

Další přepínače Po stisknutí F6, F7 nebo F8 lze nastavit pro daný typ dokladu také další přepínače: Změna číselné řady pouze o 1 - poslední číslo v číselné řadě bude změněno, pouze pokud číslo evidovaného dokladu je právě o 1 vyšší než je aktuální číslo číselné řady. Uzamykat doklad pro vybr. uživ. - pokud doklad spadá do období před datem uzamčení, pak tento doklad může opravovat jen uživatel s příslušným přístupovým právem. Ostatní jej mohou pouze prohlížet. Uzamykat datumy v hl. dokladu - všechny datumové položky v dokladu, které spadají před datum uzamčení bude moci opravovat jen uživatel s příslušným přístupovým právem. Zakázat opravu starých operací - při opravě dokladu budou operace, které již na dokladu byly, chráněny před opravami a smazáním. Opravovat a mazat je může uživatel s příslušným přístupovým právem. Ostatní je mohou pouze prohlížet. Vstup dokladu bez výběru firem - pokud je název firmy a IČO prázdné je vyvolán výběr firmy z adresáře. Pro doklady bez nutnosti zadávat název a adresu (dorovnání inventur, odpis, apod.) je možno výběr firem potlačit. Ukončit vstup po výběru firmy - pokud pořizujete doklady v okamžiku jejich vzniku, pak předvolené hodnoty v hlavičce dokladu není obvykle třeba upravovat. Proto po výběru firmy je možno vstup hlavičky dokladu automaticky ukončit. Dotaz hotově/př.přík. na začátku - doplňuje přepínač "Ukončit vstup po výběru firmy", při zakládání nového dokladu vyvolá okno s dotazem na způsob úhrady dokladu. Doklady za hotové ponechat nezaplacené - po zaevidování dokladu v hotovosti je tento doklad automaticky označen jako uhrazený. Tímto přepínačem můžete toto chování programu potlačit. Vstup cen včetně DPH - ceny v operacích jsou zadávány včetně DPH. Cena bez DPH je pak spočítána na základě ceny s DPH a není zaokrouhlena. Ceny bez spotřební daně - pracuje pouze ve některých verzích programu Při příjmu neměnit NC ve sk.kartě - při příjmu zboží nedojde ke změně poslední nákupní ceny ve skladové kartě Neupozorňovat na změnu NC - při zápisu operací v dokladech program upozorňuje, pokud by mělo dojít ke změně poslední nákupní ceny ve skladové kartě (což obvykle může znamenat i vhodnost přepočítání prodejní ceny). Přepínačem je možné toto varování u vybraných typů dokladů vypnout Nehlásit nulové ceny - neupozorňuje na případné použití 0 Kč v ceně. Upozorňovat na prodej pod NC - upozorňuje, pokud v prodejní operaci použijete cenu menší než je poslední nákupní cena ve skladové kartě. Použít určené cenové pásmo - umožní nastavit, že doklady nebudou používat běžné prodejní ceny, ale vždy pevně určené cenové pásmo (které musíte určit). Kontrola rezervace v operaci - po potvrzení operace bude provedena kontrola, zda na zásobě zůstává dostatečné množství zboží pro uspokojení všech rezervací. Fakturace komise (u výrobců) - tento přepínač znamená, že při výdeji zboží lze jako nákupní operace použít pouze ty operace, jejichž doklad má shodný údaj IČO, jako má výdajový doklad, což je vhodné pro fakturaci ve speciálních skladech, kde je jako příjem zadáváno naskladnění do komisního skladu odběratele. Přepínač nezapínejte, pokud pouze provádíte komisní prodej některému dodavateli. Sledovat pom.inf.o dodavateli - pří každém evidování příjemky je do souboru SkladICO (označovaný též jako soubor IČO-kód) pro každou novou operaci zapsána vazba mezi dodavatelem (identifikován dle IČO) a zbožím (identifikováno kódem zboží). Tyto informace je možné využít pro objednávání zboží, návrhy objednávek a pro některé výpočty Automatický zápis hotovostní platby do pokladní knihy - pokud máte zapnutý přepínač Používat pokladní knihu v INI hodnotách, pak přepínačem vyberete ty typy dokladů, u kterých se má provádět automatický zápis do pokladní knihy v případě, že evidovaný doklad byl placen v hotovosti Pokladní doklady vytvářet bez DPH - pokud se automaticky vytváří pokladní doklady, pak se pokladní doklad může vytvářet vč. DPH (vhodné pokud v účetnictví jsou pokladní doklady vedené současně jako daňové) nebo bez DPH (vhodné pokud v účetnictví jsou pokladní doklady vedené pouze jako platby jiného daňového dokladu) Zapisovat platbu do řádků v pokladní knize - při automatizovaném vytváření pokladních dokladů se zapíše hlavička pokladního dokladu a v řádcích pokladního dokladu se objeví seznam placených faktur Načítat do řádků v pokladní knize - při ručním vytváření pokladního dokladu je možné hromadně načíst všechny doklady v hotovosti ze zvoleného období (dne), jejichž typ dokladu má nastavený tento přepínač Povolit výdej větší než je zásoba - pokud je v INI hodnotách povolen výdej do mínusu a současně typ dokladu má povolený výdej do mínusu, pak program při evidování dokladu dovolí zapsat takovéto doklady Potvrzovat výdej větší než je zásoba - pokud je povolen výdej do mínusu a je zapnutý tento přepínač, pak při pokusu o vydání množství, které by snížilo hodnotu zásoby do záporného množství, vydá program varovné hlášení s možností opravy zadání Dat.usk.zd.plnění=dat.vystavení - pokud zapnete tento přepínač, pak u nově vytvářených dokladů bude datum uskutečnění zdanitelného plnění mít stejnou hodnotu, jako je datum odeslání dokladu (čili datum UZP není třeba zadávat). U typů dokladů, kde je zapnut přepínač Krátký vstup, je tato funkce vždy v činnosti. Po tisku ukončit vstup - při tisku dokladu se nenabízí prohlížení vytvořeného formuláře dokladu a po vytištění dokladu je proveden návrat do nejbližšího menu. Opakování tisku se tedy automaticky nenabídne. Automaticky evidovat převodku do 2.skladu - při zapnutí tohoto přepínače vyžaduje program při zápisu dokladu zvolení čísla střediska (aby šlo středisko vybrat, tak musí být též zapnut přepínač Zkrácená hlav. dokladu). Při evidování dokladu je ve skladu určeném číslem střediska automaticky zaevidován obrácený typ dokladu (příjmový  dodací) se stejnými pohyby. Při opravě těchto dokladů (mimo stornování dokladu) se ale již neprovádí příslušná oprava v druhém skladu a proto doporučujeme všem běžným uživatelům pomocí přístupových práv zakázat opravu starých operací (nové operace při opravě dokladu se evidují i v druhém skladu). Vstup dodatků dokladu na začátku - automatické vyvolání dodatků dokladu při vstupu do nového dokladu Vstup dodatků před evidováním - automatické vyvolání dodatků dokladu v okamžiku vyvolání evidování dokladu; zde je možné zkontrolovat či doplnit např. poznámku k dokladu, slevu či přirážku aj. Vstup názvu karty v operaci - povolí zadávání názvu skladové karty v operaci dokladu; evidovány do databáze (SkladXOP) jsou pouze názvy v operacích, které se liší od názvu ze skladové karty Vstup poznámek v operaci - povolí vstup poznámek (do 30 znaků) ke každé operaci Automatický vstup operací - po zápisu hlavičky nového dokladu je automaticky vyvoláno okno se seznamem operací, do kterého je možné ihned zapisovat nové operace Nastavit počet na 1 u nových operací - po vybrání karty je u nových operací údaj počet přednastaven na hodnotu 1 Sledovat poslední pohyb v adresáři firem - při zaevidování dokladu se v záznamu adresy zaktualizuje datum posledního pohybu. Může se také přičíst bonus za odběr zboží. Automatický tisk nového dokladu - po zaevidování dokladu program automaticky vyvolá přípravu tisku dokladů a pak už stačí jen potvrdit spuštění tisku Číslo pokladny do zakázky v dokladu - při evidování dokladu se do údaje zakázka v hlavičce dokladu uloží číslo pokladny (dle konfigurace počítače) Rozšířený seznam operací dokladu - rozšíří okno se seznamem operací přes celou obrazovku. Nahoře se zobrazuje pouze malé informační okno se jménem odběratele, použitou slevou a celkovou částkou (velkým písmem) Kontrolovat duplicitu var.symbolů- při zápisu dokladu se kontroluje, zda v seznamu dokladů není evidován doklad se stejným variabilním symbolem. Pokud ano, tak je zobrazeno informační okno. Identifikace umístění a pohybu zboží - v příjmových operacích dokladu je sledováno umístění zboží ve skladě (sklad, stav zboží, šarže) a ve výdajových pohybech je nutné přesně určit (nebo vybrat), ze kterého umístění se bude zboží odebírat. Evidovat doporučené ceny v operaci - program pro každou operaci eviduje vypočtenou doporučenou cenu bez DPH, s DPH a dále základní prodejní cenu před slevami. Pokud není přepínač zapnut, pak jsou doporučené ceny počítány znovu v rámci tisku dokladu. Předdefinovaný tisk alternativní doporučené ceny - při tisku dokladů a při výpočtu doporučených cen je způsob výpočtu cen určen jménem doporučené ceny dle záznamů o odběrateli/dodavateli. Samotný výpočet ceny je třeba specifikovat v Nastavení individuálních cen. Pokud v adrese není určeno jméno doporučené ceny nebo pokud zboží nespadá do této doporučené ceny, pak program hledá ještě v alternativní specifikaci individuálních cen. Můžete pro každý doklad určit, zda touto alternativní doporučenou cenou má být název IND* nebo DOP*. Evidovat reklamace v databázi reklamací - po evidování dokladu je vyvolán zápis položek dokladu do evidence reklamaci (využívá se převážně u dobropisů) Povolit přirážky/slevy při rozbalení - povoluje nebo zakazuje u daného typu dokladu používání přirážek při rozbalení. Ty jsou definovány číselníkem přirážek při rozbalení. Povolit změnu PC při kopírování dokladu - při přenosu příjemek z hlavní pobočky firmy může být zajímavé mít možnost změnit prodejní cenu zboží podle ceny, kterou určuje druhá pobočka Zvýraznit nevytisknuté doklady - v evidenci dokladů jsou zvýrazněny ty doklady, které nebyly dosud vytištěny (neexistuje o tom záznam) Započítat do výpočtu konsignačního skladu - prodejní pohyby z dokladů s takto označeným typem dokladu jsou zahrnovány do výpočtu konsignačního skladu. Pokud je přepínač vypnutý, pak zboží není zahrnuto do výsledného dodacího listu, což ale může vést k tomu, že konsignační příjemka není nikdy zcela vyprodána.